Você consegue imaginar traduzir um romance em vários idiomas para diferentes países? Se você não conhece a língua, cultura ou jargão de cada país, será uma tarefa impossível. Empresas que operam em vários países da América Latina enfrentam um desafio semelhante, mas relacionado a outro tipo de livros: livros e regulamentos contábeis e fiscais.
Diante desse desafio, um ERP contábil não deve apenas racionalizar os processos contábeis mais comuns. Ele também deve ajudá-lo a cumprir as normas legais dos países nos quais você opera. Este é o caso do Oracle NetSuite ERP. Ele é hospedado na nuvem e tem características projetadas para resolver esses desafios contábeis.
O resultado? A consolidação financeira precisa em múltiplas moedas com uma visão de 360° de sua holding e subsidiárias.
O que é um ERP de Contabilidade?
Se olharmos para o dicionário, um ERP é um sistema de planejamento de recursos empresariais. Em termos práticos, um ERP é um software para gerenciar os diferentes processos de uma empresa num único sistema e em tempo real. Por exemplo, processos de contabilidade, finanças, marketing, recursos humanos e muito mais.
Um ERP tem um papel de 360° numa empresa, não apenas funções relativas a questões contábeis. Então, o que queremos dizer quando falamos de uma contabilidade ERP?
Quando as pessoas se referem a este termo, podem estar se referindo às funções contábeis presentes num ERP, tais como escrituração contábil, consolidação financeira, geração de faturas e pagamentos, ou conformidade fiscal.
Embora exista um software de contabilidade, é muito mais aconselhável administrá-los a partir de um ERP, como o Oracle NetSuite, pois você poderá complementar estes processos com os de outras áreas.
Agora, vamos às funções que um verdadeiro sistema de contabilidade ERP deve cumprir e como ele ‘traduz’ a complexa realidade contábil da região para que as empresas possam operar sem problemas.
Consolidação Financeira (Holding e Subsidiárias)
Você lida com a consolidação de cada subsidiária com diferentes sistemas contábeis por país? Você pode atingir seu objetivo, mas de forma desintegrada e ineficiente.
Nesta situação, um papel fundamental de um ERP é a consolidação financeira de empresas multi-latinas em um único sistema. Um ERP permite que você tenha uma consolidação em tempo real de todas as subsidiárias de sua empresa, que podem estar em diferentes países da região.
Portanto, a primeira definição que é trabalhada em um ERP é estabelecer como as empresas serão agrupadas para a consolidação. Além disso, um ERP flexível permite que você escolha se a contabilidade deve ser feita em moeda local (pesos, soles ou dólares). O Oracle NetSuite ERP, começando com o Browser Subsidiário, permite que você tenha uma consolidação em tempo real, online, em várias moedas de todas as suas operações e até mesmo com a eliminação de subsidiárias.
Analisamos isso mais de perto abaixo.
Consolidação financeira com Oracle NetSuite ERP
Na imagem acima, você pode ter uma visão geral do Oracle NetSuite Subsidiary Hierarchy Navigator. Neste ERP, a subsidiária é o primeiro nível do segmento contábil ou financeiro, que pode ser a pessoa jurídica ou empresa(s) a ser implementada dentro do NetSuite.
A hierarquia parte de uma Holding ou Sede, que pode ser uma empresa real ou “criada” no sistema para fins corporativos ou de consolidação global. Em um nível inferior, é possível agrupar as filiais pelo país em que operam. Você pode configurar a moeda em que deseja tratar as informações para cada empresa.
Uma vez definida esta hierarquia, você pode filtrar seus relatórios financeiros por subsidiária e também pode registrar as informações que você carrega no NetSuite na subsidiária e moeda correspondentes.
Desta forma, você tem a consolidação a nível corporativo e também por localização: a visão geral perfeita para uma melhor tomada de decisão. Além disso, é possível criar subsidiárias de eliminação para transações entre empresas do mesmo nível. Deixar para trás dados duplicados nas demonstrações financeiras.
Assim como a implementação do Oracle NetSuite ERP é fundamental para esta consolidação, o mesmo acontece com a implementação com especialistas na região. Um especialista e parceiro oficial do Oracle NetSuite é LatamReady. Temos mais de 13 anos de experiência ajudando empresas a alcançar a consolidação financeira num único sistema. Você pode saber mais sobre nós aqui.
Livros contábeis
Como você já sabe, os livros contábeis registram os movimentos financeiros e a realidade econômica de uma empresa. Mas como as funcionalidades contábeis de um ERP contribuem para a escrituração contábil?
Um ERP automatiza a contabilidade do dia-a-dia, como a atualização da razão geral e do diário. Além disso, integrou o registro de documentos e a escrituração contábil. Isto reduz erros ou duplicatas na entrada manual de dados, assim como reduz o tempo gasto nestas tarefas repetitivas.
Planos de Contas e Livros Fiscais na América Latina
Imagine não apenas traduzir um romance para o espanhol, mas também adaptá-lo de acordo com os diferentes “jargões” de cada país. Mesmo que parta da mesma base, haverá múltiplos esforços, não é a mesma coisa? Mantendo a distância, algo semelhante acontece com os livros fiscais em alguns países da América Latina, pois você terá que adaptar esses livros às normas legais de cada país.
Há países na América Latina como o Peru e a Colômbia onde as empresas são obrigadas a utilizar o plano de contas do governo local. Este é um esforço adicional a ser feito por sua empresa, que provavelmente já utiliza um livro contábil ou fiscal seguindo um plano de contas corporativo, como o US GAAP ou as normas contábeis IFRS.
Lembre-se de que o plano de contas será indispensável para o cumprimento fiscal com as instituições locais. Também pode acontecer que você opere num país onde não é obrigatório usar um plano de contas local, mas sua empresa ainda assim vai querer mapeá-lo.
Diante desse desafio, como as funcionalidades de um sistema de contabilidade ERP podem ajudá-lo a gerenciar diferentes livros fiscais em paralelo, cada um com um plano de contas?
O Oracle NetSuite ERP tem a funcionalidade Multibooking, que lhe permite manter vários livros com um único esforço. Descubra como funciona abaixo.
MultiBooking com Oracle NetSuite ERP na América Latina
A funcionalidade Multibooking do Oracle NetSuite ERP lhe permite manter mais de um livro fiscal ou contábil em paralelo para a mesma subsidiária em um país. Por exemplo, você pode ter uma configuração no NetSuite para usar uma razão fiscal com um plano de contas local como razão principal, e uma razão com um plano de contas corporativo (US GAAP ou IFRS) como razão secundária.
Além disso, você pode definir que a moeda de seu ledger corporativo seja em dólares, enquanto os ledgers que seguem as regras locais são em moeda local, tais como pesos, reais ou soles.
Atenção! Lembre-se que o caso descrito acima é apenas um caso de como administrar os livros fiscais, existem outras possibilidades, dependendo das necessidades de sua empresa.
Agora, você provavelmente está se perguntando, como o Oracle NetSuite atualiza os múltiplos livros e assim se torna seu melhor ‘tradutor’ na LATAM?
A multi-reserva funciona da seguinte forma. Toda vez que uma fatura ou transação é registrada no NetSuite, o sistema gera automaticamente uma entrada paralela; por exemplo, uma no ledger primário com o plano de contas local, e outra no ledger secundário com o plano de contas corporativo. Isto no caso de aplicarmos o caso descrito acima, mas você pode configurá-lo como desejar.
Tudo feito automaticamente para que você não tenha que fazer dois ou três lançamentos contábeis. Multibooking é outra funcionalidade do Oracle NetSuite que implementada com especialistas, como a LatamReady, economizará muitos processos repetitivos.
Demonstrações financeiras em múltiplas moedas
A seguinte situação pode parecer familiar: você registra a contabilidade de uma subsidiária em moeda local (por exemplo, pesos mexicanos), mas você também precisa visualizá-la em dólares. Um ERP deve lhe dar a capacidade de converter a moeda local em dólares (ou vice versa) para fins de consolidação. O Oracle NetSuite ERP oferece diferentes soluções para esta necessidade.
Oracle NetSuite é multi-moeda
Para visualizar os relatórios financeiros em dólares, você tem duas opções dentro do Oracle NetSuite:
- Consolidado a uma taxa de câmbio. O Oracle NetSuite permite converter a moeda local em dólares usando a taxa de câmbio consolidada que você configurou por ledger; por consolidação de subsidiária; por taxa de câmbio atual (contas patrimoniais); taxa de câmbio histórica (contas patrimoniais); ou taxa de câmbio média (demonstração de resultados).
- Publicado em dólares americanos. Neste caso, não se aplica a taxa de câmbio de consolidação (que é aplicada no final do mês ou fechamento), mas a taxa de câmbio no momento em que cada documento (nota fiscal ou lançamento contábil manual) foi registrado. Você pode ter esta exibição no livro GAAP dos EUA, que normalmente é montado em dólares.
Conclusiones
1) Neste artigo, definimos o que é um ERP e quais são suas funções para agilizar os processos contábeis nas empresas latino-americanas.
2) Revisamos as principais funções contábeis de um ERP, tais como livros contábeis, reservas múltiplas, consolidação financeira de múltiplas subsidiárias e o uso de demonstrações financeiras em diferentes moedas.
3) Além disso, vimos que um ERP como o Oracle NetSuite permite que todas estas funções sejam cumpridas de forma eficiente e de acordo com as exigências de cada país da América Latina.
4) Para operar desta forma, não basta ter um cloud ERP como Oracle NetSuite, mas trabalhar em conjunto com especialistas como LatamReady, o parceiro de implementação do Oracle NetSuite ERP número 1 na região.
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