Oracle NetSuite es un sistema ERP que le permite a las empresas aprovechar al máximo y de manera eficiente la gran cantidad de información y datos que tienen almacenados. Organizar la data y tener una lectura precisa y en tiempo real es clave para tomar decisiones con mayor impacto.
En este blog, les contaremos las distintas funcionalidades y beneficios del ERP de Oracle NetSuite para gestionar la información y aprovecharla al máximo para hacer crecer el negocio con control y organización. Vayamos con todas las herramientas de Inteligencia de Negocios o de Business Intelligence.
Roles
El primer paso para una gestión eficiente es otorgar los accesos correspondientes según el rol de cada colaborador en una compañía.
En el caso de Oracle NetSuite, este ERP te permite configurar roles predeterminados y/o personalizados para cada usuario. Los roles son permisos y restricciones que tiene cada usuario para visualizar la información y usar el sistema.
NetSuite tiene roles clásicos según funciones y cargos de una empresa, pero lo más interesante son los roles a nivel de subsidiaria, algo fundamental para compañías con operaciones en distintos países.
- Roles clásicos. La suite cuenta con roles para gerentes (CEO, CFO), para directores(producto, ventas, marketing), para analistas, entre otros. Los permisos se pueden personalizar; por ejemplo, puedes asignar una pantalla o vista distinta de facturación entre el colaborador encargado de la revisión y el que cobra.
- Roles a nivel de subsidiaria. Otorgan permisos para visualizar y analizar los reportes de determinadas subsidiarias, así como para restringir el acceso a otras. Por ejemplo, un CFO global puede tener un rol para ver los estados financieros de todas las operaciones; mientras que un director por país solo de las operaciones en esa ubicación.
Portlets
Los portlets de NetSuite son componentes y gráficos para tener una vista rápida y general de la información vital para nuestro día a día.
Existen distintos Dashboards o Tableros en el ERP de Oracle NetSuite. En cada uno se visualiza información en tiempo real. Los datos varían de acuerdo al rol de usuario, así como sus permisos y restricciones previamente configuradas.
El ERP desplega un grupo portlets de manera predeterminada en cada dashboard, pero el usuario puede personalizar el tablero a su medida, agregando, editando o quitando portlets. Conozcamos a continuación algunos de los portlets esenciales.
Recordatorios o alertas
En NetSuite puedes gestionar y visualizar los recordatorios de tareas pendientes en el Home Dashboard. Este portlet está ubicado en la columna izquierda del Dashboard y también es personalizable.
En la imagen superior, puedes visualizar que hay recordatorios para pedidos de compra y órdenes de venta pendientes de facturar. También puedes visualizar las facturas por pagar, como los pagos pendientes a proveedores.
La ventaja de esta Suite es que no solo te muestra el número de documentos, sino que al hacer clic te dirige a la pantalla correspondiente para realizar la tarea. Por ejemplo, te lleva directamente a la pantalla de pagos para seleccionar documentos y realizar el proceso.
Recuerda que puedes personalizar estas alertas según los indicadores que necesites.
KPI Portlets: Indicadores Clave de Desempeño
Este grupo de portlets muestran KPIs de manera numérica o visual. Se pueden añadir al Home Dashboard para tener acceso a la información clave del negocio desde la primera pantalla. También son personalizables (por ejemplo, por periodos de tiempo) y al hacer clic en ellos, te llevan al detalle del reporte completo, según el KPI que requieras: facturas, órdenes de venta, clientes potenciales, entre otros.
Portlet con el KPI. Muestra la cifra del indicador clave de desempeño.
Portlet Medidor. Gráfico semicircular que muestra el número real frente a la meta.
Portlet de Gráfico de Tendencia. Para comparar métricas de manera visual y por periodo de tiempo.
Portlet de Gráfico de Tendencia. Para comparar métricas de manera visual y por periodo de tiempo.
Navegador de Subsidiarias
Para lograr la consolidación financiera de todas tus empresas primero debes definir la estructura en el Navegador o Jerarquía de Subsidiarias de Oracle NetSuite ERP. Está debe reflejar la estructura contable de las múltiples subsidiarias o entidades legales de una organización.
El navegador tiene distintos niveles. En el nivel superior, se configura el Holding, que puede ser una empresa real o una creada en NetSuite para materia de consolidación. En un nivel inferior, puedes configurar las regiones o los países en donde operas. Si tienes distintas empresas en un país, puedes crear otro nivel inferior para que estén agrupadas y así tener una consolidación por país.
Puedes configurar una moneda local o corporativa para cada subsidiaria. El resultado es que las transacciones se registran en la moneda y subsidiaria correspondiente; además de poder filtrar tus estados financieros por subsidiarias.
Listas y Búsquedas
Lista y Búsquedas Guardadas. Este portlet muestra una lista de resultados según el registro seleccionado. Puedes definir el número de resultados que deseas visualizar y también puedes editar la lista desde el mismo Dashboard o Panel de Mando.
Búsqueda Rápida. Este portlet sirve para buscar información según el criterio o palabra clave seleccionada. Por ejemplo, en la imagen se visualiza los campos para búsqueda de transacciones.
NetSuite SuiteAnalytics
NetSuite SuiteAnalytics, una herramienta que les permite a las empresas armar reportes y dashboards en línea con toda la información que se haya registrado en Oracle NetSuite ERP, desde información financiera hasta comercial y de ventas. Además, si requieres conectarte con herramientas externas de visualización de datos puedes usar NetSuite SuiteAnalytics Connect.
Libros de trabajo o Workbooks
En la sección de Libros de Trabajo, podemos seleccionar el tipo de visualización: tablas, tablas dinámicas, gráficos. Si escogemos tablas dinámicas, visualizamos los datos seleccionados y filtrados en el Conjunto de Datos, y basta con arrastrarlos a la zona de filas, columnas y métricas.
En la siguiente imagen, podemos ver cómo el campo de Ejecutivo de Ventas se encuentra en la zona de filas, y en métricas hemos colocado el monto de transacción. Es decir, veremos cuánto factura cada ejecutivo en la tabla dinámica. En caso hayamos escogido el formato de gráfico de barras, veremos esa misma información pero en un gráfico.
Cada campo es personalizable en cuestión de formato. Por ejemplo, si hacemos clic en los tres puntos del campo de Monto Total, podremos ordenar los montos de mayor a menor, además de decidir si queremos convertir la moneda en caso tengamos múltiples de estas.
Expertos para implementación ERP
Dentro de la red de partners de implementación de NetSuite, LatamReady es un partner oficial para la implementación de Oracle NetSuite en España y Latinoamérica. Trabajamos con startups, unicornios, pymes y todo tipo de empresa. Tenemos presencia local en 7 países de la región, con más de 500 proyectos exitosos con clientes. Conoce a continuación 4 diferenciales frente al resto de proveedores.
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