¿Cuál es el secreto para lograr una administración empresarial de clase mundial? ¿Cómo podemos maximizar la eficiencia de nuestro equipo? La solución radica en disponer de la tecnología correcta. Al hacerlo, seremos capaces de manejar de manera idónea los procesos de negocio y la interacción con clientes y proveedores.
En el contexto chileno, este sistema de administración lleva por nombre Oracle NetSuite ERP. Aquellas empresas que han adoptado este ERP basado en la nube han experimentado los siguientes avances a partir de los primeros cuatro meses de su implementación:
En este blog, les presentaremos las características y herramientas fundamentales de Oracle NetSuite ERP, que permiten a las organizaciones en Chile alcanzar sus metas empresariales.
Características Clave para Empresas Chilenas
Un ERP en la nube
Dado que es un ERP en la nube, el proveedor (Oracle) se responsabiliza del mantenimiento del software, alojado en un servidor en la nube. De esta forma, los usuarios no deben inquietarse por el mantenimiento ni las actualizaciones, que también son responsabilidad de Oracle. Esto se traduce en un ahorro significativo de tiempo, recursos y dinero, crucial en el contexto actual.
Materialización del Valor
Oracle NetSuite se caracteriza por su transparencia en costos. Esto lo distingue de otros sistemas ERP, donde a la inversión inicial se añaden costos adicionales en soporte TI, hardware, personalizaciones, entre otros.
Funcionalidades para la Gestión de Múltiples Empresas
Oracle NetSuite se destaca como un ERP con funcionalidades multiempresa, incluyendo multisubsidiaria, multimoneda, multilibro contable y multilingüe. Esto significa que posee la estructura necesaria para consolidar financieramente diversas subsidiarias en distintas localidades de Chile. Además, admite varias monedas como moneda contable y posibilita llevar en paralelo diferentes libros contables para cada subsidiaria.
Herramientas de para Contabilidad y Finanzas
MultiBooking
Llevar diferentes libros contables o fiscales en cada subsidiaria o país puede ser un reto, pero Oracle NetSuite ofrece una solución precisa y automatizada: el multibooking. Esta función permite gestionar en paralelo múltiples libros para una misma subsidiaria, por ejemplo, uno siguiendo los principios US GAAP y otro acorde a las normas fiscales locales. Cada registro de factura genera automáticamente asientos en los libros primario y secundario, eliminando la necesidad de ingreso manual y ahorrando tiempo.
Consolidación Financiera (Multimoneda)
Manejar localizaciones y operaciones en múltiples países de América Latina requiere que tengas una consolidación de los estados financieros a nivel corporativo y a nivel país.
- De manera global: consolidando todos los países y sus subsidiarias. En dólares.
- Por país: consolidar las subsidiarias de un país determinado. En moneda local, como pesos o soles.
El ERP de Oracle NetSuite permite que tengas una consolidación precisa y ágil para que tomes decisiones empresariales. Todo parte del Navegador de Subsidiarias, que es un gráfico de jerarquías (ver en imagen inferior) donde estableces una estructura para la consolidación.
El primer nivel corresponde al Holding o Sede Principal, que puede ser una compañía real o una ‘configurada’ en el sistema netamente para facilitar la consolidación. En el segundo nivel, se ubican las localizaciones o países. En un tercer nivel, las operaciones por cada país. Luego que finalices esta estructura, cada subsidiaria funcionará como un segmento para tus reportes y estados financieros. Es decir, podrás filtrar cada informe por subsidiaria.
Las transacciones e información registradas en Oracle NetSuite estarán vinculadas a la subsidiaria correspondiente.
Esta estructura de consolidación también es multimoneda. Como te comentamos, puedes configurar en qué moneda quieres ver los estados financieros. Probablemente tengas la consolidación global en dólares y los reportes de cada país estén en moneda local. Pero, ¿qué ocurre si quieres visualizar los reportes por país en dólares? La respuesta es que también es posible. Conoce las dos maneras de dolarizar en NetSuite ERP:
- Consolidado a un tipo de cambio. Puedes ver en dólares los estados financieros que estén en moneda local usando el tipo de cambio consolidado. Este debe estar configurado en el sistema. Puedes usar los siguientes tipos de cambio:
- Tipo de cambio actual (balance)
- Tipo de cambio histórico (patrimonio)
- Tipo de cambio promedio (cuenta de resultados)
- Tipo de cambio por libro contable
- Tipo de cambio por subsidiaria
- Contabilizado en dólares. Ocurre cuando registras cada transacción directamente en dólares; por ejemplo, en el libro corporativo siguiendo las normas US GAAP.
En LatamReady hemos preparado para ti una demo sobre el Navegador de Subsidiarias y las características Multimoneda para Estados Financieros. Míralo aquí 👇
Segmentos contables o financieros en Oracle NetSuite
Los segmentos en Oracle NetSuite ERP te permiten filtrar y desglosar información en los Estados Financieros, todo hecho de manera online. Para tener una vista de los estados financieros por país o de manera consolidada, puedes marcar el segmento subsidiaria en el apartado Columnas. Así, en cada columna estará la información financiera por país o subsidiaria, con una columna final referente al Total.
Cuando analices los reportes, encontrarás los segmentos en la parte inferior. Previamente debes haberlos configurado. Puedes ver esta demo sobre cómo configurar y luego usar los segmentos en Oracle NetSuite. Más abajo, te presentamos los tipos de segmentos.
Tipos de segmento contables
- Subsidiarias. Como te contamos más arriba, la subsidiaria es el primer nivel de segmento contable.
- Departamento. Es el centro de costo. Puede tener varios niveles o subcentros.
- Clases. Para revisar los estados por unidad de negocio. Se pueden usar subclases y jerarquías.
- Localidades. En otras palabras, las oficinas o sucursales de la empresa. También pueden ser los almacenes en el caso de empresas que tienen inventario.
Segmentos personalizados: puedes crear segmentos según los requerimientos de tu empresa (como por campaña).
Movimientos de cuentas por pagar y por cobrar
Oracle NetSuite proporciona informes preconfigurados para visualizar montos y vencimientos de cuentas por pagar y por cobrar. En el caso de las cuentas por pagar, el reporte Resumen de Vencimiento muestra saldos pendientes, vencidos y totales, con la posibilidad de ajustar los criterios y columnas. Para las cuentas por cobrar, existe un cuadro similar que refleja montos regulares y pagos por proyectos específicos. Todos los informes permiten filtrar por diversos segmentos y ofrecen la opción de drill-down para acceder a detalles de proveedores y documentos.
Conciliación Bancaria
Como sabes, la conciliación bancaria es fundamental para comparar los movimientos de las cuentas bancarias frente a los registros de los libros contables de tu compañía. El ERP de Oracle NetSuite tiene una funcionalidad para agilizar este proceso de conciliación (¡sí! sabemos que es el más entretenido incluso para un genio de los números).
Para ello, Oracle NetSuite tiene una funcionalidad llamada Vincular Datos Bancarios, donde el ERP compara automáticamente el estado de cuenta del banco frente a las transacciones registradas en su sistema y encuentra coincidencias. Para encontrarlas, sigue reglas como coincidencia de fecha, monto del importe o número de operación. El usuario también podrá conciliar manualmente las transacciones que el sistema no logre hacer coincidir.
Para que NetSuite haga esto en automático, primero debes cargar el estado de cuenta del Banco a Oracle NetSuite (en Transacciones → Banco → Historial de Importaciones Bancarias → Cargar Archivo), y puedes hacerlo de dos maneras:
- Puedes subirlo directamente en formatos como CSV, OFX o QFX.
- En caso el banco no entregue el estado de cuenta en ese formato, NetSuite te brinda una plantilla en formato CSV para que adaptes el documento antes de subirlo.
Flujo de Caja
Oracle NetSuite ERP también tiene un informe del Flujo de Caja. Es una estructura de estado financiero que también se puede filtrar por los segmentos que revisamos anteriormente. En este podrás visualizar todos los movimientos de caja del día a día de la empresa.
Flujos de trabajo
Oracle NetSuite permite automatizar y personalizar cada proceso empresarial mediante flujos de trabajo. Ya sea para la generación de cotizaciones o la aprobación de órdenes de compra y venta, puedes construir flujos para diversas áreas como finanzas, contabilidad, marketing o ventas. La construcción de flujos se realiza mediante una herramienta visual, donde se definen los pasos del proceso y las acciones correspondientes.
Otras funcionalidades
Oracle NetSuite ERP tiene otras funcionalidades como conciliación bancaria, presupuestos contables, Business Analytics, forecast de facturación, entre otros.
¿Qué diferencia a LatamReady?
LatamReady es un partner oficial de Oracle NetSuite ERP en Latinoamérica. Tenemos más de 13 años de experiencia y 450 proyectos de Oracle NetSuite desarrollados en países de la región. Ayudamos a empresas a crecer y operar de manera más eficiente a través de la implementación del ERP. También trabajamos con empresas que ya lo tienen implementado, pero que buscan tener soporte e implementar nuevos módulos o features.
¡Estamos a un clic de distancia!
Haz clic en la forma de contacto de tu preferencia o escríbenos por correo: hola@latamready.com
Si deseas agendar en estos momentos una reunión para conocernos, puedes reservar la hora y fecha en el calendario inferior. Esta será una reunión de 15 minutos, donde conoceremos tus necesidades y haremos un diagnóstico para coordinar una siguiente reunión en profundidad. Agenda en este calendario.