Un sistema de gestión ERP puede hacer la diferencia entre el estancamiento o la expansión empresarial. Un ERP es un software de gestión para administrar, automatizar e integrar los procesos de negocio de una organización. El #1 en la nube es Oracle NetSuite, que es utilizado por más de 36,000 negocios alrededor del mundo para potenciar sus procesos y está basado 100% en la nube. Es decir, el fabricante (Oracle) se encarga de las actualizaciones y del mantenimiento del software.
En este artículo, revisaremos los siguientes puntos:
- ¿Qué es un ERP y cuáles son sus beneficios?
- ¿En qué se diferencia Oracle NetSuite ERP del resto de sistemas?
- ¿Cuáles son las funcionalidades de Oracle NetSuite ERP?
Características Clave para Empresas Regionales
Un ERP basado en la nube
Debido a que estamos hablando de un ERP basado en la nube, Oracle asume toda la responsabilidad del mantenimiento del software, que se encuentra en un servidor cloud. Esto permite que los usuarios no tengan que preocuparse por las actualizaciones ni la gestión del sistema, ya que todo queda en manos de Oracle. El resultado es un ahorro notorio en tiempo, esfuerzo y recursos financieros, algo esencial en los tiempos que corren.
Claridad en los costos
Oracle NetSuite es reconocido por su clara estructura de precios. A diferencia de otros sistemas ERP, en donde al costo inicial se le suman gastos imprevistos en soporte técnico, hardware o personalizaciones, NetSuite mantiene una transparencia en sus tarifas.
Herramientas para administrar varias entidades
Oracle NetSuite se presenta como un ERP con capacidades para gestionar múltiples entidades, abarcando características como la gestión multisubsidiaria, multicurrencia, diferentes libros contables y multilenguaje. Esto indica que cuenta con las herramientas requeridas para unificar financieramente distintas filiales en varias zonas de Chile. A su vez, soporta diversas monedas para la contabilidad y permite gestionar simultáneamente diferentes registros contables por cada filial.
Comparación de Oracle NetSuite vs otros sistemas ERP
La decisión de invertir en un sistema ERP es uno de los pasos más importantes en la trayectoria de una empresa. Más aún en un mercado empresarial cada vez más competitivo y con constantes cambios. Por ello, es fundamental escoger al fabricante de ERP más adecuado para lo que necesita cada empresa.
Oracle NetSuite se distribuye como un Software as a Service, por lo que el fabricante (Oracle) se encarga de realizar las actualizaciones de manera gratuita y dos veces al año. Esta actualización constante asegura que todas las empresas, independientemente de su tamaño, siempre estén operando con la última versión del software.
En cambio, SAP B1, al ser un ERP Cloud Hosted (o nube falsa), es respaldado por los propios partners de implementación. Esto aumenta la probabilidad de que el sistema quede desactualizado y que se tenga que dedicar más recursos (presupuesto y tiempo) para las actualizaciones y el mantenimiento. En la siguiente imagen, ilustramos los costos ocultos de un ERP alojado en la nube falsa.
El ERP de Oracle NetSuite siempre es mencionado de manera protagónica en todos en todos los informes financieros de Oracle, con un crecimiento constante a lo largo de los años. Esto refleja que es un producto estratégico y de gran crecimiento para la empresas, con un incremento en los ingresos año a año.
En el caso de SAP, la compañía ha anunciado que dejará de dar soporte a la versión actual de Business One a partir del 2025, pues priorizarán su producto de SAP 4/HANA. El hecho de no actualizarse puede tener un impacto crítico en los sistemas de la compañía.
Microsoft incluye Dynamics en su amplio portafolio de productos, pero no hace una distinción específica para esta. Ello significa que el crecimiento puede ser atribuible a cualquiera de sus productos.
Herramientas de para Contabilidad y Finanzas
MultiBooking
Llevar diferentes libros contables o fiscales en cada subsidiaria o país puede ser un reto, pero Oracle NetSuite ofrece una solución precisa y automatizada: el multibooking. Esta función permite gestionar en paralelo múltiples libros para una misma subsidiaria, por ejemplo, uno siguiendo los principios US GAAP y otro acorde a las normas fiscales locales. Cada registro de factura genera automáticamente asientos en los libros primario y secundario, eliminando la necesidad de ingreso manual y ahorrando tiempo.
Consolidación Financiera (Multimoneda)
Manejar localizaciones y operaciones en múltiples países de América Latina requiere que tengas una consolidación de los estados financieros a nivel corporativo y a nivel país.
- De manera global: consolidando todos los países y sus subsidiarias. En dólares.
- Por país: consolidar las subsidiarias de un país determinado. En moneda local, como pesos o soles.
El ERP de Oracle NetSuite permite que tengas una consolidación precisa y ágil para que tomes decisiones empresariales. Todo parte del Navegador de Subsidiarias, que es un gráfico de jerarquías (ver en imagen inferior) donde estableces una estructura para la consolidación.
El primer nivel corresponde al Holding o Sede Principal, que puede ser una compañía real o una ‘configurada’ en el sistema netamente para facilitar la consolidación. En el segundo nivel, se ubican las localizaciones o países. En un tercer nivel, las operaciones por cada país. Luego que finalices esta estructura, cada subsidiaria funcionará como un segmento para tus reportes y estados financieros. Es decir, podrás filtrar cada informe por subsidiaria.
Las transacciones e información registradas en Oracle NetSuite estarán vinculadas a la subsidiaria correspondiente.
Esta estructura de consolidación también es multimoneda. Como te comentamos, puedes configurar en qué moneda quieres ver los estados financieros. Probablemente tengas la consolidación global en dólares y los reportes de cada país estén en moneda local. Pero, ¿qué ocurre si quieres visualizar los reportes por país en dólares? La respuesta es que también es posible. Conoce las dos maneras de dolarizar en NetSuite ERP:
- Consolidado a un tipo de cambio. Puedes ver en dólares los estados financieros que estén en moneda local usando el tipo de cambio consolidado. Este debe estar configurado en el sistema. Puedes usar los siguientes tipos de cambio:
- Tipo de cambio actual (balance)
- Tipo de cambio histórico (patrimonio)
- Tipo de cambio promedio (cuenta de resultados)
- Tipo de cambio por libro contable
- Tipo de cambio por subsidiaria
- Contabilizado en dólares. Ocurre cuando registras cada transacción directamente en dólares; por ejemplo, en el libro corporativo siguiendo las normas US GAAP.
En LatamReady hemos preparado para ti una demo sobre el Navegador de Subsidiarias y las características Multimoneda para Estados Financieros. Míralo aquí 👇
Segmentos contables o financieros en Oracle NetSuite
Los segmentos en Oracle NetSuite ERP te permiten filtrar y desglosar información en los Estados Financieros, todo hecho de manera online. Para tener una vista de los estados financieros por país o de manera consolidada, puedes marcar el segmento subsidiaria en el apartado Columnas. Así, en cada columna estará la información financiera por país o subsidiaria, con una columna final referente al Total.
Cuando analices los reportes, encontrarás los segmentos en la parte inferior. Previamente debes haberlos configurado. Puedes ver esta demo sobre cómo configurar y luego usar los segmentos en Oracle NetSuite. Más abajo, te presentamos los tipos de segmentos.
Tipos de segmento contables
- Subsidiarias. Como te contamos más arriba, la subsidiaria es el primer nivel de segmento contable.
- Departamento. Es el centro de costo. Puede tener varios niveles o subcentros.
- Clases. Para revisar los estados por unidad de negocio. Se pueden usar subclases y jerarquías.
- Localidades. En otras palabras, las oficinas o sucursales de la empresa. También pueden ser los almacenes en el caso de empresas que tienen inventario.
Segmentos personalizados: puedes crear segmentos según los requerimientos de tu empresa (como por campaña).
Movimientos de cuentas por pagar y por cobrar
Oracle NetSuite proporciona informes preconfigurados para visualizar montos y vencimientos de cuentas por pagar y por cobrar. En el caso de las cuentas por pagar, el reporte Resumen de Vencimiento muestra saldos pendientes, vencidos y totales, con la posibilidad de ajustar los criterios y columnas. Para las cuentas por cobrar, existe un cuadro similar que refleja montos regulares y pagos por proyectos específicos. Todos los informes permiten filtrar por diversos segmentos y ofrecen la opción de drill-down para acceder a detalles de proveedores y documentos.
Conciliación Bancaria
Como sabes, la conciliación bancaria es fundamental para comparar los movimientos de las cuentas bancarias frente a los registros de los libros contables de tu compañía. El ERP de Oracle NetSuite tiene una funcionalidad para agilizar este proceso de conciliación (¡sí! sabemos que es el más entretenido incluso para un genio de los números).
Para ello, Oracle NetSuite tiene una funcionalidad llamada Vincular Datos Bancarios, donde el ERP compara automáticamente el estado de cuenta del banco frente a las transacciones registradas en su sistema y encuentra coincidencias. Para encontrarlas, sigue reglas como coincidencia de fecha, monto del importe o número de operación. El usuario también podrá conciliar manualmente las transacciones que el sistema no logre hacer coincidir.
Para que NetSuite haga esto en automático, primero debes cargar el estado de cuenta del Banco a Oracle NetSuite (en Transacciones → Banco → Historial de Importaciones Bancarias → Cargar Archivo), y puedes hacerlo de dos maneras:
- Puedes subirlo directamente en formatos como CSV, OFX o QFX.
- En caso el banco no entregue el estado de cuenta en ese formato, NetSuite te brinda una plantilla en formato CSV para que adaptes el documento antes de subirlo.
Flujo de Caja
Oracle NetSuite ERP también tiene un informe del Flujo de Caja. Es una estructura de estado financiero que también se puede filtrar por los segmentos que revisamos anteriormente. En este podrás visualizar todos los movimientos de caja del día a día de la empresa.
Flujos de trabajo
Oracle NetSuite permite automatizar y personalizar cada proceso empresarial mediante flujos de trabajo. Ya sea para la generación de cotizaciones o la aprobación de órdenes de compra y venta, puedes construir flujos para diversas áreas como finanzas, contabilidad, marketing o ventas. La construcción de flujos se realiza mediante una herramienta visual, donde se definen los pasos del proceso y las acciones correspondientes.
Otras funcionalidades
Oracle NetSuite ERP tiene otras funcionalidades como conciliación bancaria, presupuestos contables, Business Analytics, forecast de facturación, entre otros.
¿Qué diferencia a LatamReady?
LatamReady es un partner oficial de Oracle NetSuite ERP en Latinoamérica. Tenemos más de 13 años de experiencia y 450 proyectos de Oracle NetSuite desarrollados en países de la región. Ayudamos a empresas a crecer y operar de manera más eficiente a través de la implementación del ERP. También trabajamos con empresas que ya lo tienen implementado, pero que buscan tener soporte e implementar nuevos módulos o features.
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