En el artículo Shortcuts y atajos en Oracle NetSuite ERP te compartí trucos para que realices búsquedas de manera más rápida en Oracle NetSuite ERP. Ahora, en este segundo artículo quiero compartir contigo un segundo grupo de consejos que puedes aplicar en los Reportes del ERP, así como para gestionar el rendimiento de la suite.
Reportes y Registros
- Actualización en hojas de cálculo.
Usualmente asumimos que todos los colaboradores tienen la licencia de Oracle NetSuite ERP para trabajar con el sistema. Pero, ¿qué ocurre cuando trabajamos con profesionales externos a la empresa que no cuentan con la licencia?, ¿cómo podemos compartirles la información en tiempo real?
Ante esta necesidad, el ERP tiene una solución. Puedes descargar el reporte a Excel y además configurar en NetSuite para que la hoja de cálculo se actualice cada vez que se use. Para ello, debes dirigirte al reporte correspondiente y hacer clic en Customize → More Options → Allow Web Query. De esta manera, cuando el colaborador externo abra la hoja de cálculo, contará con la información actualizada.
- Eliminación de registros.
Si un usuario eliminó determinados registros de un test, un cliente o alguna factura, etc, puedes ver quién y cuándo lo hizo al seleccionar Registro Eliminado como una nueva búsqueda guardada. De esta manera, tendrás la lista de usuarios y los registros que eliminaron.
En caso seas tú quien desee eliminar múltiples registros, debes dirigirte a la siguiente opción: Lists → Relationships → Customers. Luego, debes activar la opción de Edición, y seleccionar los registros que quieres eliminar y al mismo tiempo la tecla CTRL. Finalmente, cuando tengas todos seleccionados, haces clic en Delete Record en la parte izquierda.
- Visualizar actualizaciones.
¿Cómo visualizar la versión de Oracle NetSuite con la que estoy trabajando? Para ello puedes agregar un portlet denominado “New Release”, que mostrará la información de la versión actual y también un acceso a la versión preliminar. Añadir este portlet es muy simple: debes presionar en el botón Personalización y luego en el ícono “New Release”.
Para saber más sobre la utilidad de los Portlets, lee el siguiente artículo.
Rendimiento
- Potenciales inconvenientes. Para identificar si existen alertas o inconvenientes con el sistema, puedes dirigirte al logo de Oracle NetSuite en la esquina superior izquierda, hacer doble click, y obtener información sobre el rendimiento del software.
- Incluso, para una visión más detallada, puedes descargar la aplicación NetSuite Application Performance Management Suite, que muestra datos como los tiempos de respuesta del servidor y del cliente.
- Funcionalidades para administradores. Puede que ya conozcas este consejo, pero nunca está de más volver a recordarlo. Si no visualizas una función predeterminada de Oracle NetSuite, debes dirígete a la sección de Setup → Setup Manager y asegurarte de que esa funcionalidad que buscas está activada. ¡A todos nos puede pasar!
- Reprogramar el mantenimiento del sistema. El mantenimiento es esencial para un correcto funcionamiento del ERP. En caso de que desees reprogramar la fecha, debes hacerlo en la opción de Setup → Company → Customer-Scheduled Maintenance y pulsar el botón Reprogramar o Reschedule. Allí, podrás seleccionar la nueva fecha y hora.
- Sandbox y Desarrollo. Oracle NetSuite cuenta con 2 ambientes que no son de producción: sandbox (ambiente de pruebas) y desarrollo. En el caso del primero, estas cuentan con una réplica del ambiente de producción, incluyendo las personalizaciones y la información. En el caso de las cuentas de desarrollo, estas también tienen las características de producción, solo que sin los datos ni información.
Conversa con un experto
Todo el conocimiento que te comparto en estos artículos es gracias a mis 13 años de experiencia liderando a LatamReady, empresa que fundé y que se dedica a la implementación de Oracle NetSuite ERP en empresas latinoamericanas. En LatamReady somos partners oficiales de Oracle NetSuite y todos los años somos nominados para el premio Partner del Año en la región Latinoamérica.
A continuación puedes conocer 4 datos de nuestra compañía. En caso estés interesado en conversar con nosotros o estás pensando en implementar Oracle NetSuite en tu empresa, también te brindamos nuestras formas de contacto.
Puedes comunicarte con nuestros especialistas escribiéndonos al correo info@latamready.com o haciendo clic aquí abajo en la vía de contacto de tu preferencia.
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Conclusiones
1) En este artículo hemos visto consejos y configuraciones para manejar reportes y registros, como la exportación de informes a hojas de cálculo y la actualización automática de estos últimos archivos. También, cómo mapear los usuarios que eliminaron registros y cómo eliminarlos tú mismo de forma masiva.
2) También hemos revisado cómo visualizar información sobre la versión que estás usando de Oracle NetSuite.
3) También hemos visto distintas configuraciones para visualizar y anticipar futuros inconvenientes con el sistema; para reprogramar la fecha de mantenimiento del sistema; y las definiciones de los ambientes sandbox y de desarrollo.
4) Por último, te he presentado a LatamReady, empresa de la que soy CEO y fundador, que es partner oficial de Oracle NetSuite.
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