Una empresa experimenta un crecimiento sin límites cuando logra expandir sus actividades a otras regiones o países del mundo con un control sólido, una visión clara y de manera sostenible. Esto va más allá de establecer subsidiarias en nuevas ciudades; implica tener la capacidad de manejar un aumento exponencial en el volumen de clientes y transacciones. Así que, para poder operar de manera efectiva tanto en Latinoamérica como a nivel global, es esencial contar con la tecnología adecuada que permita lograrlo eficientemente.
Dentro del ámbito de sistemas de gestión, Oracle NetSuite ERP se destaca como la elección ideal. Este sistema se encuentra en la nube y posee funcionalidades multiempresa nativas, flujos de trabajo y herramientas de automatización que abarcan todas las operaciones empresariales, desde contabilidad y finanzas hasta logística, marketing, ventas y proyectos. A continuación, exploraremos las características esenciales y los atributos que hacen de LatamReady, el principal socio de NetSuite en Iberoamérica, la opción preferida para implementar y aprovechar al máximo Oracle NetSuite ERP.
Consolidación Financiera (Multimoneda)
Manejar localizaciones y operaciones en múltiples países de América Latina requiere que tengas una consolidación de los estados financieros a nivel corporativo y a nivel país.
- De manera global: consolidando todos los países y sus subsidiarias. En dólares.
- Por país: consolidar las subsidiarias de un país determinado. En moneda local, como pesos o soles.
El ERP de Oracle NetSuite permite que tengas una consolidación precisa y ágil para que tomes decisiones empresariales. Todo parte del Navegador de Subsidiarias, que es un gráfico de jerarquías (ver en imagen inferior) donde estableces una estructura para la consolidación.
El primer nivel corresponde al Holding o Sede Principal, que puede ser una compañía real o una ‘configurada’ en el sistema netamente para facilitar la consolidación. En el segundo nivel, se ubican las localizaciones o países. En un tercer nivel, las operaciones por cada país. Luego que finalices esta estructura, cada subsidiaria funcionará como un segmento para tus reportes y estados financieros. Es decir, podrás filtrar cada informe por subsidiaria.
Las transacciones e información registradas en Oracle NetSuite estarán vinculadas a la subsidiaria correspondiente.
Esta estructura de consolidación también es multimoneda. Como te comentamos, puedes configurar en qué moneda quieres ver los estados financieros. Probablemente tengas la consolidación global en dólares y los reportes de cada país estén en moneda local. Pero, ¿qué ocurre si quieres visualizar los reportes por país en dólares? La respuesta es que también es posible. Conoce las dos maneras de dolarizar en NetSuite ERP:
- Consolidado a un tipo de cambio. Puedes ver en dólares los estados financieros que estén en moneda local usando el tipo de cambio consolidado. Este debe estar configurado en el sistema. Puedes usar los siguientes tipos de cambio:
- Tipo de cambio actual (balance)
- Tipo de cambio histórico (patrimonio)
- Tipo de cambio promedio (cuenta de resultados)
- Tipo de cambio por libro contable
- Tipo de cambio por subsidiaria
- Contabilizado en dólares. Ocurre cuando registras cada transacción directamente en dólares; por ejemplo, en el libro corporativo siguiendo las normas US GAAP.
Segmentos contables o financieros en Oracle NetSuite
Los segmentos dentro del sistema Oracle NetSuite ERP brindan la capacidad de filtrar y desglosar datos en los Estados Financieros de manera completamente online. Para obtener una perspectiva de los estados financieros ya sea por país o en una visión consolidada, es posible seleccionar el segmento de “subsidiaria” en la sección de “Columnas”. De esta forma, cada columna contendrá información financiera específica por país o subsidiaria, culminando con una columna final que mostrará el Total.
Al revisar los informes, los segmentos estarán ubicados en la parte inferior, previa configuración previa. Te invitamos a visualizar la demostración que ilustra cómo llevar a cabo la configuración y posterior uso de los segmentos en Oracle NetSuite. A continuación, proporcionamos una descripción detallada de los tipos de segmentos disponibles.
Tipos de segmento contables
- Subsidiarias. Como te contamos más arriba, la subsidiaria es el primer nivel de segmento contable.
- Departamento. Es el centro de costo. Puede tener varios niveles o subcentros.
- Clases. Para revisar los estados por unidad de negocio. Se pueden usar subclases y jerarquías.
- Localidades. En otras palabras, las oficinas o sucursales de la empresa. También pueden ser los almacenes en el caso de empresas que tienen inventario.
Segmentos personalizados: puedes crear segmentos según los requerimientos de tu empresa (como por campaña).
Multibooking o Multilibros
¿Cómo llevar distintos libros contables o fiscales en cada subsidiaria o país? Esta es una pregunta concreta cuya solución no siempre es sencilla. Sin embargo, Oracle NetSuite lo soluciona de una manera precisa y automatizada, gracias al multibooking o multilibros.
El multibooking permite que las empresas lleven en paralelo más de un libro contable o fiscal para una misma subsidiaria. Por ejemplo, un libro corporativo siguiendo los principios US GAAP y otro libro secundario siguiendo las normas fiscales del país.
Para lograrlo, cada vez que se registra una factura, el software crea en automático un asiento en paralelo en el libro primario y secundario. Es decir, ahorrarás mucho tiempo y ganarás precisión: no tendrás que ingresar los datos manualmente en cada libro.
Si quieres conocer más sobre esta y otras funciones de contabilidad de NetSuite, tenemos este artículo para ti.
Mira en la siguiente demo de LatamReady cómo funciona el Multibooking en NetSuite. En caso quieras conocer más, puedes contactarte con nosotros mediante nuestra página o agendando una reunión aquí.
Flujos de trabajo
Estos flujos de trabajo te brindan la posibilidad de automatizar y adaptar los pasos de cada proceso en tu empresa, ya sea la creación de cotizaciones o la aprobación de órdenes de compra y ventas. Estos son solo ejemplos, ya que los flujos pueden ser creados para abarcar procesos en una amplia gama de áreas, como finanzas, contabilidad, marketing y ventas.
La construcción de estos flujos se lleva a cabo mediante una herramienta visual, donde cada paso del proceso se coloca junto con las acciones que deben ejecutarse de acuerdo con la lógica establecida. Si deseas visualizar un ejemplo, puedes observar la imagen proporcionada más abajo, la cual representa esta herramienta en acción.
Movimientos de cuentas por pagar y por cobrar
Oracle NetSuite cuenta con Informes ready-to-use para visualizar el monto y vencimiento de las cuentas por pagar y por cobrar. Empecemos por las cuentas por pagar.
Dentro del sistema ERP, específicamente en la sección de “Informes”, bajo la categoría “Proyectos” y luego en “Cuentas por Pagar”, encontrarás el informe denominado “Resumen de Vencimiento”. En esta tabla, se presentarán los saldos pendientes, incluyendo aquellos con proveedores y, en algunos casos, empleados que necesitan reembolsos. La tabla mostrará los saldos que están por vencer, los que ya han vencido a intervalos de 30, 60, 90 días o incluso más, así como la deuda total acumulada.
Si decides hacer clic en el botón denominado “Opciones de Vencimiento”, tendrás la capacidad de ajustar los criterios y la cantidad de columnas en la tabla. Por ejemplo, podrías modificar la configuración para visualizar los saldos que vencieron cada 15 días en lugar de solo cada 30.
En lo que respecta a las cuentas por cobrar, también encontrarás un cuadro similar relacionado con los clientes y el monto de sus facturas. A través de este cuadro, serás capaz de examinar los montos habituales, así como los pagos vinculados a proyectos específicos.
Como es característico en todos los informes de Oracle NetSuite, tendrás la opción de aplicar filtros basados en la subsidiaria (empresa), el libro contable, el período y otros segmentos relevantes. Además, se ofrece la funcionalidad de “drill-down”, lo que significa que al hacer clic en cada saldo en particular, podrás acceder a los detalles correspondientes del proveedor y del documento asociado.
Expertos para implementación ERP
Dentro de la red de partners de implementación de NetSuite, LatamReady es un partner oficial para la implementación de Oracle NetSuite en España y Latinoamérica. Trabajamos con startups, unicornios, pymes y todo tipo de empresa. Tenemos presencia local en 7 países de la región, con más de 500 proyectos exitosos con clientes. Conoce a continuación 4 diferenciales frente al resto de proveedores.
Conversa con los especialistas
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