Módulos clave de Oracle NetSuite ERP

Para hablar sobre Oracle NetSuite ERP y sus módulos clave, usaré el ejemplo de un equipo de fútbol. En un equipo, el éxito no se alcanza teniendo al mejor jugador, sino jugando en conjunto, como un equipo. Lo mismo sucede con los módulos ERP.

Cada uno tiene una función específica en la empresa, pero gestionados en conjunto permiten que cada área trabaje de manera integrada y eficiente, con una visión 360° de la compañía. 

Es decir, como un verdadero ‘dream team’. 

En este artículo, entenderemos qué es Oracle NetSuite, cuáles son sus módulos clave (con videotutoriales incluidos) y los beneficios de implementar este ERP en tu empresa. 

¿Qué es Oracle NetSuite ERP? Planificación de recursos empresariales 

Oracle NetSuite es un software ERP en la nube para gestionar y automatizar procesos de una empresa. Es como un gran ‘cerebro’ para tener una visibilidad en tiempo real de los KPI clave. También, ayuda a ahorrar mucho tiempo de trabajo operativo y así la organización puede enfocarse en las oportunidades de negocio. En otras palabras, eleva el rendimiento de los colaboradores a un siguiente nivel. 

Es utilizado por más de 31 mil negocios para agilizar y gestionar sus procesos operativos (contabilidad, finanzas, marketing, ventas, cadena de suministro, RRHH). 

¿Para qué sirve?

El ERP soluciona un reto muy común en las empresas en proceso de expansión dentro o fuera de su país, que es consolidar su información en un solo sistema. Implementar este ERP en una empresa evita que los negocios continúen trabajando con sistemas u hojas de cálculo desconectadas entre sí. 

Otro reto de las empresas en proceso de expansión en la región es definir el grado de independencia que tendrán sus subsidiarias. ¿Centralizar o descentralizar sus operaciones? Sea cual fuere la opción escogida, es importante tener una tecnología que estandarice y agilice los procesos en la corporación y sus subsidiarias. 

Alcanzar esta ‘inteligencia colectiva’ (así lo llamamos con nuestros clientes) es posible con este ERP en la nube), que cuenta con flujos de trabajos para todos los procesos de tu empresa: desde la ejecución de pagos, pasando por la elaboración de presupuestos, estimados y estados financieros, hasta el cálculo y envío de cotizaciones. 

Módulos ERP de Oracle NetSuite

Si tu empresa implementa cada módulo de un ERP y lo usa como piedra angular para sus procesos, logrará funcionar como un verdadero ‘dream team’: integrado, ágil y con crecimiento exponencial. 

1. Módulo de Contabilidad

Si volvemos al ejemplo del fútbol, el módulo de contabilidad es ese jugador número ‘10’. Es decir, que sabe y domina todos los movimientos: automatiza el registro de transacciones, los libros contables, las cuentas por cobrar o pagar.

Beneficios principales

Este es uno de los módulos más utilizados por las empresas. Sus funcionalidades permiten

1) Centralizar la información financiera en un solo sistema, con estados financieros en línea y que se actualizan en tiempo real. 

2) Reducir las imprecisiones en los datos gracias a la automatización.

3) Información actualizada con visibilidad en tiempo real. 

4) Elaborar y analizar informes con desglose por segmento o dimensión. En Oracle NetSuite ERP, todos los libros contables, presupuestos, estados financieros y otros informes se manejan y editan en línea, por lo que todo el equipo trabaja de manera sincronizada.

Además, cuando se analiza un informe, se puede hacer clic en cada transacción o dato para ver el detalle de ese registro. Por ejemplo, en un reporte de cuentas por pagar, podrás hacer clic en cada saldo y NetSuite abrirá una pantalla con todo el detalle del proveedor y de la factura.  

Conozcamos las principales funcionalidades de este módulo. En caso desees profundizar más en cada uno, tenemos para ti este artículo sobre las funcionalidades Oracle NetSuite ERP para contabilidad. 

1.1 Automatizar múltiples libros contables o fiscales

El multibooking (multilibros) es una herramienta que te ayudará a automatizar la creación de asientos contables en múltiples libros fiscales o contables de una compañía. ¿Múltiples? ¡Tal como lo lees! 

Las áreas de contabilidad deben duplicar o triplicar esfuerzos cuando llevan múltiples libros contables. Por ejemplo, las organizaciones manejan un libro corporativo (siguiendo normas US GAAP o NIIF) y además tengas que mapear o usar un libro fiscal siguiente un plan de cuentas local o de cada país. 

Aquí es donde el multibooking de Oracle NetSuite ERP soluciona todos tus problemas. Cada vez que registras una transacción en el sistema, NetSuite crea un asiento en paralelo en el libro local y al mismo tiempo en el libro corporativo. Además, es multimoneda porque puedes seleccionar la moneda en la que deseas llevar el registro de cada libro, como dólar o moneda local (peso o sol). 

1.2 Consolidación Financiera Multimoneda

Este ERP tiene plantillas en línea para armar cada uno de los estados financieros (Balance General, Estado de Resultados, Flujo de Caja). Pero lo más relevante es su capacidad de consolidación financiera. 

La empresa podrá realizar la consolidación de los estados financieros (en línea) de subsidiarias ubicadas en múltiples países. En el sistema, se puede configurar una estructura de subsidiarias siguiendo la estructura contable de la empresa en la moneda requerida. De esta manera, la organización puede consolidar los reportes de manera global, por región o por país. 

En LatamReady, empresa que es partner oficial de Oracle NetSuite para implementar su ERP en Latinoamérica, hemos elaborado un tutorial para ti. Está a cargo de Edgard Carpio, nuestro VP de Operaciones.

1.3 Segmentos contables

Los segmentos contables de Oracle NetSuite son esos filtros que te ayudarán a analizar y desglosar en línea los estados financieros que te comentaba antes. Están ubicados en la parte inferior de los reportes (imagen inferior). Puedes filtrar por segmentos como subsidiaria, periodo, unidad de negocio (clase), centro de costo (departamento), así como crear segmentos personalizados. 

Mira el siguiente videotutorial de LatamReady.

1.4 Multimoneda

Oracle NetSuite es un ERP multimoneda porque además de la moneda de contabilización (en la que se registran todas las transacciones), cuenta con tipos de cambio de consolidación. Puedes usar estos tipos de cambio (actual, histórico, promedio, por libro contable) para consolidar los reportes en una moneda distinta a la contable (como de dólares a moneda local; o viceversa). 

1.5 Calendario Facturación

El calendario de facturación es una herramienta que te permite visualizar las órdenes de venta que se deben ejecutar en un periodo de tiempo. Puedes verlo en el periodo de semanas o meses. Ayuda a las empresas a tener mapeado todos los futuros saldos que se deben cobrar. 

1.6.  Cuentas por pagar o cobrar

En el sistema puedes utilizar reportes ready-to-use para visualizar el monto y vencimiento de las cuentas por pagar y por cobrar. Puedes ver los saldos por vencer en el periodo de tiempo que establezcas y tener una visión completa. Además, cuando hagas clic en cada saldo, el sistema abrirá una ventana con el detalle de esa transacción, con la información del cliente o proveedor.

El software ERP también tiene otras funciones como conciliación bancaria y flujo de caja.

Contabilidad: el resumen

2. Módulo de Finanzas

Oracle NetSuite tiene un módulo de Planning and Budgeting para armar proyecciones basados en supuestos (What If) y variables. Este módulo se suele implementar en una segunda etapa, luego de tener toda la información contable en el sistema.

2.1 Planeamiento y Presupuesto

Manejar las finanzas con hojas de cálculo es una opción sencilla pero poco eficiente. Hacerlo de esta manera tiene un márgen de error alto y no es un método colaborativo para trabajar en línea y en tiempo real. 

En cambio, con NetSuite podrás manejar y editar los presupuestos en línea, por lo que todo el equipo podrá darle seguimiento y trabajar sobre el mismo archivo. Como a lo largo del año nunca generas una única versión de presupuesto, sino distintas que varían de acuerdo a escenarios, este ERP te permite cargar estas otras versiones y compararlas entre sí. Puedes verlo en la imagen inferior. 

3. Business Intelligence

Oracle NetSuite ERP tiene un módulo de Business Intelligence integrado para que visualices la información financiera o de ventas en el mismo sistema. De esta manera, la empresa no necesita invertir en la licencia de un software externo de visualización de datos, pues lo tiene incluido en el mismo ERP. 

Este módulo funciona como si fuera una hoja de cálculo o libro de trabajo, solo que se trabaja de manera online. Al momento de construir un dashboard, escoges el conjunto de datos a usar (estará disponible toda la información que hayas registrado previamente a NetSuite); el diseño (tabla dinámica, tipo de gráfico); y ves en tiempo real cómo luce. Existen plantillas predeterminadas y también puedes personalizarlas. 

Recuerda que si tienes más dudas puedes contactarnos, pues en LatamReady hemos ayudado a más de 500 empresas en Latinoamérica a gestionar sus procesos tras la implementación de Oracle NetSuite.

4. Módulo de CRM (para Ventas y Marketing)

Oracle NetSuite CRM automatiza y agiliza los procesos de dos áreas en específico: Ventas y Marketing. Ambas están relacionadas con las ventas y la atención a los clientes, por lo que NetSuite está especialmente diseñado para incrementar tus ventas, ya sea a través de nuevos clientes, ventas cruzadas (cross-sell) o up-sells. 

Sé que la mayoría de empresas tiene un CRM en un sistema distinto al del ERP. Esto puede deberse a que la tecnología de ese CRM tiene herramientas ad-hoc para tu organización. 

Sin embargo, manejar el CRM y el ERP en una misma solución (como NetSuite), te ofrece ventajas que no tendrías si lo trabajas de manera separada. Por ejemplo, los equipos de finanzas, contabilidad, ventas y marketing tienen una ‘única fuente de verdad’, con datos precisos y que coinciden. 

3.1 Procesos de Marketing

• El CRM de NetSuite es una base de datos para almacenar en línea la información de cada prospecto y cliente. 
• Identifica el origen, campaña o canal en la que se registró cada prospecto. 
• Oracle NetSuite permite enviar correos electrónicos, así como planear y ejecutar estrategias de email marketing y crear landing pages. 

3.2 Procesos de ventas

• El CRM ofrece seguimiento en tiempo real del estado de atención de cada cliente. 
• Además, agilizar el cálculo de precio y envío de cotizaciones a los clientes, así como convertirlos en órdenes de venta en pocos clics.
• Tiene distintas variables para calcular y establecer precios según descuentos por producto, grupo de productos, cliente o campaña.

Resumen del módulo de CRM

5. Módulo de Cadena de Suministro

Este ERP en la nube ayuda a los negocios a gestionar todo el flujo de producción con visibilidad en tiempo real. Tiene herramientas para cada uno de los procesos, como la lista de materiales; la generación de órdenes de trabajo y de compra; el traslado de inventario desde almacenes intercompañía o de terceros; o los pasos de fabricación de un producto. 

Ensamblaje o lista de materiales: configurar las características de cada material, como código del artículo, disponibilidad, stock, subsidiaria, centro de costo o unidad de negocio. 

Orden de fabricación: en el ERP puedes crear automáticamente órdenes de trabajo o fabricación heredando la información de una orden de venta. 

Enrutamiento de fabricación: en esta herramienta configuras cada proceso necesario para la producción de un artículo. Puedes calcular los recursos humanos y de máquinas, el tiempo de la tarea, el centro de trabajo o fabricación, entre otros. 

Transacciones intercompañía. Cuando una subsidiaria solicita una orden de compra a otra subsidiaria del mismo grupo, en el sistema se genera automáticamente la orden de venta correspondiente para ser aprobada. 

6. Módulo de Facturación Electrónica

Distintos países de Latinoamérica utilizan facturación electrónica. NetSuite tiene un módulo para agilizar y automatizar este proceso. Y eso no es todo: LatamReady le añade una solución nativa para potenciar  NetSuite para cumplir con los requerimientos legales de cada país de la región.

Automatización y coincidencia. Cuando una compañía crea una orden de venta en el ERP, automáticamente se crea la factura electrónica correspondiente. Un solo esfuerzo para 2 documentos. En el caso de la empresa que recibe la orden, se automatizan 3 procesos mediante la “coincidencia a 3 bandas”. El ERP asocia la orden de compra, el informe o comprobante de recepción del pedido y la factura electrónica. 

Distintos procesos de facturación. El ERP de Oracle NetSuite soporta distintos tipos de emisión, como uno a uno, por lotes (batch), de manera masiva y Ecommerce.

La solución LatamReady. LatamReady, mediante su solución nativa, se asocia con proveedores de facturación de cada país (oficiales y certificados por cada agencia tributaria) para cumplir que las facturas cumplan al 100% con los requerimientos legales. 

Un ERP en la nube

NetSuite es un sistema de planificación de recursos empresariales basado en la nube y SaaS. Es Cloud porque es una solución que se ejecuta en servidores externos a los de la empresa. En este caso, se ejecuta en los servidores de Oracle NetSuite.

Al estar en la nube (Cloud), los colaboradores de la empresa acceden a través de internet (navegador web). Por otro lado, es SaaS porque quien gestiona el mantenimiento del ERP es la empresa que lo desarrolla; en este caso, NetSuite.

Esto trae 2 beneficios directos para el negocio y la visibilidad de la información. Primero, la empresa no requiere destinar recursos de TI para mantener el software en sus propios servidores (lo que sí tendría que hacer si usa un ERP On-Premise). Tampoco debe encargarse de las actualizaciones, que las ejecuta NetSuite sin costo adicional. Por otro lado, en el tema de la visibilidad, permite a los trabajadores trabajar al mismo tiempo y en línea, para evitar reprocesos. 

En la siguiente tabla puedes ver la diferencia entre un ERP en la nube como Oracle NetSuite frente a un ERP On-Premise.

Cuadrante Mágico de Gartner

Este ERP en la nube ha sido reconocido por Gartner, una de las empresas de consultoría e investigación de TI más prestigiosas en el mundo. Entre sus distintos estudios, se encuentra el Cuadrante Mágico de Gartner. 

Como podrás ver en el cuadrante, Oracle NetSuite se encuentra en la categoría de Líder como solución ERP para Gestión Financiera.  Un punto a destacar es que NetSuite es la única solución para mercado medio (hasta 1000 usuarios) ubicada en el cuadrante de Líderes. Está acompañado por 3 sistemas ERPs orientados a grandes corporaciones y con niveles de inversión diametralmente diferentes

Funcionalidades

Oracle NetSuite tiene funcionalidades que se aplican de manera transversal en procesos de distintas áreas. A diferencia de los módulos ERP, que tienen herramientas para áreas en específico, las siguientes funcionalidades pueden formar parte de procesos contables como de marketing, ventas o logística. 

Listaré algunos de ellos a  continuación de manera rápida. Para profundizar, lee nuestro artículo sobre Funcionalidades de Oracle NetSuite ERP, Parte 1 y la Parte 2. 

• Flujos de Trabajo
• Roles y Preferencias: 
• Portlets
• Recordatorios 
• Analytics

Conoce a un Partner en implementación

LatamReady es un partner oficial de Oracle NetSuite para la implementación y soporte del ERP de NetSuite en Latinoamérica. Hemos realizado más de 500 proyectos exitosos y tenemos presencia local en 7 países de la región, como México, Colombia, Brasil, Argentina, Ecuador, Chile y Perú. Cada año, el propio NetSuite nos nomina al premio del mejor Solution Provider para Latinoamérica.

A continuación, te comparto información sobre 3 temas: 1) los diferenciales de LatamReady, 2) las razones para implementar el ERP con un proveedor experto y 3) las vías para contactarnos.

Correo: hola@latamready.com

Si ahora deseas agendar una reunión para conocernos, puedes reservar la hora y fecha en el calendario inferior. Te contamos: esta videollamada durará 15 minutos y servirá para hacerte preguntas y que nos cuentes las necesidades de tu empresa.

Conclusiones

1. Primero, definimos qué es NetSuite (o sistema de planificación de recursos)  empresariales). Hicimos un repaso rápido de cada uno de los módulos de un ERP y los beneficios para un negocio. Esto se resume en tener información clave para el en tiempo real, con procesos estandarizados y eficientes para la empresa.

2. Los módulos descritos en este artículo son: contabilidad, finanzas, gestión de la cadena de suministro,  CRM (para marketing y ventas), Business Intelligence y Facturación Electrónica. Hicimos un repaso de las principales funcionalidades de cada módulo. 

3. También hemos hablado de la flexibilidad de que sea un ERP basado en la nube y su ubicación en el cuadrante de Líderes según el Cuadrante Mágico de Gartner. 

4. Finalizamos el artículo hablando de la importancia de implementar esta solución con un proveedor de la red de partners de NetSuite. En Latinoamérica, el experto es LatamReady, que tiene presencia en 7 países y cada año es nominado al premio Partner del Año en la región por el mismo NetSuite. 

5. Puedes leer más sobre Oracle NetSuite en nuestra página principal.