5 módulos clave de Oracle NetSuite ERP

Conoce 5 módulos claves de Oracle NetSuite ERP: finanzas, contabilidad, CRM & Marketing, cadena de suministro y compras.

Introducción

Para hablar sobre Oracle NetSuite ERP y sus módulos clave, usaré el ejemplo de un equipo de fútbol. En un equipo cada jugador tiene un rol específico, pero el éxito radica en su capacidad de jugar en conjunto. 

Lo mismo sucede con los módulos de Oracle NetSuite: cada uno tiene una función específica en la empresa, como contabilidad, finanzas o ventas, pero gestionadas en conjunto te brindan una visión 360° de la compañía y hacen que los colaboradores trabajen de manera eficiente y ágil. Es decir, como un verdadero ‘dream team’. 

En este artículo, entenderemos qué es Oracle NetSuite, cuáles son sus módulos clave (con videotutoriales incluidos) y los beneficios de implementar este ERP en tu empresa. En pocas palabras, Oracle NetSuite es un sistema software en la nube para gestionar y automatizar procesos de una organización. Un gran ‘cerebro’ para tener una visión integrada y en tiempo real de todo lo que sucede. 

¿Qué es Oracle NetSuite ERP?

Oracle NetSuite es un ERP en la nube (sistema de planificación de recursos empresariales) utilizado por más 31 mil empresas para agilizar y gestionar sus procesos operativos (contabilidad, finanzas, marketing, ventas, cadena de suministro, RRHH).

El ERP soluciona un reto muy común en las empresas en proceso de expansión dentro o fuera de su país, que es consolidar su información en un solo sistema. Implementar este ERP en una empresa evita que los negocios continúen trabajando con sistemas u hojas de cálculo desconectadas entre sí. 

Otro reto de las empresas en proceso de expansión en la región es definir el grado de independencia que tendrán sus subsidiarias. ¿Centralizar o descentralizar sus operaciones? Sea cual fuere la opción escogida, es importante tener una tecnología que estandarice y agilice los procesos en la corporación y sus subsidiarias.

Alcanzar esta ‘inteligencia colectiva’ (así lo llamamos con nuestros clientes en LatamReady) es posible con Oracle NetSuite, que cuenta con flujos de trabajos para todos los procesos de tu empresa: desde la ejecución de pagos, pasando por la elaboración de presupuestos, estimados y estados financieros, hasta el cálculo y envío de cotizaciones. 

Porque, no nos vamos a engañar, los colaboradores pueden tener distintas maneras de hacer un mismo proceso (y no las más eficientes), por más cotidianas y comunes que sean. Me pasa con muchos clientes que luego de implementar Oracle NetSuite descubren muchos procesos que se hacían de una manera poco eficiente y los corrigen. 

NetSuite ERP – Módulos 

Si tu empresa implementa cada módulo y lo usa como piedra angular para sus procesos, logrará funcionar como un verdadero ‘dream team’: integrado, ágil y con crecimiento exponencial. Conozcamos a continuación cada módulo.

Beneficios de los módulos de Oracle NetSuite ERP:  finanzas, contabilidad, CRM & Marketing, cadena de suministro y compras.

1. Módulo de Contabilidad

Si volvemos al ejemplo del fútbol, el módulo de contabilidad es ese jugador número ‘10’. Es decir, que sabe y domina todos los movimientos: automatiza el registro de transacciones, los libros contables, las cuentas por cobrar o pagar.

Este es uno de los módulos más utilizados por las empresas. Sus funcionalidades permiten

1) Centralizar la información financiera en un solo sistema

2) Reducir las imprecisiones en los datos gracias a la automatización

3) Contar con información actualizada en tiempo real.

Una cuarta ventaja es la capacidad de elaborar y analizar informes con desglose por segmento o dimensión. En Oracle NetSuite, todos los libros contables, presupuestos,  estados financieros y otros informes se manejan y editan en línea, por lo que todo el equipo trabaja de manera sincronizada.

Además, cuando se analiza un informe, se puede hacer clic en cada transacción o dato para ver el detalle de ese registro. Por ejemplo, en un reporte de cuentas por pagar, podrás hacer clic en cada saldo y NetSuite abrirá una pantalla con todo el detalle del proveedor y de la factura.  

Conozcamos las principales funcionalidades de este módulo. En caso desees profundizar más en cada uno, tenemos para ti este artículo sobre las funcionalidades Oracle NetSuite ERP para contabilidad

Las empresas que implementaron Oracle NetSuite ERP redujeron entre un 40% y 70% el tiempo de cierre de los libros contables.

1.1 Automatizar múltiples libros contables o fiscales

El multibooking (multilibros) es una herramienta que te ayudará a automatizar la creación de asientos contables en múltiples libros fiscales o contables de una compañía. ¿Múltiples? ¡Tal como lo lees! 

Las áreas de contabilidad deben duplicar o triplicar esfuerzos cuando llevan múltiples libros contables. Por ejemplo, como empresa puede que manejes un libro corporativo (siguiendo normas US GAAP o NIIF) y además tengas que mapear o usar un libro fiscal siguiente un plan de cuentas local o de cada país. 

Aquí es donde el multibooking de Oracle NetSuite ERP soluciona todos tus problemas. Cada vez que registras una transacción en el sistema, NetSuite crea un asiento en paralelo en el libro local y al mismo tiempo en el libro corporativo. Además, es multimoneda porque puedes seleccionar la moneda en la que deseas llevar el registro de cada libro, como dólar o moneda local (peso o sol). 

¿El resultado? Tu empresa lleva sus libros fiscales de manera correcta y, al tener este trabajo automatizado, el equipo puede enfocarse en proyectos más estratégicos.

1.2 Consolidación Financiera Multimoneda

Oracle NetSuite es un ERP diseñado para que realices la consolidación de los estados financieros de subsidiarias ubicadas en múltiples países. El usuario debe estructurar la jerarquía y estructura de las subsidiarias siguiendo la estructura financiera de la corporación. El primer paso es configurar cada subsidiaria en el ERP y establecer los niveles de la estructura: el primer nivel es el Holding; en el segundo nivel están los países (o regiones); y en el tercer nivel las subsidiarias agrupadas por país. 

De esta manera, cada transacción o documento que se cargue a Oracle NetSuite se refleja en los estados financieros. Oracle NetSuite tiene reportes que siguen la estructura de los estados financieros, como Balance General, Estado de Resultados o Flujo de Caja, para que puedas verlos y analizarlos en línea.

1.3 Segmentos contables

Los segmentos contables de Oracle NetSuite son precisamente esos filtros que te ayudarán a analizar y desglosar en línea los estados financieros que te comentaba antes. Están ubicados en la parte inferior de los reportes (imagen inferior). El primer segmento contable son las subsidiarias.

Al seleccionar una, el sistema actualizará en línea los datos del estado financiero para que visualices solo los correspondientes a esa subsidiaria. Otros segmentos son departamento (centro de costo), clases (unidad de negocio), localidades (oficinas), o segmentos personalizados que puedes configurar, (como campañas comerciales)

Puedes editar los reportes según tus necesidades, como visualizar el estado de resultados con los datos consolidados en una única columna o más bien desglosados por país en cada columna.

En LatamReady, empresa que es partner oficial de Oracle NetSuite para implementar su ERP en Latinoamérica, hemos elaborado un tutorial para ti. Está a cargo de Edgard Carpio, nuestro VP de Operaciones.

1.4 Multimoneda

Oracle NetSuite es un ERP multimoneda porque además de la moneda de contabilización (en la que se registran todas las transacciones), cuenta con tipos de cambio de consolidación. Puedes usar estos tipos de cambio (actual, histórico, promedio, por libro contable) para consolidar los reportes en una moneda distinta a la contable (como de dólares a moneda local; o viceversa). 

1.5 Calendario Facturación

El calendario de facturación es una herramienta que te permite visualizar las órdenes de venta que se deben ejecutar en un periodo de tiempo. Puedes verlo en el periodo de semanas o meses. Ayuda a las empresas a tener mapeado todos los futuros saldos que se deben cobrar. 

1.6.  Cuentas por pagar o cobrar

En el sistema puedes utilizar reportes ready-to-use para visualizar el monto y vencimiento de las cuentas por pagar y por cobrar. Puedes ver los saldos por vencer en el periodo de tiempo que establezcas y tener una visión completa. Además, cuando hagas clic en cada saldo, el sistema abrirá una ventana con el detalle de esa transacción, con la información del cliente o proveedor.

1.7.  Conciliación Bancaria 

Oracle NetSuite tiene una herramienta para comparar de manera automática las transacciones del estado de cuenta del banco frente a las transacciones registradas en el ERP. De esta manera, encuentra coincidencias y ahorra mucho tiempo al equipo contable. En caso haya movimientos que NetSuite no concilie, el equipo puede terminar este proceso de manera manual. 

2. Módulo de Finanzas

Conoce en este demo las funcionalidades de Oracle NetSuite ERP para finanzas y contabilidad.

Volviendo al ejemplo del fútbol, el módulo de finanzas es el equivalente al ‘9’, el encargado de definir y decidir los partidos (o, en el caso de los negocios, las decisiones empresariales). Con el módulo de finanzas de Oracle NetSuite, ganas tiempo y precisión al momento de hacer las proyecciones y presupuestos. 

Además, como tienes la información financiera actualizada en tiempo real, podrás tomar mejores decisiones de forma más rápida. 

2.1 Planeamiento y Presupuesto

Manejar las finanzas con hojas de cálculo es una opción sencilla pero poco eficiente. Hacerlo de esta manera tiene un márgen de error alto y no es un método colaborativo para trabajar en línea y en tiempo real. 

En cambio, con NetSuite podrás manejar y editar los presupuestos en línea, por lo que todo el equipo podrá darle seguimiento y trabajar sobre el mismo archivo. Como a lo largo del año nunca generas una única versión de presupuesto, sino distintas que varían de acuerdo a escenarios, este ERP te permite cargar estas otras versiones y compararlas entre sí. Puedes verlo en la imagen inferior. 

Antes te hablé de los segmentos contables. Pues los presupuestos contables, como todos los reportes en NetSuite, también los puedes desglosar por el segmento que necesites, como centro de costo, subsidiaria, unidad de negocio o más.

2.2 Business Intelligence

Oracle NetSuite ERP tiene un módulo de Business Intelligence integrado para que visualices la información financiera o de ventas en el mismo sistema. De esta manera, la empresa no necesita invertir en la licencia de un software externo de visualización de datos, pues lo tiene incluido en el mismo ERP

Este módulo funciona como si fuera una hoja de cálculo o libro de trabajo, solo que se trabaja de manera online. Al momento de construir un dashboard, escoges el conjunto de datos a usar (estará disponible toda la información que hayas registrado previamente a NetSuite); el diseño (tabla dinámica, tipo de gráfico); y ves en tiempo real cómo luce. Existen plantillas predeterminadas y también puedes personalizarlas. 

Por ejemplo, podrías visualizar en una misma pantalla un cruce entre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, y al mismo tiempo graficarlo en una misma pantalla. 

Recuerda que si tienes más dudas puedes contactarnos, pues en LatamReady hemos ayudado a más de 500 empresas en Latinoamérica a gestionar sus procesos tras la implementación de Oracle NetSuite.

Las empresas que implementaron Oracle NetSuite ERP aceleraron el tiempo de cierre financiero en un 20% a 50% .

Como la ‘inteligencia’ debe compartirse, podrás conectar tus presupuestos y proyecciones en NetSuite con Excel, Power Point y aplicaciones adicionales de CRM. Pero, ¿para qué integrar aplicaciones de terceros si puedes tener todo en un solo lugar? El siguiente punto trata sobre otro módulo clave de este ERP: el de CRM. 

Dato útil. Funciones del ERP Oracle NetSuite para Contabilidad y Finanzas 

El módulo de finanzas agiliza tus procesos financieros y contables: libro mayor, flujo de caja, planificación y presupuesto.
  • Libro Mayor
  • Flujo de caja
  • Cuentas por cobrar y por pagar 
  • Gestión tributaria 
  • Planificación y presupuesto 
  • Consolidación financiera 
  • Facturación

3. ERP con CRM para Ventas y Marketing

Si el módulo de CRM fuera un jugador de fútbol, sería el jugador más creativo, es decir, el ‘7’. Las áreas de ventas y el marketing requieren creatividad en la estrategia para encontrar nuevas formas de incrementar los ingresos. 

Oracle NetSuite CRM automatiza y agiliza los procesos de dos áreas en específico: Ventas y Marketing. Ambas están relacionadas con las ventas y la atención a los clientes, por lo que NetSuite CRM está especialmente diseñado para incrementar tus ventas, ya sea a través de nuevos clientes, ventas cruzadas (cross-sell) o up-sells


Sé que la mayoría de empresas tiene un CRM en un sistema distinto al del ERP. Esto puede deberse a que la tecnología de ese CRM tiene herramientas ad-hoc para tu organización. Sin embargo, manejar el CRM y el ERP en una misma solución (como NetSuite), te ofrece ventajas que no tendrías si lo trabajas de manera separada.

Por ejemplo, los equipos de finanzas, contabilidad, ventas y marketing tienen una ‘única fuente de verdad’, con datos precisos y que coinciden. Esto no ocurre cuando se trabaja con sistemas separados, donde suele haber discrepancias en los datos. A continuación, conozcamos las funciones del CRM de NetSuite. Por otro lado, si primero quieres entender las diferencias entre un ERP y un CRM puedes leer este artículo.

Este demo te mostrará las funcionalidades del ERP de Oracle NetSuite para CRM y Rentabilidad de Proyectos

3.1 Procesos de Marketing

  • El CRM de NetSuite es una base de datos para almacenar en línea la información de cada prospecto y cliente. 
  • Identifica el origen, campaña o canal en la que se registró cada prospecto. 
  • Oracle NetSuite permite enviar correos electrónicos, así como planear y ejecutar estrategias de email marketing y crear landing pages. 

3.2 Procesos de ventas

  • El CRM ofrece seguimiento en tiempo real del estado de atención de cada cliente. 
  • Además, agilizar el cálculo de precio y envío de cotizaciones a los clientes, así como convertirlos en órdenes de venta en pocos clics.
  • Tiene distintas variables para calcular y establecer precios según descuentos por producto, grupo de productos, cliente o campaña.
Una empresa que utilizó el CRM de NetSuite ERP redujo el tiempo de la gestión de facturas de 75 a 11 horas mensuales.

Dato útil. Funciones del ERP con CRM

El CRM del ERP de NetSuite automatiza el embudo de marketing y la gestión de la fuerza de ventas de tu empresa.
  • Automatización de fuerza de ventas
  • Cotizaciones 
  • Automatización de marketing: informes de campañas, landing pages, formularios y análisis de leads. 
  • Gestión de Atención al Cliente

4. Módulo de Cadena de Suministro

Trabajar en áreas encargadas de la cadena de suministro requiere alta capacidad de desarrollo de procesos, planificación y resolución de conflictos. El ERP de Oracle NetSuite también tiene la ‘inteligencia’ para optimizar este trabajo. 

Con el módulo de gestión de cadena de suminstro, puedes supervisar el flujo del producto, desde los proveedores, pasando por la fabricación, hasta la entrega al cliente. Gracias a la planificación integrada de la demanda; la gestión del inventario y el análisis predictivo, podrás optimizar las estrategias de producción, y evitar desabastecimientos y retrasos en la producción. Por el contrario, estarás tranquilo de que los productos estarán disponibles en las ubicaciones correctas en el momento indicado.

Dato útil. Funciones para la Gestión de Cadena de Suministro

Módulo NetSuite ERP para Cadena de Suministro
  • Planificación del suministro
  • Planificación de capacidad 
  • Ejecución de la cadena de suministro

5. Módulo de Compras o Adquisiciones

El sistema ERP de NetSuite para compras le permite tener a tu área de compras una gestión centralizada y más ágil de los proveedores y los procesos de adquisición.

Esta visibilidad es posible gracias a que en un solo panel las distintas áreas respectivas podrán visualizar la información correspondiente a adquisiciones, como transacciones, registros, desempeño de proveedores y gastos por departamento. En cuanto a la agilidad, un ejemplo es que tu equipo podrá vincular las transacciones de adquisición con el registro de proveedores y documentos de facturación. 

Esta visibilidad y agilidad del módulo de Adquisiciones de NetSuite ERP traerá consecuencias positivas para tu empresa. En primer lugar, tu empresa y sus proveedores tendrán mejor visibilidad de la información. Los gerentes de compras podrán negociar mejores contratos con los proveedores al contar con información detallada, accesible y actualizada.

En segundo lugar, tendrás un mejor control de costos. Por ejemplo, se generarán alertas si el valor de las órdenes de compra no equivale al de las facturas o si se producen aumentos de precio repentinos. 

Dato útil. Funciones de NetSuite ERP Software para compras

  • Gestión de fuentes
  • Gestión de compras
  • Gestión de facturas
  • Gestión de proveedores

Oracle NetSuite según Gartner

Gartner es una reconocida empresa de consultoría e investigación de TI. Entre sus distintos estudios, se encuentra el Cuadrante Mágico de Gartner, uno de los más reconocidos en el mundo sobre empresas y soluciones tecnológicas..

Como podrás ver en el cuadrante, Oracle NetSuite se encuentra en la categoría de Líder como solución ERP para Gestión Financiera.  Un punto a destacar es que NetSuite es la única solución para mercado medio (hasta 1000 usuarios) ubicada en el cuadrante de Líderes. Está acompañado por 3 sistemas ERPs orientados a grandes corporaciones y con niveles de inversión diametralmente diferentes.

Funcionalidades

Oracle NetSuite tiene funcionalidades que se aplican de manera transversal en procesos de distintas áreas. A diferencia de los módulos, que tienen herramientas para áreas en específico, las siguientes funcionalidades pueden formar parte de procesos contables como de marketing, ventas o logística. 

Listaré algunos de ellos a  continuación de manera rápida. Para profundizar, lee nuestro artículo sobre Funcionalidades de Oracle NetSuite ERP, Parte 1 y la Parte 2

  • Flujos de Trabajo
  • Roles y Preferencias: 
  • Portlets
  • Recordatorios 
  • Analytics

¿Quieres conocer más sobre Oracle NetSuite Cloud ERP?

Si quieres leer todos nuestros artículos sobre Oracle NetSuite ERP, ingresa aquí. Por otro lado, si deseas profundizar en las razones para implementar este ERP, puedes conocer más en este artículo.

Pero, ¿qué puedes hacer si quieres ir un poco más allá y ver cómo funcionan los beneficios de NetSuite en las empresas? Una buena opción es conocer a LatamReady, el partner #1 para implementar el ERP de Oracle NetSuite en toda América Latina.

¿Qué diferencia a LatamReady del resto? 

En LatamReady somos especialistas en implementar Oracle NetSuite en la región, con más de 450 proyectos exitosos y presencia local en 7 países de la región, como México, Colombia, Brasil, Argentina, Ecuador, Chile y Perú. Trajimos Oracle NetSuite a Latinoamérica mucho antes de que Oracle comprara NetSuite, por lo que tenemos un mayor know-how de su mismo ERP en la región.

Al empezar a operar desde el 2009, tenemos +13 años de experiencia y +200 especialistas implementando Full ERP en compañías en toda América Latina, como multilatinas, startups, fintechs, empresas de TI, y agencias de marketing. Son más de 450 clientes que han confiado en nosotros. 

Puedes contactarte con LatamReady a través de las siguientes vías o agendar una reunión de conocimiento en el calendario de más abajo.

Published by LatamReady: Oracle NetSuite Latin America

Founded in 2009, we have over a decade of experience implementing Oracle NetSuite in multiple industries and helping international corporations unlock growth with the LatamReady SuiteApp, an integrated Tax Compliance solution within Oracle NetSuite for 18+ countries in Latin America, including Brazil, Mexico, Colombia, Chile, Peru, Argentina and more!

One thought on “5 módulos clave de Oracle NetSuite ERP

  1. Lo mejor de este ERP, de Oracle NetSuite, es la visibilidad que me brinda de mis estados financieros. Puedo desglosarlo por localización y también ver todo consolidado. ¡Estoy expectante de probar las funcionalidades de CRM!

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