Introducción
¿Qué es multibooking? Para entender esta función de Oracle NetSuite ERP, pongamos este ejemplo: ¿alguna vez te has perdido en un país extranjero por no entender las instrucciones y el idioma?
Pasa con las personas; pasa con las empresas. Cuando nos mudamos a un nuevo país, es importante aprender las ‘reglas del juego’. En el caso de las personas, estas reglas serían aprender el idioma y la cultura del país. En el caso de las empresas, serían las regulaciones fiscales o legales que deben cumplir. De lo contrario, tu empresa será multada por el gobierno y sus operaciones se darán de forma mucho más compleja.
Sobre este punto, la herramienta de Multibooking de Oracle NetSuite ERP es de mucha ayuda para las empresas. Recordemos que un ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales para gestionar distintos procesos de una organización. Existen distintos tipos de sistemas ERP, como el de Oracle NetSuite, que es una solución en la nube utilizada por más de 32 mil empresas en el mundo.
Entre las herramientas de Oracle NetSuite ERP, se encuentra la función de Multibooking (o también llamado “multilibro”), que les permite a las empresas llevar múltiples libros contables o fiscales (siguiendo un plan de cuentas local o normas US GAAP o NIIF) para cada subsidiaria.
Multibooking en Oracle NetSuite
Oracle NetSuite ERP es una solución en la nube para gestionar los procesos de una corporación, ya sea que tenga múltiples subsidiarias en un solo país o en distintas localizaciones. El ERP funciona como una fuente de información centralizada desde donde se analizan los datos más relevantes para el negocio.
Uno de los módulos más solicitados de Oracle NetSuite es el de contabilidad. En este, una herramienta muy útil para las empresas es el Multibooking o Multilibro, que permite a las empresas automatizar el registro contable y llevar múltiples libros contables o fiscales para cada subsidiaria.
Si tu empresa se está expandiendo a distintos países de Latinoamérica, puede que tengas la necesidad de mapear o usar más de un libro contable o fiscal. Pongamos el caso de que como corporación manejes un libro corporativo siguiendo las normas US GAAP o NIIF (Normas Internacionales de Contabilidad). Cuando inicies a operar en países de Latinoamérica, puede que necesites mapear o usar un segundo o tercer libro contable siguiendo el plan de cuentas local. Incluso, en algunos países, como Perú o Colombia, el uso de este libro fiscal es obligatorio.
Sin la tecnología adecuada, llevar el registro contable en dos o tres libros contables triplicará los esfuerzos del departamento de contabilidad, sin contar el margen de error elevado. Sin embargo, la funcionalidad de Multibooking de Oracle NetSuite automatiza esta tarea de la siguiente manera: cada vez que se registre una transacción en Oracle NetSuite, el sistema automáticamente generará un asiento en paralelo que se registrará en el libro local y al mismo tiempo en el libro corporativo.
De esta manera, las empresas pueden agilizar el registro de los libros contables y fiscales, y así cumplir las regulaciones fiscales de los países donde operan.
Para ello, previamente debes haber configurado en el sistema qué libros usarás como libro primario o secundario. A continuación, te presentamos un videotutorial en pantalla de cómo funciona esa herramienta y más abajo los distintos escenarios de multibooking que puedes manejar en tu empresa.
Videotutorial
Para implementar el ERP de Oracle NetSuite, lo más recomendable es hacerlo con un socio oficial de Oracle NetSuite. Este es el caso de LatamReady, que distribuye e implementa el ERP de NetSuite en empresas latinoamericanas. En LatamReady contamos con más de 13 años de experiencia y 200 especialistas que ayudan a las empresas a crecer y gestionar sus procesos mediante este ERP.
Entre nuestros especialistas se encuentra Edgard Carpio, VP de Operaciones, quien nos ha preparado un videotutorial en pantalla sobre la herramienta de Multibooking de Oracle NetSuite. Mira el video aquí.
Casos de Multibooking
Los escenarios del manejo de multibooking varían de acuerdo a la realidad de cada empresa. Resumimos algunos casos a continuación:
Escenario 1. Una corporación con operaciones en Argentina, Colombia y Perú.
- Para cada subsidiaria, se opta por manejar el libro primario con el plan de cuentas global (US GAAP) y en moneda local.
- El libro secundario mapeará el plan de cuentas local en moneda local.
- El tercer libro seguirá las normas NIIF y solo se aplicará para Colombia, en la moneda local (pesos).
Puedes ver este escenario en la imagen a continuación:
Escenario 2. En este ejemplo, la compañía también tiene operaciones en Argentina, Colombia y Perú, pero maneja los libros de manera distinta.
2.1Como libro primario, se tiene un manejo distinto para 2 grupos de países: los que requieren seguir un plan de cuentas local de manera obligatoria y los que no lo requieren de manera obligatoria. En el caso de los primeros, como Perú, el libro primario sigue el plan de cuentas local. En el caso de los segundos, el libro primario usa un plan de cuentas global. En ambas situaciones, la moneda de contabilidad es local.
2.2 El libro secundario sigue el plan de cuentas global en dólares para todos los países.
2.3 Al igual que el escenario anterior, se usa el tercer libro (solo para Colombia) para mapear un plan de cuentas siguiendo las normas NIIF en moneda local.
Puedes verlo plasmado en la siguiente imagen.
Conclusiones / Conversa con Expertos
1) En este artículo hemos revisado una de las herramientas más utilizadas de Oracle NetSuite ERP, que es el Multibooking (también llamado ‘Multilibro’).
2) Esta herramienta automatiza el registro contable en múltiples libros contables en paralelo para cada subsidiaria. De esta manera, las corporaciones pueden manejar un libro contable o fiscal siguiendo el plan de cuentas local y otro siguiendo normas globales.
3) El multibooking es una herramienta muy importante para cumplir las regulaciones fiscales en cada país latinoamericano.
4)Ahora que hemos revisado algunos casos de multibooking, puedes leer más artículos sobre Oracle NetSuite ERP para Latinoamérica aquí.
5) También hemos hablado sobre LatamReady, un socio oficial de Oracle NetSuite que distribuye e implementa su ERP en empresas de Latinoamérica. Una empresa experta como LatamReady garantiza un proceso de implementación ágil y con resultados en el menor tiempo posible.
Conoce a LatamReady
En LatamReady somos partners oficiales de Oracle NetSuite para Latinoamérica. Desde el 2009, nuestros +200 especialistas ayudan a las empresas a crecer mediante la implementación o soporte del ERP de Oracle NetSuite.
Conoce a continuación qué nos diferencia:
Conversa con LatamReady
Puedes comunicarte con nuestros especialistas escribiéndonos al correo info@latamready.com o haciendo clic aquí abajo en la vía de contacto de tu preferencia.
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Por Carlos Zumaeta, CEO y Fundador de LatamReady
