Oracle NetSuite ERP para Contabilidad en Latinoamérica

Oracle NetSuite ERP para contabilidad: entradas de diario, libros contables, estados financieros, conciliación bancaria.

El ERP de Oracle NetSuite es una solución cloud para múltiples áreas de una empresa. En este artículo nos centraremos en las funcionalidades de Oracle NetSuite para el área de contabilidad de empresas latinoamericanas, pues es un módulo muy solicitado. Te explicaremos cada funcionalidad (más videotutoriales incluidos) para que veas por qué este sistema ERP te convierte en un verdadero ‘dueño’ de los números.

MultiBooking

Como empresa manejas un libro contable o fiscal corporativo (siguiendo reglas US GAAP o normas NIIF). Pero tienes el siguiente reto. Como tu compañía opera en distintos países de Latinoamérica, también debes mapear o usar libros fiscales siguiendo la normativa de cada gobierno. Es decir, usar múltiples libros: unos siguiendo el plan de cuentas local, y aparte el libro corporativo que ya manejas. 

Esto se traduce en duplicar o triplicar esfuerzos, pues tendrás que ingresar los asientos en cada libro contable. Un esfuerzo del que no podrás huir, más aún cuando hay países como México o Perú donde usar un libro fiscal siguiendo el plan de cuentas local es obligatorio. 

Entonces, ¿cómo el multibooking de Oracle NetSuite ERP automatiza este proceso? ¿cómo llevar múltiples libros fiscales o contables —cada uno con un plan de cuentas— con un solo esfuerzo? 

La respuesta es que el multibooking o multilibros te permite usar más de un libro fiscal para una misma empresa (subsidiaria), ya que genera un asiento contable en paralelo de manera automática. Primero debes configurar qué libro usarás como libro primario y como secundario en cada subsidiaria. Por ejemplo, puedes definir que tu libro primario sea el libro corporativo (en dólares); y que el libro secundario siga el plan de cuentas local (en moneda local). 

Luego de esta definición, el multibooking hace la magia: cada vez que se registra una factura en Oracle Netsuite, el sistema automáticamente genera un asiento en paralelo para registrarlo en el libro local y al mismo tiempo en el corporativo. Así, no tienes que hacer dos o tres ingresos contables de manera manual. 

Esta estructura ejemplifica cómo funciona el Multibooking de Oracle NetSuite ERP para llevar múltiples libros contables por empresa o subsidiaria.

Para agilizar este y otros procesos contables de tu empresa, es importante implementar y trabajar Oracle NetSuite con un proveedor experto en distribuir este ERP en Latinoamérica. Esto pues conocerá las necesidades de las empresas en proceso de expansión en la región, así como las normativas de cada país. En la región, tenemos un proveedor experto como LatamReady, que es partner oficial de Oracle NetSuite, con +13 años de experiencia ayudando a empresas a crecer mediante el servicio de implementación de este ERP. 

En LatamReady hemos preparado para ti la siguiente Demo sobre Multibooking. Si quieres conocer más sobre el multibooking o conversar con nuestros especialistas sobre otros temas del ERP de Oracle NetSuite, ingresa a esta página y escoge la forma de contacto.

Consolidación Financiera (Multimoneda) 

Manejar localizaciones y operaciones en múltiples países de América Latina requiere que tengas una consolidación de los estados financieros a nivel corporativo y a nivel país

  • De manera global: consolidando todos los países y sus subsidiarias. En dólares. 
  • Por país: consolidar las subsidiarias de un país determinado. En moneda local, como pesos o soles.

El ERP de Oracle NetSuite permite que tengas una consolidación precisa y ágil para que tomes decisiones empresariales. Todo parte del Navegador de Subsidiarias, que es un gráfico de jerarquías (ver en imagen inferior) donde estableces una estructura para la consolidación.

Configurar el Navegador de Subsidiarias de Oracle NetSuite ERP es el primer paso para la consolidación financiera

El primer nivel corresponde al Holding o Sede Principal, que puede ser una compañía real o una ‘configurada’ en el sistema netamente para facilitar la consolidación. En el segundo nivel, se ubican las localizaciones o países. En un tercer nivel, las operaciones por cada país. Luego que finalices esta estructura, cada subsidiaria funcionará como un segmento para tus reportes y estados financieros. Es decir, podrás filtrar cada informe por subsidiaria. 

Las transacciones e información registradas en Oracle NetSuite estarán vinculadas a la subsidiaria correspondiente. 

Esta estructura de consolidación también es multimoneda. Como te comentamos, puedes configurar en qué moneda quieres ver los estados financieros. Probablemente tengas la consolidación global en dólares y los reportes de cada país estén en moneda local. Pero, ¿qué ocurre si quieres visualizar los reportes por país en dólares? La respuesta es que también es posible. Conoce las dos maneras de dolarizar en NetSuite ERP: 

  • Consolidado a un tipo de cambio. Puedes ver en dólares los estados financieros que estén en moneda local usando el tipo de cambio consolidado. Este debe estar configurado en el sistema. Puedes usar los siguientes tipos de cambio:
  • Tipo de cambio actual (balance)
  • Tipo de cambio histórico (patrimonio)
  • Tipo de cambio promedio (cuenta de resultados) 
  • Tipo de cambio por libro contable
  • Tipo de cambio por subsidiaria
  • Contabilizado en dólares. Ocurre cuando registras cada transacción directamente en dólares; por ejemplo, en el libro corporativo siguiendo las normas US GAAP. 

En LatamReady hemos preparado para ti una demo sobre el Navegador de Subsidiarias y las características Multimoneda para Estados Financieros. Míralo aquí 👇

Segmentos contables o financieros en Oracle NetSuite

Los segmentos en Oracle NetSuite ERP te permiten filtrar y desglosar información en los Estados Financieros, todo hecho de manera online. Para tener una vista de los estados financieros por país o de manera consolidada, puedes marcar el segmento subsidiaria en el apartado Columnas. Así, en cada columna estará la información financiera por país o subsidiaria, con una columna final referente al Total. 

Cuando analices los reportes, encontrarás los segmentos en la parte inferior. Previamente debes haberlos configurado. Puedes ver esta demo sobre cómo configurar y luego usar los segmentos en Oracle NetSuite. Más abajo, te presentamos los tipos de segmentos. 

Tipos de segmento contables

  • Subsidiarias. Como te contamos más arriba, la subsidiaria es el primer nivel de segmento contable. 
  • Departamento. Es el centro de costo. Puede tener varios niveles o subcentros. 
  • Clases. Para revisar los estados por unidad de negocio. Se pueden usar subclases y jerarquías. 
  • Localidades. En otras palabras, las oficinas o sucursales de la empresa. También pueden ser los almacenes en el caso de empresas que tienen inventario. 

Segmentos personalizados: puedes crear segmentos según los requerimientos de tu empresa (como por campaña).

Movimientos de cuentas por pagar y por cobrar

Oracle NetSuite cuenta con Informes ready-to-use para visualizar el monto y vencimiento de las cuentas por pagar y por cobrar. Empecemos por las cuentas por pagar.

En el ERP, en la opción Informes → Proyectos → Cuentas por Pagar, está ubicado el reporte Resumen de Vencimiento. En esta tabla, verás los saldos pendientes (como a proveedores o incluso empleados que requieran un reembolso). Estarán los saldos por vencer; los que ya vencieron a 30, 60, 90 días o más: y la deuda total. Si haces clic en el botón “Opciones de Vencimiento”, podrás cambiar el criterio y cantidad de columnas. Por ejemplo, cambiar la configuración para ver los saldos que vencieron cada 15 y no solo cada 30 días. 

En el caso de las cuentas por cobrar, también tendrás un cuadro similar referente a los clientes y el monto de las facturas. Podrás visualizar los montos regulares así como los pagos por proyectos específicos. 

Como todos los reportes en Oracle NetSuite, podrás filtrar por subsidiaria (empresa), libro contable, periodo, entre otros segmentos. Además, tiene la opción de drill-down, por lo que si haces clic en cada saldo serás dirigido al detalle del proveedor y del documento.

Conciliación Bancaria

Como sabes, la conciliación bancaria es fundamental para comparar los movimientos de las cuentas bancarias frente a los registros de los libros contables de tu compañía. El ERP de Oracle NetSuite tiene una funcionalidad para agilizar este proceso de conciliación (¡sí! sabemos que es el más entretenido incluso para un genio de los números). 

Para ello, Oracle NetSuite tiene una funcionalidad llamada Vincular Datos Bancarios, donde el ERP compara automáticamente el estado de cuenta del banco frente a las transacciones registradas en su sistema y encuentra coincidencias. Para encontrarlas, sigue reglas como coincidencia de fecha, monto del importe o número de operación. El usuario también podrá conciliar manualmente las transacciones que el sistema no logre hacer coincidir. 

Para que NetSuite haga esto en automático, primero debes cargar el estado de cuenta del Banco a Oracle NetSuite (en Transacciones → Banco → Historial de Importaciones Bancarias → Cargar Archivo), y puedes hacerlo de dos maneras:

  • Puedes subirlo directamente en formatos como CSV, OFX o QFX. 
  • En caso el banco no entregue el estado de cuenta en ese formato, NetSuite te brinda una plantilla en formato CSV para que adaptes el documento antes de subirlo.

Flujo de Caja

Oracle NetSuite ERP también tiene un informe del Flujo de Caja. Es una estructura de estado financiero que también se puede filtrar por los segmentos que revisamos anteriormente. En este podrás visualizar todos los movimientos de caja del día a día de la empresa. Puedes ver un ejemplo a continuación: 

Video Resumen

Para finalizar, hemos preparado un video resumen de todos los puntos explicados en este artículo.

Conclusiones

1) El ERP de Oracle NetSuite es una solución en la nube que agiliza distintos procesos de tu empresa. Es transversal a la compañía. En este artículo, nos hemos centrado en desarrollar las funcionalidades para contabilidad de este ERP.

2) Las funcionalidades de Multibooking te permiten llevar múltiples libros contables o fiscales en paralelo para una misma empresa (subsidiaria), pues automatizan la entrada de asientos. Por ejemplo, un libro corporativo y un libro siguiendo el plan de cuenta del país.

3) También hay funcionalidades para conciliación bancaria; movimiento de cuentas por pagar y cobrar; y flujo de caja. El objetivo de NetSuite es automatizar parte de estos procesos para agilizar la contabilidad y la precisión de los datos.

4) Tan importante como saber usar estas funcionalidades es trabajar con un proveedor experto en Oracle NetSuite y sobre todo con amplio conocimiento en la región. El motivo principal es que usará las mejores prácticas y experiencia previa para una implementación ágil y por módulos, lo que hará que tu empresa tenga resultados más rápido y vea el retorno de la inversión.

¿Qué diferencia a LatamReady?

LatamReady es un partner oficial de Oracle NetSuite ERP en Latinoamérica. Tenemos más de 13 años de experiencia y 450 proyectos de Oracle NetSuite desarrollados en países de la región. Ayudamos a empresas a crecer y operar de manera más eficiente a través de la implementación del ERP. También trabajamos con empresas que ya lo tienen implementado, pero que buscan tener soporte e implementar nuevos módulos o features.

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Published by LatamReady: Oracle NetSuite Latin America

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