En nuestros viajes solemos llevar un kit de utensilios must-have o de primera mano. Para usar correctamente un nuevo sistema tecnológico ocurre lo mismo: debemos tener un “kit de conocimientos” básicos. En esta segunda parte del artículo (puedes leer la Parte 1 aquí), conoceremos otras funcionalidades del ERP de Oracle NetSuite que son imprescindibles para empezar a usar este sistema en la nube.
También, te compartimos videotutoriales de cada herramienta y te recomendaremos cómo obtener resultados rápidos en tu negocio con este ERP.
Características y preferencias de roles
En el artículo anterior (Parte 1) sobre los features de Oracle NetSuite abordamos los tipos de roles existentes según cargo o función. Hicimos un resumen sobre la importancia de los roles y los mencionamos por subsidiarias. Ahora complementaremos esa información con la opción de preferencias, que son características que puedes personalizar para cada rol.
Estas se configuran en la pantalla de Rol, dentro de la sección de Preferencias. Por ejemplo, una de ellas te permite personalizar los gráficos que visualizará un rol, al establecer el fondo del gráfico. Es decir, si el usuario lo verá en líneas o en bandas.
En la misma vista de Rol, pero en la opción de Permisos → Transacciones, puedes establecer qué acciones son las que puede ver y/o realizar ese rol (por ejemplo, aprobar órdenes de venta; acceder al registro de auditoría de pagos; establecer cuotas; editar pronósticos; y muchos más). En la opción de Permisos → Restricciones, puedes restringir el acceso de ese rol a determinada información.
Flujos de trabajo
Desde una casa hasta un traje: todo lo que está diseñado a medida suele ser mejor. Oracle NetSuite también se puede configurar a la medida de tu empresa gracias a los flujos de trabajo.
Los flujos de trabajo te permiten automatizar y personalizar los pasos de cada proceso de tu empresa, como la generación de cotizaciones o la aprobación de órdenes de compra y venta. Estos son solo dos ejemplos, pero los flujos pueden construirse para procesos de todas las áreas, como finanzas, contabilidad, marketing o ventas.
La manera de construir los flujos es mediante una herramienta visual. Pueden ver un ejemplo en la imagen inferior. En esta herramienta, se coloca cada paso del proceso, así como las acciones que deben producirse según las lógicas.
Pongamos un ejemplo con un proceso de cotización, que se produce antes de que lo reciba el cliente. Todo inicia con la generación de una cotización. Luego, esta debe ser aprobada por un supervisor, como el gerente de ventas. En este segundo paso, se puede configurar una regla para que le llegue un correo electrónico a la persona encargada de la aprobación. Con la notificación, el gerente de ventas aprueba o rechaza la cotización dentro del sistema con un clic. Finalmente, se envía un segundo correo de notificación al creador de la cotización con esta respuesta.
También hay configuraciones predeterminadas del propio Oracle NetSuite para los flujos de trabajo. Por ejemplo, en el aspecto financiero y nivel de empleado (ubicado en la opción Listas → Ficha de Usuario), el sistema te permite establecer el límite de compra; es decir, hasta qué monto puedo ingresar una órden de compra. Otra opción es establecer qué usuario será el aprobador de compra y, en caso seas el aprobador de otra persona, puedes establecer hasta qué monto puedes aprobar.
Estas configuraciones son personalizables, como por centro de costo, o con otras lógicas; por ejemplo, ¿qué acción debe ocurrir si no se aprueba la órden en un plazo determinado?
¿Cómo obtener resultados rápidos con Oracle NetSuite?
Hemos visto que los flujos de trabajo te ayudan a adaptar Oracle NetSuite ERP a la medida de tu empresa. Al igual que los flujos, existe otro factor clave para lograr esta personalización y este es trabajar con un proveedor experto en servicios de implementación y soporte del ERP de Oracle NetSuite.
Un proveedor con experiencia garantizará que tengas resultados más rápidos con este ERP, gracias a una implementación ágil y por etapas, priorizando las funcionalidades que realmente impulsarán los procesos de tu empresa. En Latinoamérica, la empresa que cumple este criterio es LatamReady. Somos un partner oficial de Oracle NetSuite con más de 450 proyectos en toda la región. Para mostrarte nuestro expertise, hemos preparado una demo sobre flujos de trabajo para ti.
Forecast o Calendario de Facturación
Tan importante como dar un buen servicio o producto es tener la capacidad de cobrar en el momento acordado. Por ello, para ayudar a las empresas a planificar y sobre todo cobrar a los clientes a tiempo, el ERP de Oracle NetSuite cuenta con el Forecast o Calendario de Facturación.
Esta funcionalidad consiste en visualizar en un calendario de facturación (ver imagen superior) en qué mes o semana se deben facturar la órdenes de venta y a cuánto asciende el monto.
En cada fila del calendario se ubican las órdenes de venta con sus respectivos códigos. En las columnas están los meses y en cada celda está el monto a facturar. Cuando se factura, el valor pasa a ser 0. Es decir, tienes una visibilidad completa de todo lo que debes facturar en el año.
Sabemos que hay pedidos que no se facturan en fechas exactas sino por hitos o cumplimiento de objetivos. Estos casos también se pueden agregar al Forecast de Facturación o Billing Forecast de Oracle NetSuite.
En LatamReady, nuestro VP de Operaciones Edgard Carpio ha preparado para ti una demo de cómo funciona esta calendarización en el sistema. Si quieres conocer más acerca de este ERP, puedes visitar nuestra página de contacto y comunicarte con nosotros.
Presupuestos Contables
Puede ser frustrante para tu equipo de finanzas o contabilidad manejar los presupuestos de la empresa en hojas de cálculo o formatos no colaborativos. En otras palabras, que los cambios y ajustes de un analista no puedan ser visualizados en tiempo real por el resto del equipo.
En cambio, en el ERP de Oracle NetSuite puedes manejar y editar los presupuestos de manera online, y el resto del equipo podrá revisarlos en cualquier momento. Pero esto no es lo más importante.
En NetSuite puedes cargar distintas versiones del presupuesto, pues a medida que avanza el año habrán ajustes inevitables (¡esperando siempre que esa porque superaste la meta y necesitas!). Al cargar una nueva versión del presupuesto al ERP, podrás configurar el centro de costo, la clase, la subsidiaria y la unidad de negocio correspondiente. Es decir, puedes usar todos los segmentos que revisamos en la Parte 1 de las Funcionalidades de Oracle NetSuite.
¿Cuál es el resultado? Un reporte en línea (en formato de estado financiero), que te permitirá comparar cada versión del presupuesto frente al número real, en el rango de fechas que escojas. Puedes verlo en la imagen inferior donde:
- El número 1 de la columna Importe es el número real.
- El número 2 de la columna Importe del Presupuesto es el presupuesto según la versión que haya filtrado.
- El número 3 es el comparativo.
- El número 4 es el filtro donde escoges qué versión del presupuesto quieres revisar y comparar.
En LatamReady tenemos más de 13 años de experiencia en implementación y soporte del ERP de Oracle NetSuite para toda Latinoamérica. Compartimos nuestro conocimiento y por ello tenemos para ti una demo sobre los presupuestos contables que te hemos explicado.
Analytics & Business Intelligence
Hasta ahora hemos revisado las funciones estándares y personalizadas de Oracle NetSuite. Pero es momento de ir un paso más allá. ¿Qué ocurre si tienes que hacer un análisis cruzado de distintos datos en una sola pantalla? Por ejemplo, cruzar las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar en una sola vista. Y, ¿qué pasa si además te piden visualizarlo gráficamente?
En este punto es donde entra el módulo de Analytics y Business Intelligence del ERP de Oracle NetSuite. Nos gusta hablar de este módulo como si fuera una hoja de cálculo o libro de trabajo, solo trabajado de manera online y en el mismo ERP. Este libro de trabajo tiene distintas pestañas (ver imagen inferior) y te permite crear tablas dinámicas, combinar datos de distintas bases de datos (previamente configuradas en NetSuite) o plasmarlos en distintos tipos de gráficos.
Es decir, puedes armar reportes de manera más rápida y que por su propio diseño te permitirán analizar y tomar decisiones de manera ágil.
Conclusiones
1) En este artículo hemos profundizado en las preferencias de Roles, cuya configuración básica revisamos en el artículo anterior (Parte 1).
2) Además, hemos conocido los Flujos de Trabajo, que es una herramienta para armar visualmente los pasos de un proceso de tu empresa. Puedes usar flujos predeterminados y personalizados: ambos te ayudarán a ahorrar mucho tiempo y tener una trazabilidad clara de cada proceso.
3) También hemos explicado cómo funciona el calendario de facturación para tener una visibilidad de todas las órdenes por facturar en un periodo de tiempo. Además, hemos hecho un repaso de los presupuestos contables y el módulo de Analytics en Oracle NetSuite.
4) Si bien todas estas herramientas son importantes para comenzar a personalizar Oracle NetSuite, en el artículo también te hemos recomendado que trabajes con un proveedor experto en implementación y soporte de este ERP. Esto pues un proveedor implementará el ERP de manera ágil y priorizando esas personalizaciones que realmente necesita tu empresa. Una vez implementado, te dará el soporte adecuado en caso requieras cambios o nuevas funcionalidades. En América Latina, un partner experto es LatamReady.
¿Qué diferencia a LatamReady?
LatamReady es un partner oficial de Oracle NetSuite ERP en Latinoamérica. Tenemos más de 13 años de experiencia y 200 especialistas, con soporte local en 7 países de América Latina. Ayudamos a empresas a implementar el ERP o, en caso ya lo hayan implementado con otro partner o por su cuenta, también podemos darles soporte y ejecutar acciones para que usen Oracle NetSuite de manera más eficiente.
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