Si el ERP de Oracle NetSuite fuera una persona, reuniría las aptitudes de un colaborador ejemplar: agilidad, flexibilidad y manejo de funcionalidades ideales para la empresa. En este artículo, te daremos una vista rápida sobre las principales funcionalidades o features de Oracle NetSuite ERP (con video demos incluidos). Estas ayudarán a que tus procesos se ejecuten tan rápido como la regionalización de tu empresa.
Si tu empresa está expandiéndose en Latinoamérica, con Oracle NetSuite tendrás la información que necesitas bajo tu radar: desde el consolidado general hasta el detalle por subsidiaria según país. Trabajarás todo online, pues está alojado en la nube. Ahora sí, ¡vamos con las características y aprende cómo funciona NetSuite ERP! Recuerda que puedes ver más funcionalidades aquí, en la Parte 2 de este artículo, que explica los flujos de trabajo o el forecast de facturación.
Roles
El primer paso para una gestión eficiente es otorgar los accesos correspondientes según el rol de cada colaborador en una compañía.
En el caso de Oracle NetSuite, este ERP te permite configurar roles predeterminados y/o personalizados para cada usuario. Los roles son permisos y restricciones que tiene cada usuario para visualizar la información y usar el sistema.
NetSuite tiene roles clásicos según funciones y cargos de una empresa, pero lo más interesante son los roles a nivel de subsidiaria, algo fundamental para compañías con operaciones en distintos países.
- Roles clásicos. La suite cuenta con roles para gerentes (CEO, CFO), para directores(producto, ventas, marketing), para analistas, entre otros. Los permisos se pueden personalizar; por ejemplo, puedes asignar una pantalla o vista distinta de facturación entre el colaborador encargado de la revisión y el que cobra.
- Roles a nivel de subsidiaria. Otorgan permisos para visualizar y analizar los reportes de determinadas subsidiarias, así como para restringir el acceso a otras. Por ejemplo, un CFO global puede tener un rol para ver los estados financieros de todas las operaciones; mientras que un director por país solo de las operaciones en esa ubicación.
En LatamReady, partner oficial de implementación de Oracle NetSuite en la región, hemos preparado esta demo donde te enseñamos a configurar roles en NetSuite.
Portlets
Los portlets son vistas rápidas (plug-ins) que puedes añadir a los Dashboards de Oracle NetSuite (imagen superior) para tener una mirada inmediata de determinada información.
NetSuite tiene distintos tipos de portlets, como los que te permiten visualizar KPIs claves. En este grupo, puedes usar los siguientes:
Portlet con Indicadores Clave de Rendimiento.
Portlet Medidor de KPI: representación visual semicircular del avance de la métrica.
Portlet de Gráfico de Tendencia: compara gráficamente las métricas según periodo de tiempo.
- También tenemos el Portlet de Cuadro de Mando o Scorecard, que es una tabla, compara métricas entre distintos periodos contables y la diferencia entre estas.
La ventaja de los portlets del ERP de Oracle NetSuite es que lo pueden utilizar usuarios con distintos roles. Por ejemplo, un Dashboard con portlets puede ser utilizado por un CFO con visión de todas las subsidiarias, así como por un director de un país en específico. Ambos usuarios verán el mismo Dashboard, pero con distinta información (correspondiente a sus subsidiarias) y en distinto idioma.
Otros portlets que te ahorrarán muchas horas diariamente son las listas, las búsquedas guardadas, las búsquedas personalizadas y los recordatorios. Profundizaremos sobre los recordatorios a continuación.
Recordatorios o alertas
Hasta el colaborador más comprometido puede tener un olvido.
Ante esta situación, en NetSuite puedes gestionar y visualizar los recordatorios de tareas pendientes en el Home Dashboard. Este portlet está ubicado en la columna izquierda del Dashboard y también es personalizable.
En la imagen superior, puedes visualizar que hay recordatorios para pedidos de compra y órdenes de venta pendientes de facturar. También puedes visualizar las facturas por pagar, como los pagos pendientes a proveedores.
La ventaja de esta Suite es que no solo te muestra el número de documentos, sino que al hacer clic te dirige a la pantalla correspondiente para realizar la tarea. Por ejemplo, te lleva directamente a la pantalla de pagos para seleccionar documentos y realizar el proceso.
Recuerda que puedes personalizar estas alertas según los indicadores que necesites.
En LatamReady tenemos la siguiente demo 👇 sobre los tipos de recordatorios y su configuración.
Navegador de Subsidiarias
Para lograr la consolidación financiera de todas tus empresas primero debes definir la estructura en el Navegador o Jerarquía de Subsidiarias de Oracle NetSuite ERP.
El navegador tiene distintos niveles. En el nivel superior, se configura el Holding, que puede ser una empresa real o una creada en NetSuite para materia de consolidación. En un nivel inferior, puedes configurar las regiones o los países en donde operas. Si tienes distintas empresas en un país, puedes crear otro nivel inferior para que estén agrupadas y así tener una consolidación por país.
Puedes configurar una moneda local o corporativa para cada subsidiaria. El resultado es que las transacciones se registran en la moneda y subsidiaria correspondiente; además de poder filtrar tus estados financieros por subsidiarias.
Aprende más sobre el Navegador de Subsidiarias en la demo de aquí abajo preparada por LatamReady. Recuerda que todo este conocimiento es producto de nuestros 13 años de experiencia implementando Oracle NetSuite en la región, con soporte local en 7 países.
Multibooking o Multilibros
¿Cómo llevar distintos libros contables o fiscales en cada subsidiaria o país? Esta es una pregunta concreta cuya solución no siempre es sencilla. Sin embargo, Oracle NetSuite lo soluciona de una manera precisa y automatizada, gracias al multibooking o multilibros.
El multibooking permite que las empresas lleven en paralelo más de un libro contable o fiscal para una misma subsidiaria. Por ejemplo, un libro corporativo siguiendo los principios US GAAP y otro libro secundario siguiendo las normas fiscales del país.
Para lograrlo, cada vez que se registra una factura, el software crea en automático un asiento en paralelo en el libro primario y secundario. Es decir, ahorrarás mucho tiempo y ganarás precisión: no tendrás que ingresar los datos manualmente en cada libro.
Si quieres conocer más sobre esta y otras funciones de contabilidad de NetSuite, tenemos este artículo para ti.
Mira en la siguiente demo de LatamReady cómo funciona el Multibooking en NetSuite. En caso quieras conocer más, puedes contactarte con nosotros mediante nuestra página o agendando una reunión aquí.
Segmentos
¿Te imaginas qué tan rápido trabajarías si pudieras filtrar, con un solo clic, los estados financieros por período, centro de costo o subsidiaria?
Oracle NetSuite vuelve realidad este deseo ya que puedes filtrar, de manera online, los reportes financieros por distintos segmentos. Además, con los segmentos podrás visualizar los reportes de manera matricial (por ejemplo, balance general o el estado de resultados).
Los segmentos que detallaremos a continuación son adicionales a los segmentos como periodo, país o libro contable (en caso uses multibooking), que ya revisamos anteriormente. A continuación, te los detallamos.
- Subsidiarias: es el primer nivel de segmento contable, como lo explicamos anteriormente.
- Departamento: hace referencia al centro de costo. Puede tener varios niveles o subcentros.
- Clases: esta es una alternativa ideal para quienes visualizan el estado financiero por unidad de negocio. Se pueden definir subclases y jerarquías.
- Localidades: se refiere a las oficinas o sucursales de la empresa. En el caso de las compañías que manejan inventario, este segmento corresponde a los almacenes.
- Segmentos personalizados: puedes crear segmentos que se ajusten a las necesidades de tu empresa. Por ejemplo, para ver el estado financiero por una campaña, puedes
Como te mencionamos, podrás analizar los reportes de manera matricial y al hacer clic en cada dato, NetSuite te dirigirá al detalle de la transacción. Se pueden compartir entre empresas o restringir a un grupo.
Flujo estándar de venta
Para trabajar de manera eficiente, los equipos de una empresa deben seguir procesos con pasos claros. Para facilitar esta forma de trabajar, Oracle NetSuite permite configurar flujos de trabajo para tener una trazabilidad clara de cada paso.
Por ejemplo, en el caso de un flujo de venta, podrás personalizar los pasos que mejor se ajusten a los procesos de tu compañía. En NetSuite, podrías crear un flujo de venta con las siguientes etapas:
- Se crea una oportunidad comercial en el módulo de CRM de NetSuite.
- Se genera la cotización para el cliente.
- Se crea la orden de venta.
- Se aprueba la orden de venta por un usuario asignado.
- Se factura la orden, que corresponde al paso final.
Puedes determinar los pasos y los usuarios asignados para cualquier transacción que realices en este sistema.
Proyectos y Rentabilidad de proyectos
El módulo de proyectos de Oracle NetSuite ERP cuenta con informes para calcular la rentabilidad de los proyectos. Se visualiza el nombre del cliente, el proyecto específico, el costo de este y el ingreso que generó a la empresa. Como en todo informe de NetSuite, tienes la posibilidad de hacer drill-down para ver el detalle de cada dato.
Este módulo también permite hacer estimados del costo de cada proyecto. Puedes establecer la cantidad de horas y el valor por hora que invertirá un colaborador en un proyecto para un cliente. Si bien recién se contabilizará el costo cuando se registre en la hoja de tiempo, esta funcionalidad te ayudará para hacer estimados.
Funcionalidades Oracle NetSuite – Parte 2
Puedes conocer más funcionalidades de NetSuite en la Parte 2 de este artículo.
Conclusiones
1) Oracle NetSuite ERP tiene características o funcionalidades precisas para agilizar los procesos de empresas expandiéndose en distintos países de Latinoamérica.
2) Los roles son el primer paso para personalizar los accesos de cada usuario. Los portlets y recordatorios permiten visualizar de manera más rápida determinados indicadores y recibir alertas, respectivamente.
3) El navegador de subsidiarias y los multilibros (multibooking) contribuyen a la consolidación financiera y cumplimiento fiscal de las regulaciones de cada país.
4) Los flujos de trabajo contribuyen a tener una trazabilidad clara en cada proceso de la empresa.
5) Puedes conocer sobre los módulos de Oracle NetSuite ERP en este artículo y leer más artículos de Oracle NetSuite en Latinoamérica aquí.
6) Para aprovechar el máximo potencial de estas funcionalidades, es importante implementar Oracle NetSuite con un partner experto en Latinoamérica, como LatamReady. Conoce a continuación por qué es el mejor socio que puedes tener en la región.
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En LatamReady tenemos 13 años de experiencia implementando el ERP de Oracle NetSuite en toda América Latina. Contamos con más de 200 especialistas y equipos que dan soporte local en siete países, como México, Colombia, Brasil, Argentina, Chile, Perú y Ecuador.
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