Muchos países latinoamericanos han adoptado la facturación electrónica, como Colombia, México, Perú o Brasil. A diferencia de la facturación tradicional, que es un proceso manual con mayor inversión de tiempo, la facturación electrónica puede automatizarse para mejorar la eficiencia de la empresa.
Por ejemplo, para agilizar las cuentas por cobrar/pagar, e incluso optimizar el flujo de caja. Un ERP para facturación electrónica es un sistema que le permite a las empresas alcanzar esa automatización y precisión.
En este artículo, primero revisaremos en qué consiste la facturación electrónica. Luego, hablaré del rol de un software ERP para la emisión de estas facturas. Finalmente, te recomendaré un ERP y un proveedor de implementación experto en este proceso en Latinoamérica.
¿Qué es la facturación electrónica?
También llamado CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), este proceso consiste en la emisión de facturas que previamente son validadas por proveedores de facturación electrónica. Estos proveedores validan el documento (formato XML) y agregan un token digital. Luego, lo envían al beneficiario (cliente), a la empresa emisora y al organismo encargado de los impuestos del país respectivo.
En otras palabras, con la facturación electrónica las empresas gestionan de manera electrónica el envío de facturas a los proveedores. Ahora, la principal ventaja de usar este tipo de facturación es trabajarlo con una tecnología como el ERP.
Facturación Electrónica con un ERP
Trabajar la facturación electrónica desde un software ERP permite integrar y automatizar procesos de facturación y contabilidad. El beneficio es tanto para la empresa que vende el servicio o producto como para la que la adquiere.
Cuando una empresa genera una orden de venta en el ERP, el software automáticamente crea y envía la factura electrónica correspondiente, incluyendo impuestos o descuentos. Por lo tanto, la empresa no debe generar manualmente la factura a partir de los datos de la orden de venta.
La empresa receptora también se beneficia. Al recibir la factura en su ERP, el sistema hace un matching o “coincidencia” a 3 bandas. ¿Qué quiere decir esto? Que asocia 3 documentos: la factura electrónica; la orden de compra y el informe o comprobante de recepción.
Como consecuencia, la empresa puede agilizar o planificar el pago de la factura. Esto optimiza el flujo de caja tanto del comprador como del vendedor.
Por otro lado, una empresa puede tener distintos procesos de facturación: uno a uno, por lotes de cientos o miles, de manera masiva. Existen sistemas ERP, como el de Oracle NetSuite, que soportan distintos tipos de emisión para responder a las necesidades de las empresas:
- Uno a uno. Las facturas se emiten de manera individual. Consta de 2 pasos: primero se crea y luego se emite y envía la factura.
- Por lotes (batch). Pueden emitirse hasta 200 facturas por lote. También funciona con 2 pasos.
- De manera masiva. La emisión es de 1 solo paso. El límite de facturas lo determina la instancia de Oracle NetSuite.
- Ecommerce. La factura se crea automáticamente y es enviada uno a uno.
¿Cómo manejar los requisitos de cada agencia tributaria en Latinoamérica?
Lo explicado es el funcionamiento estándar de la facturación electrónica en un ERP. Ahora, las empresas que operan en América Latina deben asegurarse que el formato de la factura cumpla con los requisitos de la agencia tributaria de cada país.
Por ello, es importante que las empresas trabajen no solo con un ERP (como el de Oracle NetSuite), sino de la mano de un partner o socio experto en implementación. En Latinoamérica, LatamReady es un partner oficial de Oracle NetSuite que implementa su ERP y que además tiene procesos para que las empresas cumplan precisamente con esos requisitos legales de cada país. Conozcamos más a continuación.
El ERP de Oracle NetSuite y LatamReady
Como hemos revisado, el primer paso es implementar Oracle NetSuite ERP para automatizar el proceso de facturación electrónica (coincidencia a tres bandas) y, por consiguiente, de cuentas por cobrar y pagar. También, para emitir facturas según tus necesidades: uno a uno, masiva, por lotes, entre otras.
La implementación debe hacerse con un socio oficial de implementación, como LatamReady, pues el mismo NetSuite lo recomienda para tener una implementación exitosa. En LatamReady trabajamos el módulo de facturación electrónica con plantillas según los requerimientos de cada agencia tributaria (SUNAT, SII, DIAN, entre otros).
Luego, el segundo paso es asegurarnos que las facturas cumplan con el formato y requisitos de cada agencia tributaria. En este punto, en LatamReady tenemos un diferencial frente al resto. Conectamos NetSuite con proveedores de facturación electrónica (certificados por cada agencia tributaria) para que estos certifiquen y validen las facturas emitidas.
Esto no significa que nuestros clientes usarán distintas plataformas, porque manejan todo el proceso desde NetSuite.
Conversa con un experto
Ahora, ¿cómo empezar a usar Oracle NetSuite ERP y obtener todo su potencial? Para ello primero necesitas implementarlo siguiendo las mejores prácticas. Este proceso lo tienes garantizado si trabajas con un partner oficial de Oracle NetSuite para implementación y soporte.
Oracle NetSuite tiene una red de partners para América Latina, donde destaca LatamReady, pues es nominado cada año a partner del año para la región por el mismo NetSuite.
Conoce más sobre LatamReady aquí.
Puedes comunicarte con nuestros especialistas escribiéndonos al correo info@latamready.com o haciendo clic aquí abajo en la vía de contacto de tu preferencia.
Puedes reservar la hora y fecha de nuestra primera reunión en el calendario inferior. Te contamos: esta videollamada durará 15 minutos, donde te haremos preguntas para conocer los retos de tu empresa. Luego, haremos una evaluación interna y te contactaremos para coordinar una siguiente reunión en profundidad. Agenda la reunión en el calendario inferior.
Conclusiones
1) Primero hemos entendido qué es la facturación electrónica, que consiste en la emisión de facturas en formato XML previamente validadas por proveedores.
2) En segundo lugar, hemos conocido las ventajas de usar la facturación electrónica en cuestión de eficiencia y cómo el proceso se puede automatizar desde un ERP.
3) En tercer lugar, hemos conocido la labor de LatamReady de implementación del ERP de Oracle NetSuite, así como su solución para que las facturas electrónicas cumplan con los requisitos legales de cada país de Latinoamérica.
4) Para conocer más de otros módulos como contabilidad, finanzas o CRM, puedes leer otros artículos de Oracle NetSuite ERP aquí.