¿Cómo potenciar Oracle NetSuite ERP para el cumplimiento fiscal en América Latina? La respuesta es sencilla: el SuiteApp de LatamReady, nativo para NetSuite, permite manejar la facturación electrónica y los pagos electrónicos de forma masiva y en cumplimiento de la regulación de cada país. Esta herramienta, entre muchos otros más, es esencial para implementar Oracle NetSuite a nivel mundial, especialmente en regiones con complejas regulaciones fiscales como Latinoamérica.
Para obtener los mejores resultados en la facturación electrónica, el SuiteApp de LatamReady soporta diferentes versiones de emisión de facturas electrónicas, desarrolladas para diferentes tipos de negocios y países de LATAM. LatamReady soporta las siguientes versiones:
- Uno a uno
- Por lotes
- De forma masiva
En el caso de los pagos electrónicos, Oracle NetSuite ERP ofrece una robusta solución de pagos electrónicos. El SuiteApp de LatamReady trabaja con +40 bancos en Latinoamérica para gestionar los pagos de forma masiva, proporciona todas las herramientas necesarias para este proceso.
Facturación Electrónica
Mediante la facturación electrónica, las empresas van a poder emitir documentos de compra y venta, notas de crédito, notas de débito, y mucho más.
Empezaremos hablando de la emisión de documentos uno a uno.
Con el SuiteApp de LatamReady, podrás configurar en Oracle NetSuite campos estándar y campos personalizados según la localización geográfica del país en cuestión. Oracle NetSuite, siendo un ERP a nivel mundial, es un sistema que adapta y personaliza cada proceso según la normativa local. Así, dependiendo del país, se pueden solicitar distintas informaciones relacionadas con el método de pago, el tipo de documento legal, el prefijo o la serie para la emisión electrónica, entre otros aspectos de los procesos de facturación. Por ejemplo, en México es posible especificar la forma de pago y decidir si el método será por parcialidades o de una sola exhibición.
Dentro de la plataforma de Oracle NetSuite en su operación diaria, en el nivel de ‘Detalle’, los usuarios pueden asignar detalladamente las transacciones, ya sea de una o varias líneas, dependiendo del grado de especificidad que se requiera. Una vez registrada y guardada la transacción, se abre la posibilidad de generar y enviar documentos electrónicos de facturación. Estos pueden enviarse de forma individual o a través de un módulo masivo, y todas las modalidades están pre-configuradas en NetSuite.
Entre los documentos que se pueden emitir electrónicamente en NetSuite, encontramos las facturas, las notas de crédito y débito. En el caso de México, se incluyen complementos de pago, mientras que en Colombia se emiten documentos de soporte o notas de ajuste. Por otro lado, en Chile se pueden generar facturas de compra y notas de crédito de compra.
Por razones de seguridad y para garantizar la integridad de la información, todos los datos y documentos se conservan exclusivamente dentro de NetSuite, en una sección denominada ‘File Cabinet’. De esta manera, los usuarios pueden estar seguros de que su información está protegida y centralizada en un único lugar.
Pagos Electrónicos
Una vez que estos documentos están emitidos y han sido autorizados, se almacenan en NetSuite en formatos XML o PDF. Los usuarios tienen acceso a un registro detallado que muestra el estatus del documento, indicando si ha sido aceptado o rechazado, y en caso de ser rechazado, se especifica el motivo. Adicionalmente, en el sistema se mantendrá el XML que se envía a entidades como el SAT y el XML autorizado que es devuelto por el gobierno cuando la transacción electrónica ha sido aprobada. Es importante mencionar que este último podría estar encriptado por el ente gubernamental.
Cuando hablamos de pagos electrónicos, el SuiteApp de LatamReady se destaca por su versatilidad y capacidad de adaptación a diferentes contextos bancarios. Actualmente, esta herramienta integra funcionalidades específicas para más de 40 bancos de diferentes países.
Funcionamiento del Módulo
El módulo de pagos electrónicos brinda dos alternativas para generar archivos de pago. La primera opción permite seleccionar facturas que están pendientes de pago, de manera similar a cómo se opera en el módulo estándar de Bill Payments de NetSuite. Al optar por esta modalidad, el usuario iniciará seleccionando la entidad bancaria previamente configurada en el sistema. Acto seguido, NetSuite filtrará y mostrará las transacciones en base a la subsidiaria y la moneda que maneja el banco seleccionado. Posteriormente, es posible determinar la fecha de pago y el periodo contable.
Una vez definidos estos parámetros, el sistema mostrará todas las facturas pendientes de pago. Para una mayor comodidad en el manejo de la información, es posible filtrar las facturas por proveedores, visualizando todo lo que está pendiente de abonar. En este punto, el campo “Estimated Amount” sumará automáticamente el monto total de las facturas seleccionadas. Una vez listo, al seleccionar “Process”, el usuario será redirigido a una segunda pantalla.
Dentro de esta segunda pantalla, el campo “Payment Day” es crucial. Este permite programar el pago en un día específico, asegurándose de que el banco procese el pago correctamente y no haya rechazos. Es importante destacar que NetSuite sólo registrará el pago una vez activada la opción “Generate Payment” y tras recibir la confirmación del banco sobre la efectividad de la transacción.
En cuanto al formato de archivo generado para los pagos, este será adaptado según las especificaciones de cada banco, pudiendo ser, por ejemplo, en TXT o CSV
Conversa con los especialistas
En caso estés interesado en conocer más sobre el ERP de Oracle NetSuite, puedes comunicarte con los consultores especializados de LatamReady escribiéndonos al correo hola@latamready.com o haciendo clic aquí abajo en la vía de contacto de tu preferencia. Aquí abajo puedes conocer más sobre nuestra experiencia.
Puedes reservar la hora y fecha de nuestra primera reunión en el calendario inferior. Te contamos: esta videollamada durará 15 minutos, donde te haremos preguntas para conocer los retos de tu empresa. Luego, haremos una evaluación interna y te contactaremos para coordinar una siguiente reunión en profundidad. Agenda la cita en el calendario inferior.