¿Qué es un CRM y un ERP? Diferencias entre cada uno

Introducción

Un ERP y un CRM son softwares que las empresas suelen usar en sistemas separados. En este artículo, conoceremos las características de cada uno. Luego, te contaremos cómo puedes manejar ambas soluciones (ERP y CRM) en un único sistema y las ventajas para tu empresa. 

Se suele asociar a las funciones de un ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) solamente con la gestión y automatización de procesos financieros y contables. Por ejemplo, libros contables, estados financieros, cuentas por cobrar y por pagar, facturación, presupuestos y proyecciones. 

Mientras tanto, el CRM (Gestión de Relaciones con Clientes), es asociado específicamente a las áreas de ventas y marketing, para monitorear todo el ciclo de vida del cliente: desde que se genera la oportunidad (o lead), hasta que se factura la orden de venta. Pero ¿existe el caso en el que ambos sistemas estén integrados? 

¡Claro que sí! Desarrollaremos este caso más adelante. Primero, veamos las diferencias entre un sistema ERP y un CRM. 

¿Qué es y para qué sirve un sistema CRM?

Por ejemplo, si manejas la gestión con clientes basándote en hojas de cálculo o en el historial de correos electrónicos, estás llevando un monitoreo manual que impide que tengas un panorama en tiempo real y completo.

Puede que tu compañía esté perdiendo oportunidades para atender mejor a un cliente o incluso encontrar oportunidades de up-sell o cross-sell.  

Otro ejemplo es la gestión con los clientes potenciales de tu empresa. Si no tienes un sistema donde ver el estado de atención de cada uno (en tiempo real) o la probabilidad de convertirse en venta (cualificación del lead), definitivamente necesitas un CRM.

En resumen, hemos identificado las 2 funciones principales de un CRM, que integra los dos siguientes procesos: 

• Automatización de Marketing
• Automatización del trabajo de la Fuerza de Ventas

Automatización de Marketing

• Esta etapa inicia cuando la empresa recibe un cliente potencial o prospecto. 
• Una de las funciones del CRM es ser una base de datos donde se almacena la información de cada cliente potencial. Tienes una visión en tiempo real y completa del canal de dónde provino el cliente, el producto o servicio que le interesa, su estado de atención, entre otros datos clave. 
• Puedes categorizar el tipo y calidad del prospecto para que la fuerza de ventas priorice los contactos con mayor posibilidad de cierre. 
• Visualizas el flujo del cliente potencial a lo largo del embudo de conversión, lo que te ayuda a encontrar puntos de abandono. 
• Existen CRMs que te permiten crear landing pages y formularios en línea para estrategias de prospección. Los datos se almacenan en la base de datos del CRM. También, te permiten crear estrategias de email marketing y segmentar usando la información de cada contacto.

Automatización del trabajo de la Fuerza de Ventas

• Esta etapa inicia cuando se va a atender esa oportunidad o cliente potencial generado por marketing. 
• Un CRM agiliza el análisis de clientes potenciales y la elaboración de cotizaciones, órdenes de ventas, pronósticos y comisiones. 
• En la etapa del análisis de los clientes potenciales, el equipo de ventas puede visualizar la cualificación del lead y datos clave para priorizar la atención de quienes tienen más probabilidad de cierre. 
• En la etapa de cotización, esta solución agiliza el cálculo del precio del producto o servicio (configurando descuentos o promociones),
• Un CRM almacena toda la información respectiva del cliente, desde la cotización hasta la órden de venta. 
• Para mejorar la relación con los clientes actuales, esta solución le da una visibilidad completa al equipo de ventas. Por ejemplo, tienen un monitoreo sobre tickets de servicio al cliente que están pendientes o pagos pendientes por parte de los clientes.

¿Qué es y para qué sirve un sistema ERP?

Un ERP es un sistema de software utilizado por todo tipo de empresas para gestionar y automatizar diversos procesos de su organización, como contabilidad, finanzas, facturación o recursos humanos. Es una gran base de datos para centralizar la información financiera y operativa de tu organización, que puede estar trabajando con sistemas y bases separadas o desconectadas entre sí. 

Existen ERPs alojados en la nube. Es decir, cuyo servidor está alojado en internet, por lo que los colaboradores de tu empresa podrán trabajar desde cualquier parte del mundo y editar los reportes en línea. 

Dato importante: los ERPs más avanzados también incluyen módulos para procesos de marketing y ventas, pero de esto último hablaremos más adelante.

Una señal de que tu empresa necesita un ERP es que trabajan la contabilidad en tablas dinámicas de hojas de cálculo o sistemas básicos como Quickbooks. Esta manera de trabajar es poco eficiente y está expuesto a errores en el ingreso de los datos. En cambio, esta información debería ser lo más precisa y fiable posible, pues la gerencia la usará para tomar decisiones estratégicas. Este escenario puede aplicarse a otros procesos, como facturación o cierre financiero, donde puede que los datos no se trabajen en línea, ni estén estandarizados o actualizados. 

A continuación, conozcamos los beneficios de trabajar con un ERP para cada área, así como las integraciones que se generarán entre estas por tener la data centralizada. 

Ahora que ya conoces los beneficios y diferencias de un CRM y un ERP en tu empresa, vamos al punto importante: ¿es posible trabajar ambas soluciones en un mismo sistema?, ¿cómo se beneficia tu empresa de esta integración? La respuesta es que sí es posible gestionar ambas soluciones en un mismo software. Profundicemos sobre sus beneficios a continuación. 

Ventajas de manejar un CRM y un ERP en solo sistema

Manejar un CRM y un ERP en un solo sistema te permite integrar y organizar mejor los procesos de tu organización —que se han venido trabajando de manera aislada—. Se puede pensar que procesos como finanzas o ventas cumplen misiones totalmente distintas, pero en realidad apuntan al mismo objetivo: organizar y hacer crecer la empresa. 

Manejar un CRM y un ERP en sistemas distintos y aislados es recurrir a distintas herramientas para llegar al mismo objetivo, lo que puede hacer el trabajo más lento e ineficiente. 

Si comparamos este caso con nuestro hogar, manejar el CRM y el ERP en un mismo software es como controlar distintas tareas de la casa —que a primera vista pueden no tener relación— desde un solo dispositivo: capaz de prender las luces, abrir la puerta o realizar llamadas. Puede parecer utópico, pero sí es posible.

Esto es posible con el ERP de Oracle NetSuite, que incluye un potente módulo de CRM para gestionar los procesos de la fuerza de ventas y marketing. Oracle NetSuite es un ERP en la nube y Saas; es decir, está alojado en un servidor en internet y es el mismo proveedor quien se encarga de su mantenimiento y de las actualizaciones. 

Según el estudio Gartner, uno de los más prestigiosos en relación a herramientas tecnológicas, Oracle NetSuite está posicionado como una suite Líder en Gestión Financiera en la nube. Conozcamos los beneficios de manejar el ERP y CRM en un solo sistema como Oracle NetSuite.

Beneficios de la integración del ERP y CRM de Oracle NetSuite

1. Integración de procesos. Un vendedor podrá acceder a la información de un cliente, como historial de pedidos, pago de facturas o tickets de atención pendientes. Se agilizará la atención y contribuirá a la relación para mejorar la retención o para conseguir ventas cruzadas.

2. Integrar las finanzas con el área de ventas. Un analista financiero podrá acceder al CRM para calcular comisiones por vendedor o los descuentos por pedidos. En caso se implemente el módulo de recursos humanos en el ERP, el equipo de finanzas podrá detectar si un aumento o disminución de venta se debe a la incorporación o deserción de colaboradores, respectivamente.

3. Integrar las finanzas con indicadores de marketing o ventas. Los indicadores de venta proporcionados por Marketing y Finanzas no suelen coincidir entre sí. En cambio, con la información centralizada en el CRM habrá una única fuente de verdad. Esto ayudará a elaborar pronósticos y medir el avance del objetivo.

Además, para extraer la información y armar los reportes no es necesario saber programar, pues en Oracle NetSuite puedes recurrir a queries SQL o xQL. 

Ahora que ya conoces las ventajas de trabajar de manera integrada, veamos los diferenciales del CRM de Oracle NetSuite frente a otras opciones.

Diferenciales del CRM de Oracle NetSuite frente a otros

¿Qué alternativa debe usar en mi empresa?

La etapa y madurez de tu negocio definirá si es recomendable que unifiques las soluciones; que aún las mantengas por separado; o que por el momento solo uses una de ellas.  

Conclusiones

1) En este artículo hemos revisado las funciones de un ERP y de un CRM de manera individual. Un ERP tiene una función 360° para automatizar y centralizar distintos procesos de tu empresa, como finanzas, contabilidad, inventario o facturación. Un CRM es una herramienta para gestionar la generación y atención de clientes por parte de los equipos de marketing y ventas.

2) Luego, hemos visto los beneficios de manejar ambas soluciones en un único sistema, como es Oracle NetSuite. Esto contribuye a integrar y organizar procesos que se solían trabajar de manera aislada, lo que permite tener información centralizada en una única fuente de verdad.

3) Ahora, si estás interesado en conocer más del ERP de Oracle NetSuite y su módulo de CRM, te recomendamos conversar con expertos en servicios de implementación y soporte de este ERP. En Latinoamérica, un proveedor con gran trayectoria es LatamReady.

¿Qué diferencia a LatamReady?

LatamReady es un partner oficial de Oracle NetSuite ERP en Latinoamérica. Tenemos más de 13 años de experiencia y 450 proyectos de Oracle NetSuite desarrollados en países de la región.

• Ayudamos a empresas a crecer y operar de manera más eficiente a través de la implementación del ERP. También trabajamos con empresas que ya lo tienen implementado, pero que buscan tener soporte e implementar nuevos módulos o features. 
• Antes de implementar el ERP , tu empresa necesita comprar previamente la licencia de Oracle NetSuite. Al trabajar con nosotros, también negociaremos para ti el mejor precio de la licencia. 

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