Guia completo para um projeto de implementação de ERP

Conheça os 6 passos que você deve seguir em sua empresa para conquistar com sucesso um projeto de implementação do ERP.

Um projeto de implementação de ERP em uma empresa é semelhante a correr uma maratona: requer uma preparação cuidadosa e estratégica para completar cada etapa dentro do prazo estabelecido. Neste guia abrangente, detalhamos a metodologia de implementação de um sistema ERP em 6 etapas (com um PDF para download incluído) e perguntas-chave que um diretor ou gerente precisa ter em seu radar. 

Este processo em sua empresa pode parecer um desafio tão ambicioso quanto correr uma maratona completa de 42 km, e é!! Mas na realidade é um desafio para o qual a fórmula ou solução já existe: você só precisa de um plano de treinamento para cada etapa. Dessa forma, você alcançará seu objetivo.

O que é uma implementação de ERP?

Um ERP é um sistema de planejamento de recursos empresariais que permite racionalizar os vários processos de sua empresa e assim ter uma visibilidade de 360° de informações. A implementação do ERP é o processo que uma empresa segue para utilizar este sistema de forma transversal entre suas áreas. Ela requer o trabalho conjunto de diferentes perfis e, sobretudo, seguir uma metodologia com determinadas etapas.

6 etapas do projeto de implementação do ERP: como fazê-lo?

A metodologia de implementação de um ERP tem seis etapas que descreveremos a seguir. Falaremos sobre cada etapa comparando-a com os passos para superar outro desafio igualmente desafiador: correr uma maratona.

Aprenda os 6 passos que você precisa seguir em sua empresa para conquistar com sucesso um projeto de implementação de ERP.

1. Planejamento: traçar a rota

A primeira etapa começa com a definição da equipe interna que estará envolvida na implementação do ERP. 

Pense nas áreas que irão trabalhar com o novo sistema ERP, pois um representante de cada uma delas deve fazer parte da equipe interna e trazer para a mesa os principais desafios que elas querem superar com o ERP.

Assim como na preparação para uma maratona, onde o primeiro passo é conhecer seu corpo e melhorar seus pontos fracos, em um processo de implementação é fundamental que este representante conheça os processos a serem melhorados em sua área e, acima de tudo, tenha o poder de decidir sobre as funcionalidades do ERP a serem adotadas. 

Por outro lado, esta equipe interna também precisa de representantes da área de TI, porque eles sabem como seu sistema atual funciona e falarão a mesma língua que o fornecedor que está implementando. 

Mais comumente, a equipe é composta por gerentes e chefes de áreas como finanças, marketing e TI. Em resumo, reunir a equipe tem dois objetivos:

  1. Definir os processos que eles querem agilizar e as ‘dores’ a serem resolvidas com o ERP. 
  2. Estabelecer o papel de todos no processo. Por exemplo, certos membros da equipe coordenarão diretamente com o fornecedor que implementará o ERP.

Nesta primeira etapa do projeto de implementação, você também define o que vai medir e como medi-lo. Para fazer isto, você deve estabelecer com esta equipe interna os KPIs que são relevantes e realistas. Quando o plano (objetivos, equipe e áreas envolvidas) é aprovado, começa a segunda etapa.

2. Seleção de ERP e fornecedores

Paso 2 de Implementación: Elección del ERP y Proveedor

O segundo passo é escolher qual sistema ERP implementar e com qual fornecedor especializado em implementação trabalhar.

Assim como para uma maratona, onde a escolha da rotina de treinamento correta é a chave para atingir o objetivo, a escolha do ERP e do fornecedor determinará em grande parte o sucesso das próximas etapas.

O ERP deve abordar as “dores” levantadas na fase anterior.

Recomendamos que você faça um documento de orientação e considere as seguintes perguntas sobre o ERP, o fornecedor e a implementação futura:

  • Como os dados serão migrados do sistema atual para o novo ERP? 
  • Quanto tempo levará a implementação e quanto custará? Quais módulos e funcionalidades são necessários?
  • Definir processos: Você vai usar as melhores práticas de ERP ou vai personalizar o sistema?
  • Adaptar-se ou adotar? Decida se deve adotar a configuração do ERP, ou adaptá-la e personalizá-la às suas necessidades. Considere casos de uso e casos de teste. 
  • O fornecedor tem experiência de implementação nos países em que você opera? 
  • Como sua equipe de TI será treinada para usar o ERP?

Recomendação: A escolha de um ERP na nuvem economizará seu investimento e esforço em servidores e hardware locais. Uma boa alternativa é o Oracle NetSuite ERP, que também possui módulos e funcionalidades que são ideais para empresas em processo de expansão em toda a América Latina.

Quanto ao fornecedor de implementação do Oracle NetSuite ERP, na América Latina há um verdadeiro maratonista que já corre em diferentes países há mais de 13 anos e conhece a melhor maneira de operar em cada país.  Este fornecedor é a LatamReady, que implementa e adapta o ERP para as necessidades de sua empresa. Você aprenderá mais sobre a LatamReady ao longo de todo o artigo.

3. Vamos ao trabalho! Implementação do ERP

Com a rotina de treinamento definida, agora é hora de começar a correr. Na metodologia de implementação do ERP, esta etapa consiste em executar a implementação e migração dos dados. Trata-se de um trabalho conjunto entre o fornecedor escolhido e os perfis técnicos de sua empresa (que você definiu na primeira fase do projeto). 

Nesta etapa, você deve seguir as diretrizes estabelecidas na fase dois. Por exemplo, para a migração de dados para o novo sistema, você já deveria ter estabelecido quais informações serão carregadas desde o início. Não recomendamos que você carregue todos os documentos no início, mas que priorize os que você precisará no primeiro dia de lançamento. Lembre-se de que mais trabalho nem sempre é melhor trabalho.  

Nesta fase, você deve verificar a precisão dos dados a serem migrados. Devem estar atualizados, sem duplicatas ou erros.

Esta precisão na implementação é possível com a LatamReady. Como mencionamos anteriormente, a LatamReady é um parceiro especializado na implementação do NetSuite ERP em mais de 450 empresas na América Latina. Os desafios e os regulamentos são diferentes em cada país, portanto tem uma equipe local em cada um deles.

4. Tentativa e Erro

A quarta etapa consiste em testar o ERP e corrigir quaisquer erros. Isto geralmente é feito em um ambiente de teste chamado sandbox. Considere os três aspectos a seguir para esta fase de testes:

  • Usar dados reais do usuário para executar processos, fluxos de trabalho e relatórios. 
  • Realizar testes de qualidade, desempenho e aceitação do usuário. Verificar os casos de teste, que são condições não cobertas pelo fluxo regular. 
  • Cada área do negócio deve testar e validar os fluxos que se aplicam a eles.

Quando você tiver a “verificação” destes três pontos, você pode passar para o próximo passo, o número cinco. 

5. Treinamento do sistema

Uma vez que a implementação do ERP esteja completa, é hora de os funcionários da empresa serem “treinados” no uso do sistema.

Afinal, são eles que estarão usando o sistema no dia-a-dia. Portanto, você deve rever o documento produzido na segunda fase e implementar o plano de treinamento.

A melhor alternativa é receber treinamento de especialistas. Há parceiros como a LatamReady que, além de implementar o sistema ERP, oferecem a seus clientes acesso a cursos de treinamento on-line em diferentes idiomas (espanhol, português e inglês). A partir da LatamDojo, sua plataforma de e-learning, sua equipe interna será capaz de treinar e ficar em forma para tirar o máximo proveito do ERP.

6. Um, dois, três … fora! Go live

É o momento da verdade e o momento da partida! Você passou por um longo caminho de vários meses: primeiro você definiu a equipe; depois você montou o plano de ação e começou o treinamento; para finalmente chegar preparado para o dia da saída ao vivo.

Sempre há eventos imprevistos que podem ocorrer durante a vida, mas estes podem ser resolvidos se você seguir esta metodologia de implementação do ERP. Mais ainda, se você contratou um especialista em implementação de ERP nos países da América Latina onde você opera.

Dica secreta: Como as empresas que operam na América Latina têm que emitir relatórios legais, a LatamReady recomenda que você vá ao ar no primeiro dia útil do mês.

Uma vida bem sucedida é um marco para sua empresa, tão grande quanto correr os 42 quilômetros de uma maratona. Devido à distância e ao esforço, ambos os desafios podem parecer excessivamente complicados, mas um plano de execução passo a passo facilita. 

Após algum tempo decorrido deste marco, você pode analisar se precisa de novas funcionalidades ou integrar outros sistemas com o ERP. Entretanto, isso é motivo para rotas futuras. Por enquanto, ganhe sua medalha e comece a desfrutar da nova agilidade de seus processos!

Perguntas para implementação do ERP

Um ERP é um sistema que irá contribuir para a transformação digital de sua empresa. Por ser uma grande mudança, seus funcionários ou superiores podem ter dúvidas sobre sua implementação. Aqui estão 6 perguntas comuns que eles podem fazer e suas respostas.

Minha empresa precisa de ERP?

Há vários sinais de que sua empresa precisa utilizar o ERP para seus processos. Você está trabalhando com muitas planilhas e bancos de dados que estão desconectados uns dos outros? Você não tem visibilidade em tempo real dos dados-chave de suas operações? Ambos são sinais claros de que você precisa de um ERP. Aqui estão 4 bandeiras vermelhas que sua empresa precisa de uma, como o NetSuite do Oracle.

Quanto custa e quanto tempo leva para implementar o ERP em uma empresa?

O tempo e o preço de um projeto de implementação de um ERP é altamente variável, pois dependerá do número de módulos e das funcionalidades que sua empresa necessita. Entretanto, a duração pode variar de 4 a 6 meses, ou ser prolongada, dependendo da complexidade.

O preço dependerá das necessidades de sua empresa, embora a implementação de um ERP baseado em nuvem possa custar 30% menos do que um ERP no local. Lembre-se também que não é um custo único, mas está dividido em licenciamento de software, implementação, suporte, entre outros.

De que papéis preciso em minha equipe interna de implementação?

A equipe interna de sua empresa que irá trabalhar com o fornecedor na implementação deve funcionar como uma “equipe dos sonhos”. A equipe deve ter um patrocinador ou embaixador interno; um gerente para liderar as etapas, assim como gerentes de área ou especialistas. Leia mais sobre os papéis e missões aqui.

Qual ERP escolher?

Existem diferentes ERPs e você deve escolher um. Uma boa alternativa é o Oracle NetSuite ERP. É baseado na nuvem e tem funcionalidades para empresas que operam em diferentes países da América Latina, tais como demonstrações financeiras e relatórios contábeis por subsidiária e em base consolidada. 

Como implementar o Oracle NetSuite ERP?

O projeto de implementação do NetSuite ERP segue passos muito semelhantes aos desenvolvidos neste artigo, portanto, você também pode usar este guia. Quer você escolha Oracle NetSuite ERP ou outro, recomendamos a implementação com um parceiro especialista na região.

 Por que contratar um parceiro especialista em implementação?

É essencial que você trabalhe com um fornecedor especializado em implementação de ERP na América Latina. Primeiro, porque eles entenderão suas necessidades comerciais para que a solução realmente impulsione o crescimento. Em segundo lugar, porque eles conhecerão as regulamentações de cada país da região e permitirão que você tenha todas as frentes cobertas (mesmo aquelas que você não sabia que precisava conhecer). A melhor opção na região é a LatamReady.

Por que escolher LatamReady?

LatamReady é o parceiro oficial número 1 para implementar o Oracle NetSuite ERP em toda a América Latina. Desde 2009, está operando na região há 13 anos com mais de 170 especialistas e apoio local em espanhol, português e inglês. Realizou mais de 450 projetos em startups, fintech, empresas de software, empresas multi-latinas e muito mais.

Você pode agendar uma conversa com a LatamReady aqui ou escrever para eles pelo Whatsapp. Este primeiro contato é uma oportunidade para você contar-lhes sobre as necessidades de sua empresa e descobrir juntos como o Oracle NetSuite ERP pode levar sua empresa a outro nível.

 Implementação do ERP em um PDF da empresa 

Preparamos para você um modelo PDF das etapas para implementar um ERP e os critérios a serem levados em conta em cada etapa.

Clique aqui ou no botão abaixo para fazer o download. Você pode utilizá-lo em seu processo e anotar quaisquer dúvidas ou questões pendentes de implementação.

Published by LatamReady: Oracle NetSuite Latin America

Founded in 2009, we have over a decade of experience implementing Oracle NetSuite in multiple industries and helping international corporations unlock growth with the LatamReady SuiteApp, an integrated Tax Compliance solution within Oracle NetSuite for 18+ countries in Latin America, including Brazil, Mexico, Colombia, Chile, Peru, Argentina and more!

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