En este artículo, conoceremos cómo Oracle NetSuite ERP y su módulo de CRM ayudan a las empresas a gestionar sus procesos de contabilidad y de ventas. Con videotutoriales incluidos.
Introducción
Si estás buscando una empresa consultora ideal, ¿existe una mejor opción que una del mismo rubro de tu empresa y que entienda tus necesidades reales? No lo creo. Ese es el caso de LatamReady: al igual que las empresas de software o TI, nuestra misión también es implementar uno en empresas para ayudarlas a crecer en Latinoamérica.
Hemos agilizado y estandarizado nuestros procesos internos y también los de nuestros clientes a través de la implementación de Oracle NetSuite, que es una suite que combina dos soluciones de software: ERP y CRM. Por ello, queremos mostrarte cómo esta suite puede ayudar a empresas que distribuyen software en la región a crecer y gestionar los procesos de contabilidad, cotizaciones y ventas.
Hablaremos de cómo NetSuite puede ayudar a tu equipo de ventas a manejar la complejidad comercial para establecer precios con los márgenes que buscas. Abordaremos temas como las cotizaciones y precios, incluyendo descuentos y promociones. Luego, explicaremos cómo la información de las órdenes de venta se ven reflejadas en el módulo de contabilidad y finanzas de Oracle NetSuite, que ayuda a gestionar los estados financieros de tu empresa.
Toda esta información está basada en nuestros 13 años experiencia y 200 especialistas que implementan Oracle NetSuite en distintas empresas de Latinoamérica, como en empresas de software. Por si fuera poco, también está basada en nuestra propia experiencia. Sí; obviamente en LatamReady también operamos con el ERP y CRM de Oracle NetSuite.
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Oracle NetSuite ERP para procesos comerciales y de ventas
El ERP de Oracle NetSuite tiene un módulo de CRM para gestionar todo el ciclo de vida del cliente, desde que se registra los datos de un posible cliente, hasta que se convierte en una venta o en una venta cruzada o incremental. Empecemos con las cotizaciones.
Cotizaciones
En Oracle NetSuite puedes elaborar y enviar las cotizaciones a tus clientes de manera ágil y con los márgenes que buscas. Para ello, la solución te brinda las siguientes funcionalidades:
- Pricing. Para establecer el precio de un servicio en una cotización, NetSuite maneja listas con precio base, listas descontadas, listas con markup.
- También se puede establecer el precio en función de promociones o campañas comerciales. Por ejemplo, si se envía una campaña de email marketing con un cupón de descuento, se puede configurar este mismo código de cupón en NetSuite con una vigencia determinada. De esta manera, cada vez que el ejecutivo de ventas ingrese el código al momento de la cotización, el sistema automáticamente aplicará el descuento correspondiente.
- Precios personalizados por producto o por cliente. Es posible configurar que para determinados clientes se aplique un precio específico cada vez que se les realice la cotización de un proyecto. Pasa lo mismo con los productos, se puede determinar que un grupo de productos (por ejemplo, hardware) tengan un porcentaje de descuento.
- Una ventaja de la suite es que una vez elaborada la cotización, puedes enviarla desde Oracle NetSuite al cliente. Esto pues este ERP te permite enviar correos electrónicos desde su sistema, manteniendo tu correo de trabajo como el remitente. Además, si la cotización es aprobada, el equipo de ventas genera la orden de venta desde NetSuite, que heredará toda la información de la cotización.
Ahora que hemos revisado las herramientas del CRM para el equipo de ventas, veremos el módulo de proyectos para administrar los recursos asignados a cada proyecto.
Módulo de Proyectos
Project Resource Management
Esta funcionalidad de Oracle NetSuite permite visualizar y administrar los recursos (como colaboradores) para un proyecto; por ejemplo, de instalación de un software. Desde esta herramienta, se asignan las horas que debe dedicar cada trabajador a un determinado proyecto y la tarifa por hora de cada uno. También se tiene una visualización del porcentaje de avance de cada proyecto.
Así, se tiene una visión del costo de cada proyecto y se pueden tomar decisiones para reasignar o agregar recursos. Como todo se trabaja de manera online, todos los cambios se ejecutan de inmediato y pueden ser visualizados por todos los responsables. También existe el dashboard de Resource Allocation, para reservar recursos para un proyecto bajo el calendario de trabajo.
Centro de Empleados
Este recurso funciona como una hoja de tiempo para tener el control de los gastos o tiempos que han utilizado los empleados en los proyectos. Se pueden ingresar los informes de gasto, de adquisiciones y de horas asignadas a cada tarea. Una ventaja de Oracle NetSuite es que los proveedores de tu empresa también pueden tener acceso a ese recurso, para que ellos vean el estado de la órdenes de compra que les has solicitado.
Informes de Rentabilidad
Este informe permite visualizar la rentabilidad y margen de los proyectos por un periodo de tiempo; por unidad de negocio; así como compararlos frente al presupuesto.
En el siguiente cuadro puedes ver otros informes predeterminados que tiene disponible Oracle NetSuite ERP.
Marketing y Finanzas en un único sistema.
Al manejar el sistema ERP y CRM en una única suite, como lo es Oracle NetSuite, toda la información de los procesos comerciales (como órdenes de venta) se verá reflejada en los reportes financieros. De esta manera, tienes la información centralizada en un sistema común y en línea, que puede ser consultado por los distintos departamentos de la empresa. A este efecto le llamamos “una única fuente de verdad”.
Si deseas conocer más sobre este ERP, puedes leer otros artículos sobre Oracle NetSuite en Latinoamérica aquí.
Contabilidad y Finanzas
El módulo de contabilidad y finanzas de Oracle NetSuite ERP ayudará a gestionar los siguientes procesos de tu empresa de software.
Estados Financieros y Consolidación Financiera (videotutorial)
Ya sea que tu empresa opere en distintos países o en una sola localización, el ERP de NetSuite te permitirá centralizar la información de todas tus subsidiarias y consolidar los estados financieros.
Para ello, NetSuite tiene reportes predeterminados que siguen la estructura de los estados financieros, y que se actualizan en línea y en tiempo real a medida que el equipo de contabilidad registra las transacciones en el sistema.
Además, NetSuite te permite configurar una estructura de subsidiarias, partiendo de un Holding (que puede ser real o ‘ficticio’ para efectos de consolidación) y agregando las subsidiarias por país. De esta manera puedes ver la consolidación financiera de dos maneras.
- De forma global. Consolida todos los países y sus subsidiarias, y lo más común es que contabilice las transacciones en dólares.
- Por país. Agrupa la información de todas las subsidiarias de un país determinado. Puedes configurar en moneda local, como pesos o soles.
Puedes analizar los reportes en línea usando segmentos de Oracle NetSuite como departamento (centro de costo), clases (unidad de negocio), localidades (oficinas) o segmentos personalizados como campañas comerciales que hayas previamente configurado.
Multimoneda (videotutorial)
Oracle NetSuite es multimoneda, pues te permite visualizar los reportes financieros en la moneda local que hayas configurado y además de manera dolarizada.
Para ver los estados financieros en una moneda distinta a la de registro o contabilidad, el ERP te permite usar tipos de cambio, como el TC actual para el balance; el histórico para el patrimonio; y el promedio para la cuenta de resultados.
Multibooking
Oracle NetSuite automatiza el registro contable en los libros contables y fiscales. Además, te permite llevar más de un libro por subsidiaria, pues cada vez que se registra una transacción crea un asiento en paralelo. Esta funcionalidad es muy útil para empresas que requieren llevar un libro contable siguiendo un plan de de cuentas local y al mismo tiempo tienen un libro corporativo siguiendo normas, por ejemplo, US GAAP.
Oracle NetSuite también tiene muchas otras herramientas para procesos contables o financieros, como los siguientes:
- Flujo de Caja
- Forecast o Calendario de Facturación
- Presupuesto Contables
- Planeamiento y Presupuesto
- Cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Puedes conocer cada uno en detalle en este artículo sobre Oracle NetSuite ERP para contabilidad y finanzas.
Conclusiones
1. En este artículo hemos revisado los beneficios de Oracle NetSuite ERP y CRM para empresas que distribuyen o implementan software o TI.
2. En primer lugar hemos revisado las funcionalidades del módulo de CRM. Hemos destacado 3 de ellas: el cálculo de precios y envío de cotizaciones; la gestión de proyectos; y el centro de empleados. También, los informes predeterminados que ofrece el CRM de Oracle NetSuite para ventas y compras.
3. En segundo lugar, hemos revisado cómo toda la información de ventas se refleja en los reportes financieros. Como Oracle NetSuite es un sistema que incluye los módulos de finanzas/contabilidad y ventas, funciona como una única fuente de verdad.
4. En tercer lugar, hemos profundizado en las funciones para agilizar y automatizar los procesos de contabilidad y finanzas de una empresa.
5. También hablamos sobre la importancia de trabajar con un socio experto en implementación de Oracle NetSuite. En Latinoamérica, este es el caso de LatamReady.
Conoce a LatamReady
LatamReady es un partner oficial de Oracle NetSuite ERP en Latinoamérica. Desde el 2009, ayudamos a las empresas a crecer y a trabajar de manera más eficiente a través de la implementación del ERP. También ayudamos a empresas que ya lo tienen implementado, pero que buscan un mejor soporte o implementar otros módulos. Para ello, tenemos soporte local en 7 países de la región.
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