Conoce las funcionalidades del ERP de Oracle NetSuite para finanzas y contabilidad, con videotutoriales incluidos. Además, te presentamos a LatamReady, un proveedor en servicios de implementación y soporte de Oracle NetSuite.
Introducción
¿Sabías que las empresas más rápidas realizan la consolidación financiera en menos de 3 días? Este no es un dato menor: mientras más rápido se elabore, las empresas tendrán más tiempo para analizar y tomar mejores decisiones. Y lo más importante: estas decisiones pasarán a la acción mucho antes.
Ahora imaginemos el caso de empresas con subsidiarias en múltiples países de Latinoamérica (como puede ser la tuya): este caso es aún más crítico porque requiere agrupar los estados financieros de la matriz con los de las subsidiarias.
Para estos casos, el ERP de Oracle NetSuite tiene las herramientas indicadas para elaborar los estados financieros en el tiempo mínimo. Esto debido a que es una suite que automatiza procesos financieros, y donde se trabaja en línea y de manera simultánea.
Pero ese no es su único beneficio: el ERP tiene una función 360° en las finanzas de tu empresa. Por ejemplo, para automatizar otros procesos como llevar múltiples libros contables o fiscales; las cuentas por cobrar y por pagar; el forecast de facturación o la conciliación bancaria. Te presentaremos cada uno a continuación.
Consolidación Financiera o Regional
El ERP de Oracle NetSuite te permite manejar una consolidación financiera de múltiples subsidiarias y países. La principal ventaja es que podrás realizar un análisis 360°, porque además de los estados financieros globales, tendrás el de cada país o subsidiaria de manera individual. También puedes configurar subsidiarias de eliminación para las transacciones intercompañía.
Como todos los reportes están en línea, Oracle NetSuite te permite un análisis en dos vías: de lo general hasta lo específico, y viceversa. Por ejemplo, cuando pulses cualquier dato de un reporte, la suite te dirigirá a una pantalla con el detalle de esa transacción.
En Oracle NetSuite, el primer paso para lograr la consolidación es definir la estructura financiera de la corporación en la herramienta Navegador de Subsidiarias (imagen superior). En esta, se agrupan las entidades legales (subsidiarias). Un caso de estructura es el siguiente: en el nivel superior se configura la Matriz o Holding que agrupará el resto de empresas. Debajo de la Holding, se configuran los países donde se opera, que a su vez agruparán a las subsidiarias.
Luego de tener esta estructura de consolidación definida, cada transacción o documento que se cargue a Oracle NetSuite estará registrada en la subsidiaria y moneda que determines. Además, podrás usar cada subsidiaria como un segmento para desglosar o filtrar información de los estados financieros.
Eres tú quien decide cómo analizar o presentar la información. Por ejemplo, si deseas visualizar el estado de resultados con los datos consolidados en una única columna o más bien desglosados por país en cada columna. Esto es gracias a los segmentos de Oracle NetSuite, siendo la subsidiaria uno de ellos.
Pero, ¿qué otros segmentos puedo usar en Oracle NetSuite? Vamos a conocerlos a continuación.
Aunque antes de ello, te queremos hacer una recomendación. En caso quieras implementar Oracle NetSuite en tu compañía, te sugerimos hacerlo con un proveedor experto en servicios de implementación y soporte en Latinoamérica. Esto garantizará una implementación ágil y personalizada, para que veas resultados a tus necesidades en el menor tiempo posible. En la región latinoamericana cuentas con LatamReady, partner oficial de Oracle NetSuite.
En LatamReady tenemos más de 13 años de experiencia y 200 especialistas que ayudan a las empresas a crecer dentro o fuera de su país. Para que conozcas cómo trabajamos la consolidación financiera con nuestros clientes en Oracle NetSuite, revisa el siguiente videotutorial grabado por Edgard Carpio, nuestro VP de Operaciones. Para más consultas, también puedes contactarnos aquí.
Segmentos contables y financieros
Hemos visto que la subsidiaria es el primer segmento contable en Oracle NetSuite. A continuación, te mostramos otros segmentos que te serán muy útiles para filtrar y desglosar los reportes financieros.
- Departamento. Es el centro de costo. Pueden configurarse varios niveles o subcentros.
- Clases. Para revisar los estados financieros por unidad de negocio. Se pueden usar subclases y jerarquías.
- Localidades. Es decir, las oficinas o sucursales de la empresa. Para el caso de empresas con inventario, este segmento equivaldría a los almacenes.
- Segmentos personalizados: puedes crear otros segmentos según las necesidad de tu empresa. Por ejemplo, puedes tener un segmento referente a campañas comerciales.
Los segmentos se ubican en la parte inferior de los reportes, como puedes ver en la imagen superior.
¡Ventaja y ahorro de tiempo! Se usan transversalmente entre todas las subsidiarias, por lo que no será necesario que tu compañía cree un centro de costo por cada país o subsidiaria.
En LatamReady hemos preparado el siguiente videotutorial sobre estos segmentos. Míralo aquí.
Multimoneda
Oracle NetSuite es un ERP multimoneda que te permite manejar la contabilidad en dólares y en la moneda local de cada país. Por ejemplo, puedes manejar los libros contables corporativos en dólares y los de cada país en la moneda local correspondiente.
Pero, ¿qué ocurre si tengo transacciones en dólares correspondientes a una subsidiaria y quiero convertirlos a la moneda del país? O, ¿cómo visualizar un reporte en dólares si he configurado la subsidiaria en moneda local?
Para ello, en Oracle NetSuite puedes configurar tipos de cambio. Por ejemplo, tipo de cambio actual (balance); histórico (patrimonio); promedio (resultados); o por libro contable o subsidiaria.
Te contamos antes sobre las ventajas de implementar Oracle NetSuite con un proveedor experto en la región, como LatamReady. Esto también es importante en este punto, pues para manejar múltiples monedas, LatamReady lo vuelve aún más fácil: podemos integrarnos a los bancos o haciendas nacionales para traer el tipo de cambio oficial a Oracle NetSuite.
Libros Contables (MultiBooking)
Manejar distintos libros contables o fiscales por cada una de las subsidiarias significa un gran esfuerzo para los equipos de contabilidad de cualquier empresa.
Como seguramente sabes, en Latinoamérica el panorama es incluso más retador, pues hay países como Perú o Colombia cuyos gobiernos exigen a las empresas que usen un libro fiscal siguiendo el plan de cuentas local. Este es un esfuerzo adicional al registro del libro corporativo que debe seguir las reglas US GAAP o NIIF.
Sin embargo, con la herramienta de Multibooking o MultiLibros de Oracle NetSuite ERP, este esfuerzo se reduce al mínimo y se automatiza. Cada vez que registres una factura, el ERP genera un asiento en paralelo para registrarlo en el libro local, en el corporativo, y en otros que hayas configurado.
De esta manera, puedes manejar distintos escenarios de multilibros. Por ejemplo, manejar un libro corporativo como libro primario (en dólares) y uno siguiendo el plan de cuentas local como libro secundario (en moneda local).
En LatamReady hemos ayudado a múltiples empresas a implementar Oracle NetSuite y esta herramienta de multibooking. Contamos con soporte local en 7 países de la región y con amplio conocimiento de los retos que enfrentan las empresas con múltiples subsidiarias. Si quieres conocer más sobre multibooking, mira nuestro siguiente video tutorial o comunícate con nosotros aquí.
Cuentas por pagar y cuentas por cobrar
Oracle NetSuite cuenta con reportes, como el de Resumen de Vencimiento, para ver en línea los saldos que están por vencer así como las cuentas pendientes por cobrar. También puedes escoger la periodicidad para visualizar los saldos, por ejemplo, en periodos de cada 15 o 30 días.
Puedes analizar pagos de clientes que se hacen de manera regular así como de proyectos en específico. Al igual que el resto de reportes financieros, podrás manejarlo con los segmentos de subsidiaria, departamento (centro de costo), clases (unidad de negocio), oficinas o incluso crear segmentos personalizados como campañas comerciales.
Forecast o Calendario de Facturación
Con el calendario de facturación puedes visualizar las órdenes de venta que se deben ejecutar en un periodo de tiempo (semana o mes). El calendario se divide en filas, donde están ubicados los clientes con sus respectivos códigos; y en columnas, donde están los periodos de tiempo. En cada celda está el monto a facturar y cada vez que se ejecuta, el valor pasa a ser 0.
Como tu empresa puede tener proyectos que se facturan por hitos u objetivos, también se puede agregar este tipo de casos a este Forecast de Facturación.
Conciliación Bancaria
Para automatizar la conciliación de cuentas, puedes usar la herramienta Vincular Datos Bancarios. Esta herramienta compara el estado de cuenta del banco frente a los movimientos que como empresa tienes registrados, con el objetivo de detectar coincidencias. Se guía por coincidencias como: fecha, monto del importe o número de operación. Para las transacciones que no establezcan relación, tú mismo puedes encontrar manualmente estas coincidencias.
Este sistema te permite subir el estado de cuenta del banco en formato CSV, OFX o QFX. Además, si la entidad bancaria no te lo puede dar en este formato, Oracle NetSuite te ofrece una plantilla para descargar y convertir el formato en CSV, para luego cargarlo.
Conoce más
En este artículo puedes conocer más sobre los otros módulos de Oracle NetSuite ERP, como ventas, marketing, gestión de inventario, entre otros. Si deseas leer más artículos sobre Oracle NetSuite en Latinoamérica, haz clic aquí.
Conclusiones
1) Hemos revisado cómo el ERP de Oracle NetSuite es una solución multiempresa y multimoneda que agiliza la consolidación financiera de toda tu corporación. Es un sistema ideal para manejar la consolidación de subsidiarias en distintos países de Latinoamérica o del mundo.
2) También tiene herramientas para trabajar otros procesos financieros y contables. Por ejemplo, los segmentos de Oracle NetSuite (subsidiaria, centro de costo, unidad de negocio, oficinas) permiten filtrar o desglosar la información de los estados financieros.
3) La herramienta de Multibooking automatiza el registro de asientos en múltiples libros contables o fiscales de manera simultánea.
4) Entre otras funcionalidades, se encuentran los informes de cuentas por pagar y por cobrar; el calendario de facturación para visualizar los saldos vencidos y por vencer en un periodo de tiempo; y la automatización de la conciliación bancaria.
5) En el siguiente artículo puedes conocer más sobre los otros módulos de Oracle NetSuite ERP, como ventas, marketing, gestión de inventario, entre otros. Si deseas leer más artículos sobre Oracle NetSuite en Latinoamérica, haz clic aquí.
6) Para obtener el máximo potencial de todas estas herramientas de Oracle NetSuite, es fundamental implementarlo con una empresa experta en implementación y soporte en este ERP. En América Latina, este es el caso de LatamReady.
Conversa con un experto
LatamReady es un partner oficial de Oracle NetSuite ERP en Latinoamérica. Desde el 2009, ayudamos a las empresas a crecer y a trabajar de manera más eficiente a través de la implementación del ERP. También ayudamos a empresas que ya lo tienen implementado, pero que buscan un mejor soporte o implementar otros módulos. Para ello, tenemos soporte local en 7 países de la región.
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