¿Qué es un ERP Contable? Para Empresas en Latinoamérica

Un ERP Contable se refiere a las funciones de contabilidad presentes en un ERP, como el registro de libros contables, la consolidación financiera, o la facturación.

¿Te imaginas traducir una novela a múltiples idiomas para distintos países? Si no conoces el lenguaje, ni la cultura o las ‘jergas’ de cada país, será tarea imposible. Las empresas que operan en diversos países de Latinoamérica se enfrentan a un reto similar, pero relacionado a otro tipo de libros: los libros y normas contables y tributarias.

Ante este reto, un ERP contable no solo debe agilizar los procesos de contabilidad más comunes. También debe ayudarte a cumplir las normas legales de los países en los que operas. Este es el caso del ERP de Oracle NetSuite. Está alojado en la nube y tiene funcionalidades pensadas para resolver estos retos contables. Conócelas aquí, con video demos incluidos.

¿El resultado? Una consolidación financiera precisa, multimoneda, y con una visión 360° de tu holding y subsidiarias.

¿Qué es un ERP Contable?

Si miramos el diccionario, un ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales. En términos prácticos, un ERP es un software para gestionar los distintos procesos de una empresa en un solo sistema y en tiempo real. Por ejemplo, procesos de contabilidad, finanzas, marketing, recursos humanos, y más. 

Un ERP tiene un rol 360° en una empresa, no solo funciones pertenecientes a temas contables. Entonces, ¿qué es un ERP para contabilidad? 

Cuando las personas hacen referencia a este término, pueden estar refiriéndose a las funciones de contabilidad presentes en un ERP, como el registro de libros contables, la consolidación financiera, la generación de facturas y pagos, o el cumplimiento tributario

Si bien existen softwares netamente para temas de contabilidad, es mucho más recomendable manejarlos desde un ERP, como el de Oracle NetSuite, ya que podrás complementar estos procesos con los de otras áreas. 

¡Ahora sí! Vayamos a las funciones que debe cumplir un verdadero ERP Contable y cómo ‘traduce’ la compleja realidad contable en la región para que las empresas operen sin problemas.

Consolidación Financiera (Holding y Subsidiarias)

¿Manejas la consolidación de cada subsidiaria con diferentes sistemas contables por país? Puede que logres tu objetivo, pero de una manera desintegrada  y poco eficiente.

Ante esta situación, un rol fundamental de un ERP es la consolidación financiera de las empresas multilatinas en un solo sistema. Un ERP permite que tengas una consolidación en tiempo real y de todas las subsidiarias de tu compañía, que pueden estar en distintos países de la región. 

Por ello, la primera definición que se trabaja en un ERP es establecer cómo se agruparán las empresas de cara a la consolidación. Además, un ERP flexible te permite escoger si configurar la contabilidad en moneda local (pesos, soles o en dólares). El ERP de Oracle NetSuite, partiendo del Navegador de Subsidiarias, te permite tener una consolidación en tiempo real, en línea y multimoneda de todas tus operaciones e incluso con subsidiarias de eliminación. 

A continuación, profundizamos en ello. 

Consolidación Financiera con Oracle NetSuite ERP

Configurar el Navegador de Subsidiarias de Oracle NetSuite ERP es el primer paso para la consolidación financiera

En la imagen superior puedes tener una vista general del Navegador o Jerarquía de Subsidiarias de Oracle NetSuite. En este ERP, la subsidiaria es el primer nivel de segmento contable o financiero, que puede ser la entidad legal o la empresa(s) que se implementarán dentro de NetSuite. 

La jerarquía parte de un Holding o Sede Principal, que puede ser una empresa real o ‘configurada’ en el sistema para efectos de la consolidación corporativa o global. En un nivel inferior, puedes agrupar las subsidiarias por el país en donde operan. Puedes configurar la moneda en la que quieres manejar la información de cada empresa. 

Luego de tener esta jerarquía definida, podrás filtrar tus reportes financieros por subsidiarias y además podrás registrar la información que cargues a NetSuite en la subsidiaria y moneda correspondiente. 

De esta manera, tienes una consolidación a nivel corporativo y también por localización: la visión perfecta para tomar mejores decisiones. Además, puedes configurar subsidiarias de eliminación para transacciones intercompañía entre empresas al mismo nivel. Deja atrás los datos duplicados en los estados financieros. 

Así como implementar el ERP de Oracle NetSuite es clave para esta consolidación, también lo es hacerlo de la mano de expertos en la región. Un partner experto y oficial de Oracle NetSuite es LatamReady. Tenemos más de 13 años de experiencia ayudando a las empresas a lograr la consolidación financiera en un solo sistema. Si quieres conversar con nosotros, encuentra nuestras formas de contacto aquí

Demo Consolidación – Navegador de Subsidiarias

En LatamReady hemos preparado la siguiente demo sobre Consolidación Financiera y el Navegador de Subsidiarias de NetSuite.

Libros Contables

Como ya conoces, los libros contables registran los movimientos financieros y la realidad económica de una empresa. Pero, ¿cómo las funcionalidades contables de un ERP contribuyen a llevar los libros contables? 

Un ERP automatiza la contabilidad diaria como la actualización del libro mayor y diario. Además, tiene integrado el registro de documentos y la contabilidad. Esto permite reducir los errores o duplicados en el ingreso manual de datos, así como disminuir el tiempo de estas tareas repetitivas.  

Las empresas que usan el ERP de Oracle NetSuite disminuyeron entre un 45% a 70% el tiempo de cierre de sus libros contables.

Planes de Cuenta y Libros Fiscales en Latinoamérica

Imagínate no solo traducir una novela al español, sino adaptarlo según las distintas ‘jergas’ de cada país. Aunque partas de la misma base, serán múltiples esfuerzos, ¿verdad? Guardando las distancias, algo similar ocurre con los libros fiscales en algunos países latinoamericanos, pues tendrás que adaptar estos libros a las normas legales de cada país. 

Hay países en Latinoamérica como Perú y Colombia donde las empresas deben usar obligatoriamente el plan de cuentas del gobierno local. Este es un esfuerzo adicional que debe realizar tu empresa, que probablemente ya use un libro fiscal o contable siguiendo un plan de cuentas corporativo, como las normas contables US GAAP o IFRS

Recuerda que el plan de cuentas te será indispensable para el cumplimiento tributario de las instituciones locales. También puede ocurrir que operes en un país donde no sea obligatorio usar un plan de cuentas local, pero aún así tu empresa querrá mapearlo. 

Ante este reto, ¿cómo las funcionalidades de un ERP Contable pueden ayudarte a manejar distintos libros fiscales en paralelo, cada uno con un plan de cuentas? 

El ERP de Oracle NetSuite cuenta con la funcionalidad de Multibooking, que te permite llevar múltiples libros con un solo esfuerzo. Conoce su funcionamiento a continuación. 

MultiBooking con Oracle NetSuite ERP en Latinoamérica

La funcionalidad de Multibooking (múltiples libros) del ERP de Oracle NetSuite te permite llevar en paralelo más de un libro fiscal o contable para una misma subsidiaria en un país. Por ejemplo, puedes tener una configuración en NetSuite para usar un libro fiscal con un plan de cuentas local como libro primario, y un libro con un plan corporativo (US GAAP o IFRS) como secundario.

Esta estructura ejemplifica cómo funciona el Multibooking de Oracle NetSuite ERP para llevar múltiples libros contables por empresa o subsidiaria.

Además, puedes configurar que la moneda de tu libro corporativo esté en dólares, mientras que los libros que sigan las normas locales estén en moneda local, como pesos, reales o soles. 

¡Atención! Recuerda que el caso descrito es solo un caso de cómo manejar los libros fiscales, existen otras posibilidades según las necesidades de tu empresa. 

Ahora, seguro te preguntarás, ¿cómo Oracle NetSuite actualiza los múltiples libros y se convierte así en tu mejor ‘traductor’ en LATAM?  

El Multibooking funciona de la siguiente forma. Cada vez que se registra una factura o transacción en NetSuite, automáticamente el sistema genera un asiento en paralelo; por ejemplo, uno en el libro primario con el plan de cuentas local, y otro en el libro secundario con el plan corporativo. Esto en caso apliquemos el caso descrito anteriormente, pero puedes configurarlo a tu medida. 

Todo hecho en automático para que no tengas que hacer dos o tres ingresos contables. El multibooking es otra funcionalidad de Oracle NetSuite que implementada con expertos, como LatamReady, te evitará muchos procesos repetitivos.

Oracle NetSuite y el Multibooking te permite consolidar cada libro contable y crear hasta 5 libros.

Demo Multibooking

Para demostrártelo, en LatamReady tenemos la siguiente demo sobre multibooking para ti.

Estados Financieros en múltiples monedas

La siguiente situación puede que te suene familiar: registras la contabilidad de una subsidiaria en moneda local (por ejemplo, pesos mexicanos), pero también requieres verlo en dólares. Un ERP debe darte la posibilidad de convertir la moneda local a dólares (o viceversa) para efectos de consolidación. El ERP de Oracle NetSuite te ofrece distintas soluciones a esta necesidad. 

Oracle NetSuite es multimoneda

Para ver los reportes financieros en dólares, tienes dos opciones dentro de Oracle NetSuite: 

  1. Consolidado a un tipo de cambio. Oracle NetSuite te permite convertir la moneda local a dólares mediante el tipo de cambio consolidado que hayas configurado por libro; por subsidiaria consolidadora; por tipo de cambio actual (cuentas de balance); tipo de cambio histórico (cuentas de patrimonio); o tipo de cambio promedio (cuenta de resultados).  
  1. Contabilizado en dólares. En este caso, no se aplica el tipo de cambio de consolidación (que se aplica a fin de mes o al cierre), sino el tipo de cambio en el momento en el que se registró cada documento (factura o asiento). Puedes tener esta visualización en el libro US GAAP, que suele estar configurado en dólares. 

Demo Multimoneda

Mira en esta demo cómo ver los estados financieros en múltiples monedas en Oracle NetSuite.

Conclusiones

1) En este artículo, hemos definido qué es un ERP y cuáles son sus funciones para agilizar los procesos de contabilidad en empresas latinoamericanas.

2) Hemos revisado las principales funciones de contabilidad de un ERP, como los libros contables, el multibooking, la consolidación financiera de múltiples subsidiarias y el uso de estados financieros en distintas monedas.

3) Además, hemos visto que un ERP como el de Oracle NetSuite permite cumplir con todas estas funciones de una manera eficiente y cumpliendo los requerimientos de cada país en Latinoamérica.

4) Para operar de esta manera, no solo basta un ERP en la nube como Oracle NetSuite, sino trabajar de la mano de expertos como LatamReady, el partner #1 de implementación de Oracle NetSuite ERP en la región.

¡Conversa con un partner experto!

En LatamReady queremos que tu empresa crezca y opere sin fronteras en América Latina. Conoce 4 razones que nos vuelven los indicados para ayudarte a operar con Oracle NetSuite. 

¡Estamos a un clic de distancia!

Puedes comunicarte con nosotros haciendo clic en el ícono del medio de tu preferencia o escribiéndonos al siguiente correo: info@latamready.

O conozcámonos mejor en una reunión de 15 minutos, para entender tus necesidades y generar un plan de acción. Puedes agendar una en este calendario  ¡Te esperamos!

Published by LatamReady: Oracle NetSuite Latin America

Founded in 2009, we have over a decade of experience implementing Oracle NetSuite in multiple industries and helping international corporations unlock growth with the LatamReady SuiteApp, an integrated Tax Compliance solution within Oracle NetSuite for 18+ countries in Latin America, including Brazil, Mexico, Colombia, Chile, Peru, Argentina and more!

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