Papá … Mamá, ¿qué es un ERP?
Si un niño quisiera entender de qué se trata este software empresarial, tal vez sea un reto responder. A mí me ha ocurrido y sé que no es fácil explicarlo de una manera tan didáctica para que lo comprendan.
En este artículo, me he propuesto explicar qué es el ERP de Oracle NetSuite como si se lo estuviera contando a un niño: en figuritas.
Esta explicación incluso podrá ayudarte a explicar cómo funciona este ERP a personas que nunca lo hayan oído.
¡Pongámonos en la piel de nuestros pequeños y empecemos!
¿Qué es un ERP?
Un ERP como el de Oracle NetSuite cumple esta función a nivel empresarial. Ayuda a centralizar la información y gestionar los procesos de todas las áreas y subsidiarias de una compañía. Todo desde un único sistema, al que se puede acceder desde cualquier dispositivo.
Ahora, expliquemos a los chicos cada uno de los módulos de Oracle NetSuite.
Contabilidad y finanzas en Oracle NetSuite
Algunos padres les regalan a sus hijos pequeños un chanchito o caja fuerte de juguete. La intención es lúdica y al mismo tiempo útil. Este regalo les sirve para ahorrar el dinero que reciben de mesada y para sembrar el hábito del ahorro desde temprana edad.
Si llevamos este ejemplo infantil al mundo empresarial y de los sistemas ERP, Oracle NetSuite cumple ese papel de gestionar la información financiera. Solo que en vez de organizar las finanzas de una persona, ayuda a gestionar las de toda una organización.
Los módulos de Contabilidad y Finanzas de este Cloud ERP ofrecen distintas herramientas para organizar y automatizar procesos clave para conocer la situación financiera de una compañía. Por ejemplo:
- elaborar los estados financieros
- armar y comparar los presupuestos de forma online
- automatizar el registro de asientos en libros contables
- manejar un calendario de facturación
- Etc.
Primero hablemos de los estados financieros. Oracle NetSuite tiene informes que siguen la estructura de cada uno de ellos (como Balance General, Resultados, Flujo de Caja). Como NetSuite es una suite en línea, la ventaja es que todas las modificaciones se actualizan en tiempo real para todos los colaboradores.
Otra ventaja es la automatización: cuando un usuario registra una transacción, automáticamente se refleja en los reportes financieros o libros contables. Esto reduce las imprecisiones producto del ingreso manual de datos. Si se lo explicamos a un niño de 5 años, diríamos que su ‘cajita fuerte’ tiene un contador automático de todos los billetes o monedas que entran y salen. Así, ya no tendría necesidad de anotar cada movimiento con lápiz y papel.
En Oracle NetSuite, los estados financieros pueden filtrarse por segmentos previamente configurados, como subsidiarias, departamentos (centro de costo), clases (unidad de negocio), localidades y otros segmentos personalizados.
Además, este ERP está pensado para la consolidación financiera de una corporación que maneja múltiples subsidiarias y múltiples monedas. Por ello se le llama un ERP multiempresa, multimoneda, multilibro contable y multiidioma. Te permite consolidar la información financiera por país o de manera global, y analizar los reportes en múltiples monedas con los tipos de cambio del sistema. Además, llevar múltiples libros contables por país (automatizando la creación de asientos) siguiendo un plan de cuentas local y otro plan global.
Otras funcionalidades son el calendario o forecast de facturación; la automatización de las cuentas por pagar y por cobrar; la conciliación bancaria y muchos más. En este artículo te detallamos cada una de las mencionadas que forman parte del módulo de contabilidad de Oracle NetSuite ERP.
Módulo de Proyectos
En los primeros años de colegio, nuestros hijos manejan un horario con un momento del día llamado ‘Study Time’. Ayuda a ver cuánto tiempo le deben dedicar en casa a las tareas del curso, así como los momentos de descanso y ocio. En algunos casos, este horario es recomendado por el mismo colegio; y en otros elaborado por nosotros mismos.
Esta práctica busca que nuestros hijos aprendan a organizar y manejar sus tiempos.
El ERP de Oracle NetSuite también cumple esta función para el caso de empresas: su módulo de Proyectos ayuda a las organizaciones a gestionar mejor sus recursos y tiempo.
El Cloud ERP de NetSuite tiene un sistema denominado Project Resource Management, para administrar los recursos asociados a un proyecto. En esta herramienta se asignan las horas que debe invertir cada colaborador en una tarea o proyecto y se visualiza el estado de avance. Además, en caso se vaya a cotizar el servicio a un cliente, se incluye el precio por hora de colaborador para tener un cálculo preciso.
Como es un ERP online, todos los cambios se actualizan en tiempo real. En este artículo puedes conocer más sobre el módulo de Proyectos y CRM de Oracle NetSuite orientado a empresas de software, pero muchas de ellas también aplicables a empresas de otros rubros.
Fuera del módulo de Proyectos, el panel principal de Oracle NetSuite tiene un portlet de Recordatorios o Alertas, que funcionan como ayuda memoria de tareas pendientes próximas a vencer (como facturas por pagar, órdenes por cobrar, y otros que tú mismo configures).
Módulo de Inventario y CRM
Los chicos se convierten en ‘pequeños empresarios’ en las ferias escolares, donde pueden vender dulces o alimentos preparados por ellos mismos. Hacerlo requiere seguir varios pasos. Primero, estimar el número de asistentes a la feria para saber cuántos dulces podría vender. Luego, comprar los insumos en la cantidad adecuada.
Si llevamos estos dos primeros pasos a nivel empresarial, el ERP de Oracle NetSuite también tiene herramientas para gestionarlos. En el primero, referente a la estimación de clientes, el ERP tiene herramientas de Business Intelligence para elaborar presupuestos y estimaciones financieras, y así tomar decisiones de manera anticipada. Además, como toda la información se actualiza en tiempo real, es mucho más fácil prever escenarios.
En el segundo paso, referente a los insumos, este puede relacionarse con el módulo de gestión de inventario del ERP, que permite optimizar la rotación y hallar ineficiencias. Además, con el módulo de CRM puedes generar automáticamente órdenes de compra de material como respuesta a nuevos pedidos que hayas registrado en el sistema.
Si bien estos dos ejemplos nos ayudan a tener una explicación más sencilla, una comparación mucho más clara es la función del CRM de NetSuite con la misma venta durante la feria escolar.
En la feria, se producirán distintos escenarios: un amigo cercano que pide que le ‘fíes’ un dulce; un padre de familia al que le haces un descuento por comprar una gran cantidad; o una persona que paga la mitad y promete pagarte el resto al día siguiente.
¿Cómo controlar y monitorear cada una de las ventas y montos pendientes de pago? Un CRM se encarga precisamente de esto pero a nivel empresarial. El CRM (Customer Relationship Management) es una base de datos con la información de cada prospecto o cliente, lo que permite hacer un seguimiento del estado de atención de cada uno.
El CRM de NetSuite agiliza 2 procesos: los del equipo de marketing y los de ventas. En el caso de marketing, les permite centralizar los prospectos obtenidos desde distintas campañas y analizar la probabilidad de cierre de cada uno. Además, permite enviar campañas de email marketing desde el mismo ERP. En el caso de ventas, agiliza el envío de cotizaciones y cálculo de precios, así como el seguimiento a cada prospecto.
Implementación modular y ágil del ERP
Para finalizar, un proyecto de implementación ERP se parece a un recuerdo de nuestra niñez: la vez que aprendimos a montar bicicleta.
Aprender a montar bicicleta es un proceso de varios días, pues muy difícilmente se logra de la noche a la mañana. Este proceso está dividido por etapas: lograr el objetivo es más sencillo si se trazan metas cortas. Por ejemplo, la primera meta puede ser montar la bicicleta con cuatro ruedas; la segunda, hacerlo con dos ruedas pero con una persona al lado; y al final, hacerlo sin ninguna ayuda.
En el caso de un ERP, la estrategia de implementación recomendada también es hacerlo por fases o metas. Primero se puede empezar implementando los módulos más críticos para la empresa. A medida que se obtengan resultados y se domine sus herramientas, se continúa implementando el resto, para lograr una gestión 360° de los procesos de la empresa con una única solución.
Ahora, así como aprender a montar bicicleta requiere de un buen instructor, también es fundamental implementar un ERP con un experto en implementación en Latinoamérica. En el caso de Oracle NetSuite, este es LatamReady, un socio oficial del mismo NetSuite.
En LatamReady tenemos más de 13 años de experiencia implementando Oracle NetSuite en la región y fuimos nominados por el propio NetSuite como partner del año 2022 para Latinoamérica. Tenemos presencia local en 7 países de la región. Nuestra misión es ayudar a las empresas a operar con éxito en distintos países de América Latina para que puedan crecer ‘sin fronteras’.
Conclusiones / Conversa con Expertos
1) En este artículo hemos descrito el ERP de Oracle NetSuite de forma tan didáctica como si se lo estuviéramos contando a un niño.
2) Para ello, hemos comparado cómo los distintos módulos de este ERP con situaciones cotidianas de un niño. Por ejemplo, hemos comparado el módulo de contabilidad y finanzas con un ‘chanchito’ del ahorro; o relacionado las herramientas del CRM de NetSuite con una feria escolar de venta de dulces.
3) Hemos repasado los distintos módulos de Oracle NetSuite, como contabilidad, finanzas, inventario, marketing y ventas.
4) Si deseas leer más artículos sobre Oracle NetSuite, ingresa a nuestra página principal.
5) Al final, hemos explicado que es importante implementar el ERP con un partner experto, como es el caso de LatamReady para Latinoamérica. En caso estés interesado en contactarte con nuestros expertos, mira nuestras vías de contacto aquí abajo.
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