Un proyecto de implementación ERP en una empresa es similar a correr una maratón: requiere una preparación cuidadosa y estratégica para cumplir cada etapa dentro del tiempo establecido. En esta guía completa, te detallamos la metodología para implementar un sistema ERP en 6 pasos (con un video y un PDF descargable incluido) y preguntas clave que un director o gerente necesita tener bajo el radar.
Este proceso en tu empresa puede parecer un reto tan ambicioso como correr una maratón completa de 42 kilómetros, ¡y lo es! Pero en realidad es un reto cuya fórmula o solución ya existe: solo necesitas un plan de entrenamiento para cada etapa. Así, cumplirás tu objetivo.
¿Qué es una implementación ERP?
Un ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales que permite agilizar los distintos procesos de tu empresa y así tener una visibilidad 360° de la información. La implementación del ERP es el proceso que sigue una empresa para utilizar este sistema de manera transversal entre sus áreas. Requiere el trabajo conjunto de distintos perfiles y, sobre todo, seguir una metodología con determinadas etapas.
6 etapas del proyecto de implementación ERP: ¿cómo realizarla?
La metodología para implementar un ERP cuenta con seis etapas que te describiremos a continuación. Te contaremos cada etapa comparándola con los pasos a seguir para superar otro reto igual de desafiante: correr una maratón.
1. Planificación: armar el equipo interno
La primera etapa empieza por definir al equipo interno que participará en la implementación de un ERP.
Piensa en las áreas que trabajarán con el nuevo sistema ERP, porque un representante de cada una debe formar parte del equipo interno y llevar a la mesa los principales retos que quieren superar con el software.
Al igual que en la preparación para una maratón, donde el primer paso es conocer tu cuerpo y mejorar tus puntos débiles, en un proceso de implementación es clave que este representante conozca los procesos a mejorar de su área y, sobre todo, tenga poder de decisión sobre las funcionalidades del ERP que se adoptarán.
Por otro lado, este ”team’ interno también necesita representantes del área de TI, porque ellos saben cómo funciona tu sistema actual y hablarán el mismo lenguaje que el proveedor en implementación.
Lo más común es que el equipo esté conformado por gerentes y jefes de áreas como finanzas, marketing y TI. En resumen, reunir este fase tiene dos objetivos:
- Definir los procesos que quieren agilizar y los ‘pains’ a resolver con el ERP.
- Establecer el rol de cada uno en el proceso. Por ejemplo, determinados integrantes del equipo coordinarán directamente con el proveedor que implementará el sistema.
En este primer paso del proyecto de implementación también defines qué vas a medir y cómo medirlo. Para ello, debes establecer con este equipo interno los KPIs que sean relevantes y realistas. Cuando el plan (metas, equipo y áreas involucradas) es aprobado, inicia la etapa dos.
2. Selección del ERP y del proveedor
El segundo paso consiste en elegir qué sistema ERP se implementará y con cuál proveedor experto en implementación se trabajará.
Del mismo modo que en una maratón, donde escoger una rutina de entrenamiento adecuada es clave para cumplir el objetivo, la elección del ERP y del proveedor determinarán en gran parte el éxito de las siguientes etapas.
El ERP debe solucionar los ‘pains’ planteados en la fase anterior.
Te recomendamos realizar un documento guía y considerar las siguientes preguntas sobre el ERP, el Solution Provider y la futura implementación:
- ¿Cómo se migrarán los datos del sistema actual al nuevo ERP?
- ¿Cuánto tardará y costará la implementación? ¿Qué módulos y funcionalidades se requieren?
- Definir procesos: ¿usarán las best practices del ERP o configurarán el sistema a su medida?
- ¿Adaptar o adoptar? Deben decidir si adoptar la configuración del ERP, o adaptarla y personalizarla de acuerdo a sus necesidades. Deben considerar los casos de uso y de prueba.
- ¿El proveedor tiene experiencia implementando en los países en los que operas?
- ¿Cómo se capacitará tu equipo de TI para su uso?
Recomendación: Escoger un ERP en la nube te ahorrará inversión y esfuerzo en servidores locales y hardware. Una buena alternativa es Oracle NetSuite ERP, que además tiene módulos y funcionalidades ideales para empresas en proceso de expansión por toda Latinoamérica.
En cuanto al proveedor en implementación de Oracle NetSuite ERP, en América Latina existe un verdadero maratonista que ha recorrido los distintos países durante más de 13 años y conoce la mejor forma de operar en cada país. Este Solution Provider es LatamReady, que implementa y adapta el ERP a las necesidades de tu empresa. Conocerás más de LatamReady a lo largo del artículo.
En este video 👇, puedes conocer 5 retos que debes planificar en esta etapa, pues los aplicarás en la siguiente etapa: la de implementación.
3. ¡Manos a la obra! Implementación del ERP
Con la rutina de entrenamiento definida, ahora es momento de empezar a correr. En la metodología para implementar el ERP, este paso consiste en ejecutar la implementación y migración de los datos. Es un trabajo conjunto entre el proveedor escogido y los perfiles técnicos de tu empresa (que definiste en la fase uno del proyecto).
En este paso se debe seguir las pautas establecidas en la etapa dos. Por ejemplo, para la migración de los datos al nuevo sistema ya debes haber establecido qué información se cargará desde el primer momento. No te recomendamos subir todos los documentos en un inicio, sino priorizar los que necesitarás en el primer día de lanzamiento. Recuerda que trabajar más no siempre es trabajar mejor.
En esta etapa, debes revisar la precisión de los datos a migrar. Deben estar actualizados, sin duplicados ni errores.
Esta precisión en la implementación es posible con LatamReady. Como te comentábamos antes, LatamReady es un partner experto en implementación de NetSuite en más de 450 empresas en América Latina. Los retos y regulaciones son distintos en cada país, por lo que cuenta con un equipo local en cada uno de ellos.
4. Prueba y Error
La etapa cuatro consiste en probar el funcionamiento del ERP y solucionar cualquier error que se presente. Se suele realizar en entornos de pruebas denominados “sandbox”. Considera los siguientes tres aspectos para esta fase de pruebas:
- Utilizar los datos más reales posibles para ejecutar los procesos, flujos de trabajo e informes.
- Realizar pruebas de calidad, rendimiento y aceptación del usuario. Verificar los casos de prueba, que son condiciones no contempladas en el flujo regular.
- Cada área de la empresa debe probar y validar los flujos que les corresponden.
Cuando tienes el “check” en estos tres puntos, puedes pasar al siguiente paso, el número cinco.
5. Capacitación en el sistema
Una vez finalizada la implementación ERP y las tareas relacionadas, es turno de que los colaboradores de la empresa se ‘entrenen’ en el uso del sistema.
Al final y al cabo, ellos serán los que usarán el sistema en su día a día. Por ello, debes revisar el documento realizado en la fase dos y ejecutar ese plan de capacitación trazado.
La mejor alternativa es recibir capacitación de los expertos. Existen partners como LatamReady que, además de implementar el sistema, les ofrecen a sus clientes acceso a cursos online de capacitación en distintos idiomas (español, portugués e inglés). Desde LatamDojo, su plataforma de e-learning, tu equipo interno podrá capacitarse y ponerse en forma para sacarle el máximo potencial del ERP.
VideoBlog
Si quieres reforzar tu conocimiento de los 6 pasos de implementación o conocerlos mediante un video, hemos preparado el siguiente videoblog para ti.
6. Uno, dos, tres … ¡fuera! Salida en vivo
¡Es la hora de la verdad y el momento de la partida! Has atravesado un largo camino de varios meses: primero definiste el equipo; luego armaste el plan de acción y empezaste a entrenar; para finalmente llegar preparado al día de la salida en vivo.
Siempre pueden ocurrir imprevistos en la puesta en marcha, pero estos se podrán solucionar si seguiste esta metodología de implementación ERP. Más aún, si contrataste un experto en implementación ERP en los países latinoamericanos donde operas.
Recomendación secreta: Como las empresas operando en América Latina tienen que emitir reportes legales, LatamReady te recomienda que la salida en vivo sea el primer día útil del mes.
Una salida en vivo exitosa es un hito para tu empresa, uno tan grande como recorrer los 42 kilómetros de una maratón. Por la distancia y el esfuerzo, ambos retos pueden parecer demasiado complicados, pero un plan de ejecución en pasos lo vuelve más sencillo.
Luego de transcurrido un tiempo de este hito, puedes analizar si requieres nuevas funcionalidades o integrar otros sistemas con el software. Sin embargo, esto es motivo de futuras rutas. Por el momento, ¡ponte la medalla y empieza a disfrutar la nueva agilidad de tus procesos!
Preguntas para implementar ERP
Un ERP es un sistema que contribuirá con la transformación digital de tu empresa. Al ser un cambio muy grande, puede que tus colaboradores o superiores tengan dudas sobre su implementación. Conoce aquí 6 preguntas comunes que pueden hacerte y sus respuestas.
¿Mi empresa necesita un ERP?
Existen diversas señales de que tu compañía necesita usar un ERP para sus procesos. ¿Trabajas con demasiadas hojas de cálculo y bases de datos desconectadas entre sí? ¿No tienes una visibilidad en tiempo real de los datos clave de tus operaciones? Ambas son claras señales de que requieres un ERP. Profundiza aquí sobre 4 ‘red flags’ de que tu empresa necesita uno, como por ejemplo, el de Oracle NetSuite.
¿Cuánto cuesta y dura implementar el ERP en una empresa?
El tiempo y precio de un proyecto de implementación ERP es muy variable, pues dependerá de la cantidad de módulos y funcionalidades que tu empresa necesita. Sin embargo, la duración puede ir desde los 4 o 6 meses, o extenderse dependiendo de la complejidad.
El precio dependerá de las necesidades de tu empresa, aunque implementar un ERP basado en la nube puede tener un costo 30% inferior frente a uno On-Premise. Además, recuerda que no es costo único, sino que se divide en licencia del software, la implementación, el soporte, entre otros.
¿Qué roles requiero en mi equipo interno de implementación?
El equipo interno de tu empresa que trabajará con el proveedor en implementación debe funcionar como un ‘dream team’. El equipo debe tener un patrocinador o embajador interno; un gerente que lidere las etapas, así como gerentes o expertos por área. Profundiza sobre los roles y misiones aquí.
¿Qué ERP escoger?
Existen distintos ERP y debes escoger uno. Una buena alternativa es Oracle NetSuite ERP. Está basado en la nube y tiene funcionalidades para empresas que operan en distintos países de Latinoamérica, como estados financieros e informes contables por subsidiaria y de forma consolidada.
¿Cómo realizar la implementación de Oracle NetSuite ERP?
El proyecto de implementación del ERP de NetSuite sigue pasos muy similares a los desarrollados en este artículo, así que también puedes utilizar esta guía. Ya sea que escojas a Oracle NetSuite u otro, te recomendamos implementarlo con un partner experto en la región.
¿Por qué contratar un partner experto en implementación?
Es fundamental que trabajes con un proveedor experto en implementación de ERP en América Latina. Primero, porque entenderá las necesidades de tu empresa para que la solución realmente impulse el crecimiento. En segundo lugar, porque conocerá las regulaciones de cada país de la región y te permitirá tener todos los frentes cubiertos (incluso los que no sabías que tenías que saber). La mejor opción en la región es LatamReady.
¿Por qué escoger LatamReady?
LatamReady es el partner oficial #1 para implementar el ERP de Oracle NetSuite en toda América Latina. Desde el 2009, operamos en toda la región con 200 especialistas y soporte local en español, portugués e inglés. Hemos realizado más de 450 proyectos en startups, fintech, empresas de software, compañías multilatinas y más.
Puedes agendar una conversación con nosotros aquí o escribimos por Whatsapp. Este primer contacto es una oportunidad para que nos cuentes las necesidades de tu empresa y descubramos juntos cómo el ERP de Oracle NetSuite puede llevar a tu empresa a otro nivel.
Correo: hola@latamready.com
Implementación de ERP en una empresa PDF
Hemos preparado para ti una plantilla en PDF (proyecto implementacion erp) con los pasos para implementar un ERP y los criterios a tomar en cuenta en cada uno.
Haz clic aquí o en el botón inferior para descargarlo. Puedes usarla en tu proceso y anotar tus dudas o pendientes sobre la implementación.