O sucesso na integração de um ERP em nuvem em uma empresa depende não apenas do tempo de implementação ou do fornecedor do sistema, mas também da equipe designada pela organização para supervisionar cada uma das etapas que permitem uma ativação ótima do software. Conheça os ‘heróis’ do seu projeto ERP.
Mas antes de continuar, você sabe o que é um ERP? Um Enterprise Resource Planning, mais conhecido como ERP, é um sistema de software que permite que sua empresa tenha uma gestão integrada e centralizada de seus processos (financeiro, logística, compras, faturamento, RH), racionalizando-os e reduzindo tempo, custos e esforço.
Todo projeto de alto impacto requer um grupo de trabalho com papéis bem definidos para atingir os objetivos esperados. A implementação de um sistema como o ERP Netsuite não é exceção. Embora um software moderno e intuitivo seja de grande ajuda, a empresa deve montar uma equipe de profissionais altamente comprometidos para impulsionar a integração da ferramenta.
Funções gerais da equipe de implementação do ERP
Este esquadrão especial, composto principalmente por profissionais internos, será responsável por garantir que a implementação do ERP seja bem sucedida e cumpra todas as funções esperadas do mesmo.
Para isso, sua composição precisa ser definida no início do processo. Desta forma, você será capaz de ajudar a identificar os requisitos comerciais do ERP em tempo hábil, avaliar a facilidade de uso para que os usuários sintam-se proprietários do sistema e testar rigorosamente o software antes que ele entre em funcionamento.
Requisitos da equipe de integração de sistemas
Mas assim como os ‘heróis’ de seu projeto ERP têm uma grande missão pela frente, eles também precisam das ‘armas secretas’ para sair vitoriosos. Estes são:
- Ter o apoio dos líderes da empresa: os gerentes sênior devem compreender o impacto da implementação do ERP para estarem dispostos a fazer as concessões necessárias para incorporá-lo ao negócio.
- Comunicação fluida entre as pessoas envolvidas: todas as partes envolvidas devem manter uma comunicação fluida e honesta para dar a conhecer quaisquer problemas, progressos ou desafios a serem resolvidos ao longo do caminho.
- Capacitar a equipe para tomar decisões: cada um dos membros, independentemente de seu papel, deve ter uma voz e um voto para contribuir com seus conhecimentos nas diferentes etapas.
Os perfis da superequipe de implementação
Então, quem deve fazer parte do plantel? Para selecionar os membros, dois aspectos serão levados em consideração: o nível de trabalho dedicado ao projeto e sua trajetória na empresa. Assim, a equipe pode incluir gerentes, chefes de diferentes áreas, executivos com diferentes especializações e até mesmo usuários finais do sistema ERP. Vamos saber quem eles são:
Executive sponsor: o embaixador
Este é o membro no topo da organização; ele ou ela pode até fazer parte do conselho de administração da empresa. O executive sponsor tem a capacidade de gerar consenso através do diálogo e uma grande capacidade de convencer.
Ele ou ela é o intermediário entre a equipe de integração e Os gerentes sênior da empresa. Ele ou ela assume a responsabilidade final pelo projeto e, portanto, toma as principais decisões sobre o projeto. Além disso, ele ou ela trabalha em estreita colaboração com o gerente de projeto, de quem recebe atualizações de implementação.
Assim, o executive sponsor tem as seguintes responsabilidades:
- Promove o uso de ERP em todos os níveis da empresa.
- Estabelece a visão e os objetivos finais do projeto.
- Define os processos comerciais a serem automatizados.
- Responsável por fornecer os recursos necessários para a integração.
- Comunica ao conselho sobre o progresso da implementação.
Gerente de projetos: o capitão
Se o executive sponsor é aquele que lidera a implementação a partir de uma posição mais política, o gerente do projeto é a principal figura em ação.
Ele ou ela está encarregado de supervisionar que as fases de implementação funcionem sem problemas e tem uma grande capacidade de liderar a equipe, alinhar o trabalho para o mesmo objetivo, neutralizar conflitos para criar um bom ambiente de trabalho e uma alta capacidade de organização e gerenciamento de tempo.
Suas principais funções são:
- Coordenar todas as etapas de implementação.
- Atualizar o plano do projeto de acordo com sua evolução.
- Delegar responsabilidades e funções dentro da equipe.
- Gerenciar o orçamento do projeto.
- Entregar relatórios detalhados de progresso ao executive sponsor.
Membros funcionais: os especialistas
Eles são os representantes das diferentes áreas da organização.
Eles possuem conhecimentos altamente especializados dependendo do escritório de onde vêm (finanças, fabricação, vendas, logística e/ou TI) e sua missão fundamental é garantir que os módulos ERP operem corretamente nos processos das áreas e que estes estejam perfeitamente inter-relacionados através do sistema.
Os membros funcionais da equipe de implementação podem:
- Definir as necessidades da área em relação ao sistema.
- Adaptar a configuração do módulo de acordo com a área correspondente.
- Coordenar com o provedor ou parceiro de implementação a customização dos módulos (mesmo depois de entrar em operação).
- Recomendar os super usuários encarregados de aprender com o ERP.
Super-usuários: os soldados
Os usuários finais, também conhecidos como os super usuários, são os guerreiros que saltam para o campo para aprender a usar o novo software ERP.
Sua missão é se tornar os “donos” do sistema. Em outras palavras, especialistas internos com conhecimento suficiente para apoiar os outros usuários com o uso da ferramenta.
Suas principais responsabilidades incluem:
- Coletar informações sobre a experiência do usuário com o ERP.
- Identificar oportunidades de melhoria para a usabilidade do software.
- Fornecer orientação aos colegas sobre o funcionamento do sistema.
- Executar, junto com o gerente de projeto e o parceiro de implementação, um plano de treinamento de usuários.
Parceiro de implementação: o ás na manga
O parceiro de implementação é geralmente o provedor da solução ERP.
Embora seja um caráter externo, seu papel é muito importante no processo de implementação do sistema graças a sua experiência técnica e funcional do software.
É, sem dúvida, o ás na manga de uma empresa para garantir o sucesso da integração do ERP.
Seu papel na equipe está orientado para:
- Coordenar os aspectos técnicos da personalização e instalação do sistema.
- Auxiliar na criação do plano de treinamento do usuário.
- Detectar oportunidades de melhoria no processo de implementação.
- Apoiar o gerente do projeto na elaboração de relatórios para o patrocinador executivo.
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