El éxito en la integración de un ERP en la nube en una empresa no solo depende del tiempo de implementación o del proveedor del sistema, sino también del equipo asignado por la organización para supervisar cada una de las etapas que permitan una activación óptima del software. Conoce a los ‘héroes’ de tu proyecto ERP.
Pero, antes de continuar, ¿sabes qué es un ERP? Un Enterprise Resource Planning, mejor conocido como ERP, es un sistema de software que permite a tu empresa tener una gestión integrada y centralizada de sus procesos (financieros, logísticos, de compras, facturación, RRHH), agilizándolos y disminuyendo tiempo, costos y esfuerzo.
Todo proyecto de gran impacto requiere de un grupo de trabajo con roles bien definidos para alcanzar los objetivos esperados. La implementación de un sistema como el Netsuite ERP no es la excepción. Si bien un software moderno e intuitivo será de gran ayuda, la empresa deberá reunir un equipo de profesionales altamente comprometidos para impulsar la integración de la herramienta.
Funciones generales del equipo de implementación de un ERP
Este escuadrón especial, compuesto en su mayoría por profesionales internos de la empresa, será el responsable de garantizar que la incorporación del ERP sea un éxito y cumpla con todas las funciones que se esperan de él.
Para ello, es necesario que se defina su conformación desde el inicio del proceso. De ese modo, podrá ayudar oportunamente a identificar los requisitos que requiere la empresa de un ERP, calibrar la facilidad de uso para que los usuarios se sientan dueños del sistema y probar de forma rigurosa el software antes de que empiece a operar.
Necesidades del equipo de integración del sistema
Pero así como los ‘héroes’ de tu proyecto ERP tienen una gran misión por delante, también necesitan las ‘armas secretas’ para salir victoriosos. Estas son:
- Contar con el respaldo de los líderes de la compañía: los altos mandos deben comprender el impacto de la implementación de un ERP para estar dispuestos a hacer las concesiones necesarias para incorporarlo a la empresa.
- Comunicación fluida entre los involucrados: todas las partes involucradas deberán mantener una comunicación fluida y honesta para dar a conocer las incidencias, avances o desafíos a resolver en el camino.
- Empoderar al equipo para tomar decisiones: cada uno de los miembros, independientemente del rol que cumpla, debe contar con voz y voto para aportar con sus conocimientos en las distintas etapas.
Los perfiles del superequipo de implementación
Entonces, ¿quiénes deben integrar el escuadrón? Para seleccionar a los miembros se tomará en cuenta dos aspectos: el nivel de trabajo dedicado al proyecto y su trayectoria en la compañía. Así, el equipo conformado puede incluir a gerentes, jefes de distintas áreas, ejecutivos con diversas especializaciones y hasta usuarios finales del sistema ERP. Conozcamos quiénes son:
Executive sponsor: el embajador
Es el miembro que se encuentra en la parte más alta de la organización, como un gerente general o puede ser incluso parte de la mesa directiva de la empresa. El executive sponsor tiene la habilidad de generar consensos a partir del diálogo y una gran capacidad de convencimiento.
Es el intermediario entre el equipo de integración y los altos mandos de la empresa. Asume la responsabilidad final del proyecto y, por ende, toma las decisiones principales sobre el mismo. Además, trabaja estrechamente con el gerente de proyecto, de quien recibe las actualizaciones de la implementación.
Así, el executive sponsor cuenta con las siguientes responsabilidades:
- Es quien promueve el uso del ERP en todos los niveles de la empresa.
- Establece la visión y objetivos finales del proyecto.
- Define los procesos empresariales a automatizar.
- Es el responsable de proporcionar los recursos necesarios para la integración.
- Comunica a la mesa directiva sobre el progreso de la implementación.
Gerente de proyecto: el capitán
Si el executive sponsor es quien lidera la implementación desde un cargo más político, el gerente del proyecto es la principal figura en acción.
Normalmente, es un gerente de áreas como finanzas o TI y se encarga de supervisar que las fases de implementación funcionen sin problemas y cuenta con una gran habilidad para liderar el equipo, alinear el trabajo hacia un mismo objetivo, neutralizar los conflictos para crear un buen ambiente de trabajo y una alta capacidad de organización y gestión del tiempo.
Sus funciones principales son:
- Coordinar todos los pasos de implementación.
- Actualizar el plan del proyecto según su evolución.
- Delegar responsabilidades y roles dentro del equipo.
- Gestionar el presupuesto del proyecto.
- Entregar informes detallados del avance al executive sponsor.
Miembros funcionales: los expertos
Son los representantes de las distintas áreas de la organización como gerentes o jefes.
Cuentan con un conocimiento altamente especializado según la oficina de la que provengan (finanzas, manufactura, ventas, logística y/o TI) y su misión fundamental es la de garantizar que los módulos del ERP operen correctamente en los procesos de las áreas y que estas se interrelacionen de manera óptima a través del sistema.
Los miembros funcionales del equipo de implementación pueden:
- Definir las necesidades del área en relación al sistema.
- Adecuar la configuración del módulo según el área que corresponda.
- Coordinar con el proveedor o partner de implementación la personalización de los módulos (incluso después de que entre en funcionamiento).
- Recomendar a los superusuarios encargados de aprender del ERP.
Superusuarios: los soldados
Los usuarios finales, también conocidos como superusuarios, son los guerreros que saltan al campo para aprender a utilizar el nuevo software ERP. Su misión es volverse los “dueños” del sistema.
Es decir, expertos internos con conocimientos suficientes para apoyar a los demás usuarios con el uso de la herramienta.
Entre sus responsabilidades principales se encuentran:
- Recopilar información sobre la experiencia de usuario con el ERP.
- Identificar las oportunidades de mejora para la usabilidad del software.
- Orientar a sus colegas sobre el funcionamiento del sistema.
- Ejecutar, junto al gerente del proyecto y partner de implementación, un plan de capacitación a usuarios.
Partner de implementación: el as bajo la manga
El socio o partner de implementación es comúnmente el proveedor de la solución ERP. Si bien es un personaje externo su papel es muy importante en el proceso de implementación del sistema gracias a su experiencia técnica y funcional del software.
Es, sin dudas, el as bajo de la manga que utiliza una empresa para garantizar el éxito de la integración del ERP.
Su rol en el equipo está orientado a:
- Coordinar aspectos técnicos de la personalización e instalación del sistema.
- Ayudar en la creación del plan de capacitación a los usuarios.
- Detectar las oportunidades de mejora en el proceso de implementación.
- Apoyar al gerente de proyecto en la elaboración de reportes para el executive sponsor.
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