10 preguntas para implementar un ERP

Introducción

No eres el único: antes de implementar un software ERP, los altos ejecutivos de una empresa suelen tener dudas y preguntas sobre cómo realizarlo. Todos tenemos un norte común: lograr un proyecto de implementación exitoso. 

Cuando una empresa crece (en nuevos países, en cantidad de colaboradores, o en número de ventas), surge la necesidad de trabajar de manera más eficiente. En otras palabras, ejecutar los procesos con mayor precisión y rapidez para tomar decisiones. No solo basta con la capacidad de las personas, sino con la tecnología o sistemas que tienen a disposición, como un ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales). 

En este artículo, he escogido 10 preguntas para implementar un ERP que me realizan con mucha frecuencia los gerentes de distintas empresas. Estoy seguro que las respuestas responderán a la información que buscas. 

1. ¿Mi empresa necesita un ERP?

No hay una respuesta única para esta pregunta, pero puedo darte 3 señales de que tu empresa requiere un ERP: 1) expansión, 2) inteligencia colectiva, y 3) estandarización. 

Hablemos primero de expansión. Si tienes un negocio en crecimiento, dentro o fuera del país, tienes el reto de gestionar los procesos y la información de distintos equipos de manera organizada y en tiempo real. Si no cuentas con una manera de trabajo ágil, cada proceso y tarea nueva volverá más lenta a la organización. Un ERP te permite precisamente eso: automatizar procesos para tener la información clave de la empresa en tiempo real.

La segunda señal es la necesidad de contar con inteligencia colectiva entre las distintas empresas o subsidiarias de una organización. En otras palabras, tener la capacidad de compartir información y formas de trabajo entre cada subsidiaria, para expandirse manteniendo la eficiencia de la empresa matriz. 

Un software ERP es clave porque además de funcionar como una base de datos en línea, tiene plantillas y herramientas para definir flujos de trabajo de distintas áreas como contabilidad, finanzas, cadena de suministro, inventario, ventas, marketing, recursos humanos y proyectos. Recuerda que un ERP es mucho más que un sistema contable de libros contables y consolidación financiera.

La tercera señal de que tu negocio necesita un sistema ERP es que los mismos procesos se trabajan de manera distinta en cada equipo. No hay uniformidad ni trazabilidad clara. Esto puede agudizarse en plena expansión. Un ERP ayuda en doble sentido: 1) establece procesos eficientes siguiendo las mejores prácticas 2)logra que estos procesos sean seguidos por toda la organización.

Si ahora ya estás 100% convencido de que necesitas un ERP, vayamos con las siguientes preguntas. Es decir, ¿cómo escogerlo y en cuánto tiempo?

2. ¿Qué criterios debo tener en cuenta para escoger un ERP? 

Debes centrarte en las necesidades más urgentes de la empresa y escoger un ERP que tenga herramientas para resolverlas. También, debes considerar el tamaño de tu empresa en cuestión: países en los que opera y cantidad de colaboradores, porque estos sistemas tienen una disponibilidad de usuarios determinada. 

Por otro lado, recuerda que los sistemas ERP no se implementan por sí solos o de manera in-house. Lo mejor es contratar a un proveedor o partner en implementación, que es un ‘actor’ adicional a la empresa que ha desarrollado el ERP.  Aquí viene el segundo criterio que debes considerar: verificar que el proveedor tenga experiencia implementando esa marca de ERP, tanto en negocios del sector y en tu país. 

Para ello, puedes solicitar que el partner o socio te brinde tutoriales en vivo del ERP seleccionado y pedir referencias de clientes de tu mismo país o región. 

3. ¿En cuánto tiempo puedo implementar un software ERP?

El tiempo de implementación dependerá de muchas variables: la eficiencia de la empresa de implementación que escojas; la cantidad de módulos del ERP que quieras usar; la disposición de tus colaboradores. 

En promedio, puede tardar entre 6 meses a 1 año. Sin embargo, hay partners de implementación como LatamReady (socio oficial Oracle NetSuite) con los que verás resultados en menos de 4 meses. En LatamReady nos especializamos en implementar el ERP de NetSuite.

Más allá del partner que escojas, este debe sugerir un proceso que sea modular y por fases. En un inicio no es recomendable realizar un proyecto que incluya absolutamente todos las herramientas, pues tardarás demasiado en empezar a ver resultados. Inicia por los módulos más urgentes para empezar a ver resultados cuanto antes, e iterar en el camino. Puedes conocer aquí el precio de implementar NetSuite ERP.

4.¿Cómo se preparan las empresas para usar un ERP?

En este artículo de Proyecto de Implementación ERP te explico paso a paso cómo una organización puede prepararse para un proyecto tan ambicioso como este. Lo resumo en 6 pasos: 

• Armar el equipo interno que liderará el proyecto.
• Seleccionar el ERP y el partner.
• Implementar el sistema.
• Fase de prueba y error testing.
• Capacitación en el sistema del equipo interno.
• ¡Salida en vivo! Y evaluar futuras iteraciones o módulos

Ahora, es importante que el equipo interno sepa la importancia de usar el ERP. En un inicio puede haber resistencia, pues no solo hablamos de una tecnología nueva en la organización, sino de cambiar la manera de trabajar. 

En este punto, me gusta usar la frase “cosechar hoy, para cultivar mañana”. En otras palabras, si bien al inicio el colaborador destinará más horas y esfuerzo en aprender a usar el ERP, cuando lo domine se encontrará haciendo todo más rápido y con menos esfuerzo. Un crecimiento no solo para la empresa, sino para él mismo. 

5. ¿El sistema ERP debe ser integrable y escalable?

Un sistema ERP debe ser capaz de integrarse con soluciones externas o de terceros. Si bien esta solución está pensada para una gestión 360° de tu compañía (e incluso tiene un módulo de Business Intelligence para visualización de datos) y se integra con los programas de Microsoft Office, siempre existe la posibilidad de que necesitas integrar una plataforma adicional. 

Además, a medida que la compañía se expanda a nuevas ciudades o países, el software debe poder implementarse en estas nuevas ubicaciones con relativa facilidad. Este punto se relaciona con la siguiente pregunta, pues un ERP en la nube tiene esta flexibilidad para escalar. 

6. ¿ERP en la nube vs ERP on-premise (servidor propio)?

Los sistemas ERP basados en la nube o Cloud ERP son mucho más sencillos de implementar que un ERP On-Premise. En el caso de los Cloud ERP, el software es gestionado por la empresa (como NetSuite u Oracle) en servidores en la nube. En cambio, con un ERP On-Premise, la empresa debe implementarlo en un servidor propio y gestionar ellos mismos las actualizaciones. 

En el caso de los softwares ERP en la nube, el acceso es a través de internet (navegador web), por lo que pueden trabajar equipos en distintas partes del mundo en línea y de manera colaborativa. 

7. ¿Qué importancia tiene el proveedor de implementación?

El partner de implementación es igual de importante que el sistema elegido. Su capacidad para entender las necesidades particulares de tu empresa, sumado a su background trabajando en el sector o país de tu negocio, son claves para un proyecto exitoso. 

¿Cómo saber con quién trabajar? Cada marca de ERP tiene una red de socios externos que se encargan de dar soporte y de implementarlo. Por ejemplo, Oracle NetSuite tiene un ERP en la nube y en su red de socios para Latinoamérica se encuentra LatamReady.

En LatamReady hemos implementado más de 500 proyectos en la región. Producto de los resultados con los clientes, Oracle NetSuite nos postula cada año al premio de Partner del Año para América Latina. 

8. ¿Qué ERP y qué proveedor escoger?

El ideal para empresas de mercado medio y grande es Oracle NetSuite ERP.  No lo afirmo yo: lo dice Gartner, una de las consultoras más relevantes sobre soluciones de tecnología. En su Cuadrante Mágico de sistemas ERP, Oracle NetSuite es el único para mercado medio (hasta 1000 usuarios) ubicado en el Cuadrante de Líderes. El resto está destinado a empresas de un tamaño e inversión diametralmente más grande.  

A continuación, resumo por qué trabajar con Oracle NetSuite como ERP y con LatamReady como partner de implementación. 

9.¿Cómo medir los resultados en mi negocio?

Es importante definir los KPIs que definirán si nuestros procesos mejoraron al usar el ERP. En este artículo, hablo sobre los KPIs y procesos que se pueden medir en un ERP. Por ejemplo, tenemos los referentes a contabilidad, como el tiempo que demora una organización en cerrar los libros contables o estados financieros. También, los relacionados a ventas y marketing como ingresos, nuevos clientes y CAC (costo de adquisición). 

10. ¿Realmente hay un ERP perfecto?

El ERP perfecto no existe. Cada empresa tiene distintas necesidades según la madurez y metas del negocio. Sin embargo, si eres una empresa mediana o grande con planes de expansión dentro o fuera de un país latinoamericano, definitivamente te recomiendo el ERP de Oracle NetSuite. Está especialmente diseñado para la consolidación financiera y comercial; y para gestionar múltiples subsidiarias, múltiples libros contables, múltiples monedas e idiomas. 

Conversa con un experto

Ahora, para implementar con éxito un ERP es importante que trabajes con un proveedor de experto en implementación de Oracle NetSuite. Este proceso lo tienes garantizado si trabajas con un partner oficial de Oracle NetSuite, como lo es LatamReady. En LatamReady contamos con más de 200 especialistas y somos nominados cada año a partner del año para la región por el mismo NetSuite.

Conoce más sobre LatamReady aquí.

Puedes comunicarte con nuestros especialistas escribiéndonos al correo info@latamready.com o haciendo clic aquí abajo en la vía de contacto de tu preferencia.

Puedes reservar la hora y fecha de nuestra primera reunión en el calendario inferior. Te contamos: esta videollamada durará 15 minutos, donde te haremos preguntas para conocer los retos de tu empresa. Luego, haremos una evaluación interna y te contactaremos para coordinar una siguiente reunión en profundidad. Agenda la cita en el calendario inferior.