En este artículo, te presentaré cuáles considero que son las herramientas esenciales que debería tener todo sistema ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales). para empresas creciendo en Perú y Latinoamérica. Hablaré de funciones para los departamentos de contabilidad, finanzas, marketing, y logística. Evidentemente, el ERP de Oracle NetSuite cuenta con todas estas funcionalidades y funciona como un gran ‘cerebro’ para centralizar y automatizar la información en una única base de datos en la nube.
Funcionalidades de Contabilidad
Automatizar la creación de asientos en libros contables o fiscales
El Multibooking, también conocido como Multilibros, constituye una potente herramienta para automatizar la generación de asientos contables en diversos libros fiscales o contables de una empresa.
Las áreas de contabilidad a menudo se ven obligadas a duplicar o triplicar sus esfuerzos al lidiar con múltiples libros contables. Por ejemplo, las organizaciones pueden manejar un libro corporativo siguiendo las normas US GAAP o NIIF, y al mismo tiempo, deben mapear o utilizar un libro fiscal conforme al plan de cuentas local o de cada país.
Es precisamente en este escenario donde el Multibooking de Oracle NetSuite ERP emerge como la solución a todos tus problemas. Cada vez que registras una transacción en el sistema, NetSuite crea automáticamente un asiento en paralelo en el libro local y en el libro corporativo. Y eso no es todo, pues también destaca por ser multimoneda, permitiéndote seleccionar la moneda con la que deseas llevar el registro en cada libro, ya sea dólar o la moneda local, como peso o sol.
Consolidación Financiera
Este Enterprise Resource Planning (ERP) ofrece plantillas interactivas diseñadas para la creación de todos los informes financieros relevantes como el Balance General, Estado de Resultados, y el Flujo de Caja. Sin embargo, su característica más destacada radica en su habilidad para la consolidación financiera.
El sistema permite a la empresa llevar a cabo la unificación de sus estados financieros en línea de subsidiarias establecidas en diversos países. Dentro del sistema ERP, se puede establecer una estructura de subsidiarias acorde a la estructura contable de la empresa en la moneda deseada. De esta forma, la organización tiene la capacidad de consolidar informes a nivel global, regional o por país.
En LatamReady, compañía que es socia oficial de Oracle NetSuite para la implementación de sus herramientas ERP en pequeñas, medianas y grandes empresas en Perú y Latinoamérica, hemos preparado un tutorial para ti. La presentación de este medio está a cargo de Edgard Carpio, nuestro Vicepresidente de Operaciones. Este recurso es crucial en la toma de decisiones y permite a las empresas mantenerse competitivas en el mercado.
Segmentos contables y múltiples monedas
Los segmentos contables de Oracle NetSuite son filtros que te brindan la capacidad de analizar y y filtrar en tiempo real los estados financieros previamente mencionados. Estos se ubican en la sección inferior de los informes. Tienes la oportunidad de filtrar por segmentos específicos como subsidiaria, periodo, unidad de negocio (clase), centro de costo (departamento), e incluso generar segmentos a medida.
El software Oracle NetSuite funciona como un ERP multimoneda gracias a que, más allá de la moneda en la que se registran todas las transacciones (moneda de contabilización), también maneja tipos de cambio para la consolidación. Estos tipos de cambio (actual, histórico, promedio, por libro contable) pueden ser utilizados en el módulo de consolidación de informes para convertirlos a una moneda diferente a la contable (por ejemplo, de dólares a moneda local o viceversa).
Este producto SaaS está diseñado con las últimas tecnologías para manejar y optimizar flujos financieros, ofreciendo una gama de herramientas y características que te ayudarán a administrar de manera efectiva tus finanzas.
CRM para la gestión de la relación con clientes y potenciales clientes
Oracle NetSuite CRM se ha especializado en automatizar y optimizar los procesos de dos sectores clave: Ventas y Marketing. Ambos están vinculados a las ventas y la atención al cliente, por lo que NetSuite ha sido especialmente diseñado para impulsar tus ventas, ya sea a través de la adquisición de nuevos clientes, ventas cruzadas (cross-sell) o ventas adicionales (up-sell).
Es un hecho que la mayoría de las empresas manejan su módulo de CRM en un sistema separado al del ERP. Esto podría ser resultado de que la tecnología del CRM brinda herramientas específicas que se adaptan a las necesidades particulares de tu organización.
Al emplear estas tecnologías, el módulo Oracle NetSuite CRM permite a tu equipo de negocios gestionar flujos de trabajo de manera eficiente, proporcionando los recursos necesarios para una administración efectiva de tus relaciones con los clientes.
Procesos de Marketing
- El CRM de NetSuite es una base de datos para almacenar en línea la información de cada prospecto y cliente.
- Identifica el origen, campaña o canal en la que se registró cada prospecto.
- Oracle NetSuite permite enviar correos electrónicos, así como planear y ejecutar estrategias de email marketing y crear landing pages.
Procesos de ventas
- El CRM ofrece seguimiento en tiempo real del estado de atención de cada cliente.
- Además, agilizar el cálculo de precio y envío de cotizaciones a los clientes, así como convertirlos en órdenes de venta en pocos clics.
- Tiene distintas variables para calcular y establecer precios según descuentos por producto, grupo de productos, cliente o campaña.
Gestión de la Cadena de Suministro
Este ERP basado en la nube asiste a las empresas en la administración de todo el proceso productivo, proporcionando visibilidad en tiempo real. Equipado con herramientas para cada etapa del proceso, este sistema permite manejar aspectos como la lista de materiales, la creación de órdenes de trabajo y de compra, el movimiento de inventario desde almacenes intercompañía o de terceros, así como las etapas de producción de un producto.
Ensamblaje o lista de materiales: configurar las características de cada material, como código del artículo, disponibilidad, stock, subsidiaria, centro de costo o unidad de negocio.
Orden de fabricación: en el ERP puedes crear automáticamente órdenes de trabajo o fabricación heredando la información de una orden de venta.
Enrutamiento de fabricación: en esta herramienta configuras cada proceso necesario para la producción de un artículo. Puedes calcular los recursos humanos y de máquinas, el tiempo de la tarea, el centro de trabajo o fabricación, entre otros.
Transacciones intercompañía. Cuando una subsidiaria solicita una orden de compra a otra subsidiaria del mismo grupo, en el sistema se genera automáticamente la orden de venta correspondiente para ser aprobada.
Facturación Electrónica con Oracle NetSuite ERP
Implementar la facturación electrónica mediante un software ERP permite la integración y automatización de los procesos de facturación y contabilidad. Esta es una ventaja tanto para la empresa que ofrece el servicio o producto como para la que lo compra. Cuando una empresa genera un pedido de venta en el ERP, el software automáticamente crea y envía la factura electrónica correspondiente, con los impuestos o descuentos incluidos. Así, la empresa no tiene que generar la factura manualmente a partir de los datos del pedido de venta.
La empresa que recibe la factura también se beneficia. Al recibir la factura en su ERP, el sistema realiza una coincidencia triple, es decir, vincula tres documentos: la factura electrónica, la orden de compra y el informe o comprobante de recepción.
Como resultado, la empresa puede agilizar o programar el pago de la factura, optimizando el flujo de caja tanto del comprador como del vendedor. Además, una empresa puede tener varios procesos de facturación: individuales, por lotes de cientos o miles, o masivos.
Hay sistemas ERP, como el de Oracle NetSuite, que soportan diferentes tipos de emisión para satisfacer las necesidades de las empresas:
- Uno a uno. Las facturas se emiten una a una. Se compone de 2 pasos: primero se crea y luego se emite y envía la factura.
- Bulk Se pueden emitir hasta 200 facturas por lote.
- Masiva. La emisión es de un solo paso. El límite de facturas lo establece la instancia de Oracle NetSuite.
- Ecommerce. Para compañías cuyo negocio se basa en el Ecommerce.
¿Por qué implementar NetSuite con LatamReady?
La operación estándar de la facturación electrónica en un ERP ha sido explicada hasta ahora, pero en América Latina, las empresas deben cumplir con los requisitos específicos de cada agencia tributaria en cada país. Por lo tanto, es esencial que las empresas trabajen con un ERP, como Oracle NetSuite, y también con un socio o partner especializado en implementación.
En este sentido, LatamReady es el socio oficial de Oracle NetSuite en América Latina que se encarga de la implementación del ERP y garantiza que las empresas cumplan con todas las exigencias legales de cada país en la región. Con más de 500 proyectos implementados en la región y otros países de América Latina, nuestros clientes respaldan nuestro trabajo con un 95% de reseñas de 5 estrellas. Además, somos nominados anualmente por NetSuite para el premio al mejor proveedor de soluciones para América Latina.
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