Seguramente conoces o has escuchado sobre distintas herramientas de análisis y visualización de datos, como Power BI o Tableau. Un sistema ERP también potencia (y a nivel macro) el análisis y la visualización de datos, pero aquí nace un problema: si también quieres visualizar los datos del ERP en las plataformas mencionadas, lo que usualmente pasa (con el común de los ERPs) es que deberás conectar los sistemas entre sí e importar la información. O sea: tu empresa NO gestionará toda la información y herramientas en un solo lugar.
Sin embargo, esto no pasa si tu empresa trabaja con el ERP de Oracle NetSuite: ahí sí podrás manejar todo desde un mismo sistema. Esto pues Oracle NetSuite cuenta con un módulo integrado de Business Intelligence y Analytics, denominado SuiteAnalytics. Este módulo tiene 2 elementos clave: 1) los conjuntos de datos y, 2) los libros de trabajo. Esta herramienta le permite a tu equipo organizar y filtrar la información, y luego visualizarla en gráficos o tablas dinámicas.
A partir de mis 13 años de experiencia trabajando e implementado el ERP de Oracle NetSuite, te explicaré cómo funciona SuiteAnalytics, con imágenes y videos incluidos.
La importancia de NetSuite SuiteAnalytics
Soy un convencido de que las decisiones empresariales no se deben tomar sólo con intuición, sino también con datos. Y mientras más fiables y precisos sean esos datos, estas decisiones serán más eficaces para hacer crecer nuestros negocios. Más aún, si contamos con herramientas para visualizar los datos, identificar patrones y proyecciones de KPIs claves, podremos anticiparnos a diversos escenarios y tomar acción.
Esta fiabilidad, visualización y predicción de información es posible gracias a NetSuite SuiteAnalytics, una herramienta que les permite a las empresas armar reportes y dashboards en línea con toda la información que se haya registrado en Oracle NetSuite ERP, desde información financiera hasta comercial y de ventas. Luego de que tu empresa conozca este módulo, estoy convencido de que las presentaciones en Power Point o Excel quedarán en el baúl de los recuerdos: hacerlo en Oracle NetSuite será mucho más rápido, vistoso y efectivo para hallar insights.
Conjuntos de Datos o DataSets
Como comenté en un inicio, SuiteAnalytics está compuesto por Conjunto de Datos y Libros de Trabajo. El Conjunto de Datos es la información que se usará en la presentación y los Libros de Trabajo consisten en la plantilla de visualización o dashboards.
Para armar una presentación, el primer paso es seleccionar y configurar el Conjunto de Datos, también llamado ‘DataSets’ (imagen inferior).
Pongamos el ejemplo de que seleccionamos el registro de Transacciones. Luego, debemos seleccionar qué campos del registro de Transacciones queremos plasmar en el Dashboard. En la siguiente imagen, resaltado en verde, se pueden observar distintos ejemplos de campos pertenecientes a Transacciones. La zona resaltada en rosado corresponde a la previsualización de los datos escogidos, en formato de tabla.
Como puedes observar, en la previsualización tenemos las columnas de fecha, empresa y número de documento. Agreguemos, por ejemplo, el campo de Ejecutivo de Venta, que está dentro del registro de Transacciones. Basta con arrastrar y soltar ese campo en la tabla.
En la zona superior de la tabla, podemos configurar filtros. Puedes ver en la siguiente imagen cómo arrastramos el campo Tipo de Transacción a la zona de Filtro para luego seleccionar Invoice y Venta en Efectivo. De esta manera, solo visualizamos las transacciones que cumplan una de esas variables . Si queremos ver las ventas de un año en específico, también podemos filtrar por año, agregando el campo de Fecha.
Una vez que tenemos toda la información que queremos en la sección Conjunto de Datos, es momento de llevarla a los Libros de Trabajo, para transformarla en gráficos o tablas dinámicas.
Libros de trabajo o Workbooks
En la sección de Libros de Trabajo, podemos seleccionar el tipo de visualización: tablas, tablas dinámicas, gráficos. Si escogemos tablas dinámicas, visualizamos los datos seleccionados y filtrados en el Conjunto de Datos, y basta con arrastrarlos a la zona de filas, columnas y métricas.
En la siguiente imagen, podemos ver cómo el campo de Ejecutivo de Ventas se encuentra en la zona de filas, y en métricas hemos colocado el monto de transacción. Es decir, veremos cuánto factura cada ejecutivo en la tabla dinámica. En caso hayamos escogido el formato de gráfico de barras, veremos esa misma información pero en un gráfico.
Cada campo es personalizable en cuestión de formato. Por ejemplo, si hacemos clic en los tres puntos del campo de Monto Total, podremos ordenar los montos de mayor a menor, además de decidir si queremos convertir la moneda en caso tengamos múltiples de estas.
¡Y, listo! El último paso es Guardar el libro de trabajo. A continuación colocamos un ejemplo de cómo se vería una gráfico básico de barras de información de ventas.
Trabaja con un experto
El módulo de SuiteAnalytics de Oracle NetSuite es muy utilizado por nuestros clientes para analizar la información del negocio (financiera, contable, comercial) y tomar mejores decisiones empresariales. En LatamReady, partner oficial de Oracle NetSuite, tenemos más de 200 especialistas en implementar el ERP de Oracle NetSuite en empresas latinoamericanas.
En nuestros 13 años de existencia, hemos ayudado a más de 500 empresas a gestionar y agilizar sus procesos. Sin duda alguna, los módulos de contabilidad, finanzas y el de SuiteAnalytics son clave para ello. Igual de importante es implementar Oracle NetSuite con un partner de implementación, pues al ser un experto garantiza que el sistema realmente solucione las necesidades de tu empresa en el menor tiempo posible.
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