La herramienta de multibooking o multilibros contables y fiscales es una de las más populares de Oracle NetSuite ERP. Al automatizar la creación de asientos contables, las empresas ahorran muchas horas de trabajo para centrarse en proyectos estratégicos. Según NetSuite, las compañías redujeron entre un 40% a un 70% el tiempo de cierre de sus libros contables, luego de implementar el ERP. Sin ninguna duda, gran parte del mérito se lo lleva el multibooking. ¿Cómo funciona?
En este artículo, te mostraré paso a paso cómo configurar un libro contable en Oracle NetSuite ERP y luego responderé algunas preguntas frecuentes que los clientes suelen tener sobre esta funcionalidad.
Creación del Libro Contable
- Paso 1.
Hacemos clic en la opción de Configuración (Setup) → Contabilidad → Libros Contables → Crear.
- Paso 2
Ahora en cada campo debemos completar la información del libro contable
- Nombre. Colocamos el nombre que tendrá el libro contable. Debe ser único.
- Subsidiaria. Aquí debemos marcar cuál o cuáles subsidiarias estarán asociados al libro contable.
- Incluir hijos (include children). Esta casilla tiene el propósito de que las subsidiarias menores de una subsidiaria padre se asocien automáticamente al libro de contabilidad. Basta con marcar esta opción para que se aplique.
Periodo de vigencia. Seleccionar el periodo para el libro de contabilidad. Se puede escoger una fecha anterior a la creación actual del libro si es que se cuenta con datos previos.
- Paso 3
El tercer paso es marcar la casilla de Habilitar Consolidación (enable consolidation). De esta manera, se habilita que el libro contable forme parte de la consolidación financiera. Como este ejemplo lo hacemos con un libro secundario en moneda local, al marcar esta opción también se consolidará en la moneda base (dólares) de la sociedad matriz.
De modo que si las opciones de “Habilitar Consolidación” e “Incluir Hijos” están marcadas, este libro de contabilidad secundario tendrá acceso a toda la consolidación de Oracle NetSuite.
Importante: Ahora, para que no hayan errores, es importante que todas las subsidiarias estén previamente configuradas en la Jerarquía de Subsidiarias, pues de lo contrario saltará un mensaje de error. Este mensaje te alertará de que el libro contable no puede asociarse a la subsidiaria correspondiente. Tendrás que desmarcar la casilla de “Habilitar Consolidación” hasta modificar la Jerarquía de Subsidiarias.
- Paso 4
Ahora debemos llenar la información de las subsidiarias que están asociadas al libro contable que estamos configurando.
- En la primera columna aparecerán las subsidiarias seleccionadas.
- En la segunda columna, debemos marcar la moneda que tendrá la subsidiaria en el libro contable. Podemos escoger una moneda corporativa (en ese caso cambiaremos los valores a dicha moneda); o la moneda local por subsidiaria.
- En la tercera columna vemos las monedas del libro primario que se ha configurado previamente.
- En la cuarta columna establecemos el tipo de cambio. Este campo solo es editable si es que las monedas del libro secundario que estamos configurando (segunda columna) y del libro primario que ya está configurado (tercera columna) son distintas.
- Paso 5
En la última columna, vemos el “Estado” del libro de contabilidad. Por defecto, estará en “Pendiente” y debemos cambiarlo a “Activo”. Luego, hacemos clic en “Guardar” y ¡listo! Nuestro libro ya está configurado.
En caso aún no desees activar el libro, puedes hacer clic en “Guardar” y luego activarlo, yendo a la opción “Configuración → Empresa → Subsidiarias”, en la pestaña Libros Contables.
Ahora ya sabemos cómo configurar un libro contable. Pero, puede que tengas nuevas dudas. Por ejemplo, ¿cómo deshacer la asociación de un libro contable con una subsidiaria?, ¿cómo actualizar un libro contable cuyo periodo de vigencia es anterior a su creación?, ¿hasta cuántos libros contables puedo manejar en Oracle NetSuite?
Te ayudaré con todas estas dudas a continuación.
Preguntas frecuentes sobre multibooking
¿Cómo deshacer la asociación de un libro contable con una subsidiaria?
Si queremos que una subsidiaria ya no esté asociada a un libro contable, en la configuración debemos cambiar el campo de “Estado” a “Inactiva”. No se puede eliminar.
Si creo un libro contable con un periodo de vigencia correspondiente a meses anteriores, ¿cómo puedo actualizar esas transacciones anteriores en el libro contable?
Hay 2 maneras. La primera forma es hacerlo manualmente, pero no es recomendable si se deben registrar una gran cantidad de transacciones.
La segunda manera es hacer la actualización de manera masiva. Este proceso requiere de la asistencia de un partner oficial de Oracle NetSuite como LatamReady, pues no todos los partners pueden ejecutar el proceso.
¿Hasta cuánto libros puedo gestionar con el multibooking de Oracle NetSuite?
Puedes gestionar hasta 5 libros contables. Es decir, hasta 4 libros secundarios aparte del primario.
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Como partner oficial de Oracle NetSuite, LatamReady tiene más de 13 años implementando el ERP en la región. Gracias a nuestro crecimiento producto del trabajo pensando siempre en el cliente, Oracle NetSuite nos nomina cada año a la lista de partners del año para Latinoamérica.
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