Integrar un sistema ERP implica nuevas y mejoradas formas de trabajar. Sin embargo, en ocasiones, este proceso puede despertar cierta resistencia al cambio y preocupación en el personal de una compañía. En el siguiente artículo te brindamos una serie de recomendaciones para asegurar una gestión del cambio exitosa.
¿Recuerdas cuando te mudaste de la casa de tus padres y empezaste a vivir solo? A veces los cambios pueden traer consigo ciertos temores, aun cuando sabemos que son cambios para bien, como desarrollarse a nivel personal y ser independiente.
Lo mismo puede ocurrir con un proyecto de gran impacto como la integración de un software ERP: la empresa y los altos mandos comprenden que, en la búsqueda de mejora continua, crecimiento y competitividad, un sistema de gestión moderno es de gran importancia para alcanzar esos objetivos.
Sin embargo, al tener una repercusión en gran parte de las funciones, procesos y áreas; es posible que aparezcan ciertas preocupaciones en el personal. Por ello, en este artículo te brindaremos una serie de recomendaciones para que sepas cómo manejar la resistencia al cambio en la empresa.
Causas de la resistencia al cambio
Si se busca resolver un problema, lo primero por hacer es conocer las causas que lo originan. Un grave error en esta etapa que puede cometer la empresa es asumir que el personal muestra resistencia por la simple falta de voluntad por aprender a usar el nuevo software ERP.
El primer paso es analizar y comprender por qué se presenta esta actitud. Es decir, hay que actuar con empatía. En LatamReady hemos identificado cuatro causas comunes de la resistencia al cambio de una nuevo tecnología:
Miedo a perder el trabajo
Cuando una persona lleva trabajando varios años de una misma manera (de forma manual, por ejemplo) y dedica gran parte de su tiempo a recopilar y estructurar datos en hojas de cálculo, la integración de un ERP puede generar miedo a perder su puesto.
Pese a que es un temor común, se sostiene más en el desconocimiento de un ERP que en hechos, ya que un sistema de gestión viene a optimizar y no reemplazar el trabajo del personal de una empresa.
Temor a una mayor carga laboral
Otra preocupación, relacionada con la primera, es la creencia de que un nuevo software de gestión traerá consigo un mayor volumen de trabajo, cuando, en realidad, un ERP reduce los tiempos de trabajo manual de un colaborador para que pueda tener espacio de asumir nuevos desafíos que brinden un valor agregado a la empresa y a su perfil profesional.
Preocupación por falta de conocimiento del sistema y el proceso
Si una compañía no realiza una comunicación oportuna y periódica del proceso de implementación de un ERP, puede generar preocupación en el personal. Este temor se incrementa todavía más si no hay un buen proceso de formación de los usuarios ni un adecuado periodo de pruebas con el sistema.
Malas experiencias con tecnologías anteriores
La resistencia en el personal también puede aparecer por experiencias fallidas con herramientas tecnológicas en el pasado. Incluso si se elige un ERP adecuado, la falta de un socio de implementación experto, que adapte el sistema a las necesidades específicas de la compañía, puede poner en riesgo el óptimo funcionamiento del software.
Ahora que sabes los motivos principales de la resistencia al cambio, te compartimos aquellas acciones que puedes llevar a cabo para integrar tu nuevo ERP con éxito.
Gestión del cambio
De acuerdo a nuestra experiencia de más de 13 años en el mercado y proyectos exitosos con más de 450 compañías en América Latina, te recomendamos las siguientes buenas prácticas:
- Ofrece una comunicación temprana, clara y transparente
La comunicación de los líderes debe ser abierta y honesta sobre la dirección de la organización en cuanto a la tecnología empresarial.
Explicar las necesidades y beneficios que se espera de un nuevo sistema ERP y, sobre todo, escuchar las opiniones del personal al respecto generará una comunicación fluida en todas las líneas de la empresa.
Además, la comunicación debe darse lo más temprana posible. Una buena práctica es organizar un lanzamiento formal del proyecto, donde se invite a los colaboradores para informarles sobre el sistema y resolver sus dudas e inquietudes. También puedes proporcionar canales de comunicación permanentes, como el correo electrónico, donde el personal pueda brindar feedback sobre el software ERP.
Así evitarás que se despierten preocupaciones infundadas como el miedo a perder el trabajo o la disminución del valor del colaborador en la compañía y brindarás visibilidad sobre las etapas de la puesta en marcha del sistema.
- Defina al equipo de implementación
Parte elemental del proceso de implementación que también permite una gestión del cambio exitosa. El equipo de implementación será responsable de supervisar las distintas etapas de la puesta en marcha del sistema. En LatamReady, hemos identificado cinco perfiles que se pueden integrar al equipo, a partir de su nivel de trabajo dedicado al proyecto y su trayectoria en la compañía:
Al definir el equipo de implementación y los tiempos que los miembros internos dedicarán al proyecto ERP, se evitará el miedo de los colaboradores a asumir una carga laboral extra. Puedes conocer las funciones de cada miembro haciendo clic aquí.
- Garantice una adecuada capacitación con el sistema ERP
Para resolver la falta de conocimiento sobre el sistema, es crucial que puedas garantizar una capacitación y formación óptima del sistema ERP con un socio de implementación experto, como LatamReady.
Una buena capacitación y formación no solo solucionará la falta de conocimiento de los usuarios con la herramienta, sino que además impulsará la rentabilidad de tu nuevo software de gestión. Según cifras del propio NetSuite, las empresas que cumplieron exitosamente este etapa obtuvieron:
- Elija el software y partner de implementación correcto
Elegir un software de gestión no es una tarea fácil. Basarse solo en el precio puede generar justamente malas experiencias con las herramientas tecnológicas. Para superar ello, es clave que, además del presupuesto, la empresa evalúe una serie de criterios que puedes conocer aquí.
También puedes apoyarte en los estudios más prestigiosos como el Cuadrante Mágico de Gartner, que calificó a Oracle NetSuite como el Cloud ERP líder en el mercado.
Luego de definir el ERP, es muy importante asegurar una exitosa implementación del sistema de la mano de un socio de implementación, el cual debe contar con credibilidad, experiencia en la industria, referencias de clientes, un equipo de expertos y ofrecer servicios óptimos de formación y soporte.
Por qué elegir un partner de implementación experto
Conclusiones
- En la primera parte del artículo repasamos las preocupaciones más comunes que pueden surgir en el personal al incorporar un sistema ERP, tales como el miedo a perder el trabajo, el temor a una mayor carga laboral, la preocupación por falta de conocimiento del sistema y malas experiencias con tecnologías anteriores.
- Para superar estos miedos, brindamos una serie de acciones que puede poner en práctica una empresa para llevar una gestión del cambio exitosa: ofrecer una comunicación temprana, clara y transparente; definir al equipo de implementación, garantizar una adecuada capacitación del sistema y elegir el software y socio de implementación correcto.
- Finalmente, comprendimos que un partner como LatamReady nos ofrece el mejor precio del ERP e implementación, asegura una puesta en marcha exitosa del sistema y potencia la rentabilidad de la nueva herramienta de gestión.
LatamReady, el partner oficial de implementación de NetSuite en América Latina
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