5 acciones para comunicar un proyecto ERP en la empresa

Ocurre muchas veces que cuando los líderes de una organización descubren que pueden optimizar sus procesos con un sistema ERP moderno, enfocan casi todos sus esfuerzos en cubrir los desafíos a nivel técnico y descuidan una parte crucial: comunicar el proyecto a los empleados.

A simple vista parece un detalle superficial, pero los estudios nos muestran que uno de cada cinco proyectos de implementación de ERP en las empresas fracasa principalmente por la resistencia al cambio de los equipos de trabajo.

Para una exitosa gestión del cambio de un proyecto ERP, una de las principales acciones que recomiendo a las organizaciones es contar con una estrategia de comunicación clara y transparente. 

Por eso, hoy te voy a compartir cinco acciones claves que puedes llevar a cabo en tu compañía para comunicar de manera oportuna la implementación de un sistema ERP.

Proyecto ERP: ¿cuáles son las causas de la resistencia al cambio?

Si el potencial fracaso de un proyecto ERP te generó preocupación, te comento que son básicamente cuatro miedos que alimentan este rechazo de los empleados a nuevas herramientas tecnológicas:

• Miedo a perder el trabajo, cuando en realidad el software de gestión potenciará e impulsará su labor.

• Temor a una mayor carga laboral, cuando es todo lo contrario: un ERP reduce la carga laboral y le permite integrar nuevas actividades de alto valor para la compañía.

• Preocupación con el uso del sistema por falta de conocimiento, debido justamente a la poca o nula comunicación y capacitación que reciban.

• Malas experiencias con el uso de tecnologías empresariales anteriores

Lo cierto es que la gran mayoría de estos miedos son infundados y se solucionan con una comunicación saludable de cómo el nuevo sistema beneficiará a cada uno de ellos. Ahora sí, pasemos a conocer cuáles son estas acciones.

Acciones para comunicar un proyecto ERP

1. Brinda una comunicación temprana

No esperes a que el proyecto esté en marcha para empezar a comunicar la integración del ERP. Los empleados necesitan saber desde el inicio que viene un proyecto de alto impacto. 

Una buena forma de iniciar es organizar un lanzamiento formal del proyecto. Este espacio no solo servirá para presentar el proyecto sino también para recoger todas las dudas, consultas e inquietudes de tu gente.

2. Escucha y comprende las preocupaciones de los empleados

Ten empatía, no asumas de buenas a primeras que los empleados no quieren el sistema ERP porque son holgazanes o simplemente no tienen voluntad para adaptarse. A veces lo más simple es lo más difícil. Escucha lo que los equipos de trabajo quieren decir.

3. Desarrolla espacios para resolver preguntas

Luego de organizar el lanzamiento formal del proyecto ERP, puede que todavía existan muchas dudas por parte de los empleados. Diseñe espacios de preguntas frecuentes como un buzón virtual o una landing page interna que resuelva las consultas más usuales.

4. Repita las veces que sea necesario

¿Sigues percibiendo inquietudes en tu gente pese al lanzamiento del proyecto y los espacios para resolver preguntas? Despeje las dudas las veces que sean necesarias. Para ello, los líderes pueden apoyarse entre sí y organizar sesiones informativas constantes junto a sus equipos de trabajo.

5. Genera un espacio de confianza con un socio de implementación experto

Para erradicar la preocupación de los empleados con el uso del sistema por falta de conocimiento, garantice una capacitación y formación exitosa de su ERP junto a un socio de implementación experto como LatamReady.

Estas acciones te ayudarán a comunicar de manera exitosa la implementación de tu nuevo software de gestión. A la estrategia de comunicación también debes sumarle estas acciones de gestión del cambio.

Gestión del cambio para un exitoso proyecto de implementación ERP

Define a tu equipo de implementación

Asigna a tu equipo de trabajo interno que será el responsable de supervisar las etapas de implementación del ERP. En esencia existen cinco perfiles que no pueden faltar en el equipo: Executive sponsor, gerente de proyecto, miembros funcionales, superusuarios y, el as bajo la manga: el socio de implementación experto. Conoce las funciones de cada uno aquí. 

Garantiza una óptima capacitación y formación del sistema

Según estudios del propio NetSuite, las empresas que capacitan y forman a sus usuarios consiguen una mejora de hasta 60% en eficiencia de procesos y optimizan hasta en 55% los tiempos de generación de informes. 

Esto ocurre por una simple razón: con una buena capacitación y formación, los usuarios sabrán cómo aprovechar al máximo el potencial de la herramienta. Un socio de implementación experto es quien te ayudará a obtener un éxito rotundo en esta etapa.

Elige el software de gestión y socio de implementación correcto

Una de los motivos que generan malas experiencias de los empleados con la tecnología, es que muchas veces la compañía decide la adquisición de una solución priorizando el precio. En un artículo anterior, expliqué los criterios a considerar para elegir un sistema ERP adecuado. 

Pero, tan importante como elegir el software de gestión correcto es optar por un socio de implementación experto, como LatamReady, que garantice una exitosa puesta en marcha de tu nuevo ERP de Oracle NetSuite.

Oracle NetSuite ERP: ¿Por qué optar por un partner de implementación experto?

Conclusiones

1) Existen cuatro motivos principales por los cuales los empleados presentan resistencia al cambio ante la integración de un proyecto ERP en la empresa: miedo a perder el trabajo, temor a una mayor carga laboral, preocupación por falta de conocimiento y malas experiencias con el uso de tecnologías anteriores. La gran mayoría de estas preocupaciones se resuelven con una adecuada estrategia de comunicación.

2) Por ello se recomienda poner en práctica cinco acciones: brindar una comunicación temprana; escuchar y comprender las preocupaciones de los empleados; desarrollar espacios para resolver preguntas, repetir las veces que sean necesarias la información sobre el ERP; y generar un espacio de confianza apoyándose de un socio de implementación experto como LatamReady.

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