¿Puede fallar un proyecto de implementación de ERP en una empresa? Aprende cómo evitar los errores y garantizar un óptimo funcionamiento del software de gestión en tu compañía.
En el camino de la transformación digital, las empresas comprenden que para ser competitivas en el mercado actual necesitan de herramientas tecnológicas que les permitan optimizar sus procesos y tomar decisiones rápidas basadas en datos.
Todo esto lo pueden encontrar en un sistema ERP; sin embargo, las compañías no siempre se preparan como es debido para integrar un software de tan alto impacto.
De hecho, según una encuesta de Panorama Consulting Solutions, un alarmante 21% de las implementaciones de software ERP fallan. ¿Qué significa una implementación fallida? Básicamente que el software no cumplió con el presupuesto, cronograma y/o el alcance proyectado al momento de su elección.
Entonces, ¿qué ocasiona el fracaso en la implementación de un ERP? Y más importante aún, ¿cómo se hace para ser parte del exitoso 79%? La clave está en la experiencia.
Motivos por los que fracasa un proyecto ERP
En LatamReady, tras implementar con éxito NetSuite por más de 13 años, hemos identificado cinco razones principales por las cuales los proyectos de implementación de ERP en las empresas fallan.
- Resistencia al cambio
Un nuevo sistema ERP tiene un impacto significativo en prácticamente todas las funciones, procesos y áreas de una empresa. Y esa transformación estructural puede despertar en el personal de la organización una serie de temores como el miedo a perder el trabajo, temor a disminuir su valor en la compañía, incertidumbre por falta de conocimientos o falta de voluntad para adoptar nuevos procesos.
- Falta de respaldo de altos mandos en el proyecto
Al ser un proyecto de gran impacto, los principales líderes de la compañía deben comprender la relevancia y estrategia de implementar un ERP. El compromiso no se traduce solamente en aprobar el presupuesto, sino asumir todos los procesos de cambio que conlleva optimizar la gestión con un software ERP.
- Equipo de implementación débil
Vinculado al punto anterior, si es que no hay un alto compromiso de los líderes con el nuevo sistema, difícilmente se conformará un sólido equipo de implementación. Y esta acción es de gran relevancia en el proceso, ya que es el primer gran paso a dar al momento de aprobarse la integración del ERP.
- No se elige el software ERP adecuado
Otro de los grandes motivos por los que un proyecto ERP falla es porque desde el inicio la elección del sistema no es el adecuado. Y esto puede ocurrir porque se priorizan aspectos como el precio antes que las propiedades y funcionalidades que ofrezca el software.
- Partner de implementación inexperto
Finalmente, la puesta en marcha del sistema ERP puede fracasar debido a una mala elección del partner de implementación, el cual puede ser inexperto en la industria en la que compite tu empresa, no sepa identificar las necesidades específicas que necesita tu organización ni cuente con el soporte y comunicación ideal.
Lecciones aprendidas del proyecto de implementación
Ahora que sabes cuáles son los motivos por los cuales un proyecto ERP fracasa, conozcamos qué puedes hacer concretamente para integrar con éxito el software de gestión en tu compañía. No es suerte; es ciencia
- Gestión del cambio
De acuerdo a nuestra experiencia, en LatamReady hemos comprendido que una buena forma de empezar es organizar un lanzamiento del proyecto en la empresa: reunir a los colaboradores y aprovechar el espacio para explicarles las oportunidades y beneficios de la nueva herramienta de gestión.
Invítalos a aportar ideas y propuestas con el sistema periódicamente. También es importante informar sobre las distintas etapas alcanzadas en el proceso de implementación del software. Otra acción clave es asegurar una buena formación y capacitación del equipo con el ERP, para ello puedes apoyarte de tu partner de implementación.
- Sustenta el proyecto ERP
Una sustentación sólida del ERP requiere en principio de un análisis previo del entorno empresarial. Por ejemplo, incluir un mapeo de los puntos débiles de gestión en la empresa que pueden ser optimizados con el software y reconocer las áreas y procesos implicados en la integración del sistema.
A ese análisis, que servirá para definir los objetivos a lograr con el ERP, se puede sumar el cálculo de un ROI potencial de la herramienta, costos de integración y otros aspectos que consideres que fortalezcan la justificación ante los altos mandos.
Otro punto es el enfoque: muchas presentaciones se centran en los riesgos de no implementar un ERP más que en los beneficios de integrarlo. La idea no es asustar a la junta, sino transmitir el valor del sistema para los stakeholders. ¿Cuál es el valor? La adopción de formas de trabajo nuevas y mejoradas que permitirán a la empresa seguir creciendo. En otras palabras, el beneficio real está en cómo las personas van a evolucionar su forma de trabajar.
Finalmente, antes de presentar el proyecto ERP, te recomendamos reconocer a los miembros del directorio interesados en potenciar la compañía con soluciones tecnológicas: “Los directivos tech”. Conversar con ellos y conseguir su apoyo incrementará las chances de éxito en tu sustentación ante los altos mandos.
- Identifica y asigna tu equipo de implementación
Para garantizar el éxito en la implementación de un ERP, es crucial asignar, desde el inicio, al equipo de trabajo que será responsable de supervisar las distintas etapas de la puesta en marcha del sistema. Los integrantes se definen a partir de su nivel de trabajo dedicado al proyecto y su trayectoria en la compañía.
En LatamReady, hemos identificado cinco perfiles que debe incluir todo equipo ideal de implementación: Ejecutivo sponsor, Gerente de proyecto, Miembros funcionales, Superusuarios y el partner de implementación. Conoce el rol de cada uno aquí.
- Evalúa el software adecuado en base a estos cinco criterios
Sabemos que elegir un software de gestión para la compañía no es una tarea sencilla. Además del presupuesto, hay que considerar aspectos como las características del ERP, la tecnología, el respaldo de la marca y el soporte. Puedes leer el artículo en este enlace los detalles de cada uno de estos cinco criterios.
También puedes tomar en cuenta los estudios que se realizan sobre los sistemas ERP. Uno de los más prestigiosos es el Cuadrante Mágico de Gartner. De hecho, en la última edición del 2022, Gartner reconoció a Oracle NetSuite como uno de los líderes del mercado Cloud ERP para empresas centradas en servicios.
- Elige al partner de implementación correcto
Antes de elegir un partner, debes tener claro que la implementación de un ERP es un proceso que implica distintas etapas.
En LatamReady, hemos dividido en seis los hitos que marcan una integración del sistema: definir el equipo de implementación interno, seleccionar el ERP y partner de implementación, la implementación del sistema, el periodo de prueba, el entrenamiento en el sistema y la puesta en marcha del software
El socio de implementación te acompañará sobre todo en las últimas cuatro etapas. Por ello, es necesario que cumpla una serie de requisitos como certificaciones, experiencia específica en la industria, referencias de clientes, su equipo de expertos (desarrolladores y consultores), capacidades de formación en el sistema y el tipo de soporte continuo que ofrece. En el caso de Latinoamérica, el partner más destacado es LatamReady.
Conclusiones de un proyecto de implementación ERP
Entonces, en este artículo descubrimos que:
- Existen cinco motivos principales por los cuales las empresas fallan al momento de integrar un ERP: la resistencia al cambio por parte del personal, la falta de respaldo de los altos mandos de la compañía, la conformación de un equipo de implementación débil, la elección incorrecta del software y trabajar con un partner de implementación que no entiende las necesidades reales de la empresa.
- Frente a ellos, y para asegurar un funcionamiento exitoso del ERP, propusimos una serie de recomendaciones en: gestión del cambio, sustentación del proyecto ante la directiva de la empresa, asignación del equipo de implementación, una evaluación del software adecuada a partir de cinco criterios y cómo elegir al partner de implementación correcto.
- Si has decidido implementar Oracle NetSuite, el ERP en la nube líder en el mercado, LatamReady, el partner oficial de implementación para América Latina puede ayudarte.
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